阐述事业单位档案管理信息化建设问题

秦依婷

（南宁市城市照明管理处，广西 南宁 530023）

近些年随着科学技术的发展，对于社会各行各业来说，都是机遇和挑战。各企业需要对原有的生产和作业模式，进行改革和创新。事业单位的档案管理工作，同样也面临着这样的问题，档案管理应该由以人工管理为主，向着信息化建设发展。档案管理信息化可以提升事业单位档案管理的效率，使档案管理工作更加便捷化、简单化、高效化，有利于促进事业单位的可持续稳定发展。

1 事业单位档案信息化建设的重要性

科学技术日益发展的现在，信息化已经是大趋势[1]，事业单位档案管理也应该顺应社会发展潮流，紧跟时代发展步伐，进行信息化建设。传统的档案管理方式，主要以人工为主，通过人工进行储存、记录、查阅等，然后保存主要以纸质版为主，需要专门开辟档案室进行储存，需要花费大量的人力、物力。计算机网络技术的到来和应用发展，对于原有的档案管理方式带来了冲击，势必将被新的管理方式所取代。所以，事业单位应该进行档案管理信息化建设。

档案管理实现信息化，有利于实现档案管理数字化[2]，工作人员在办公时可以通过使用档案信息化系统查询和保存档案信息，并且可以每位员工匹配相应的账户，实现多人同时办公，而且工作效率更高效；有利于对于档案的存储和分类，传统的通过档案室储存，分的类目比较粗略，而信息化之后可以对档案进行更科学、更细致的分类，使得查询和调用更高效；有利于提升存储的安全性。传统的档案保存主要是纸质版档案，容易由于搬家遗失或者受到外部环境的影响出现损坏的情况，导致档案出现缺损，无法正常使用影响正常工作的开展，档案信息化实现信息化后，档案信息可以保存到电子硬盘或者云服务器中，可以提升档案保存的安全度和时效性。除此之外，档案管理信息化，员工可以通过系统后台储存和查阅调用，使得工作流程更加简单化，有利于推进我国档案管理工作的科学、稳定发展。所以，事业单位档案信息化建设十分重要，是提高事业单位综合实力的重要基础和保障[2]。

2 事业单位档案管理信息化建设存在的问题

1）对信息化建设不够重视。档案管理对于事业单位的发展非常重要，但是很多企业还没有意识到[3]，所以没有把档案管理信息化建设放到重要代办事项当中，而是沿用传统的档案管理方法，有的即使提出了档案管理信息化建设的要求，但是却没有做出明确的规划，既没有确定明确的目标，也没有完善的制度，导致档案室管理信息化建设项目难以推进。如果管理者对于档案管理信息化建设不够重视，那么也不会安排专门的人进行对接，以及给予资金支持，不利于事业单位的长远发展。

2）档案信息资源的开发程度不够。档案信息资源的开发程度，对于好奇档案资料的质量有着重要的影响很多事业单位对于档案管理缺乏科学合理的信息化设计规划，使信息资源开发工作存在严重问题[4]。第一，表现为收集到的信息不全面、真实性有待考证，工作人员在将档案信息录入到档案系统时，通常只是把纸质版的内容进行复刻，对于内容的真实性以及内容的正确性与否，都没有进行严格的审查；第二，当纸质档案出现损坏时，内容容易出现缺失或者模糊不清的情况，此时若工作人员仍未进行完善和核对，将信息缺失的资料录入系统，那么当后期调用时就会出现问题；第三，由于有些资料是重复的，如果进行重复的复制也会造成档案资料较多重复的问题，不利于后期的使用与管理。

3）档案管理人员缺乏专业素养。传统的档案管理方式主要以人工为主，而且不需要使用信息系统操作，没有什么技术含量。但是当档案管理信息化之后，则需要档案管理人员能够熟练地使用计算机以及档案系统等软件。老员工由于受到传统管理模式的影响较大，而且对于新事物的接受能力较弱，新系统学习的速度也会非常慢，不利于档案管理信息化的推进。有的事业单位为了加快推进档案管理信息化的进程，会招聘一些年轻的档案管理人员就职，但是如果没有经过严格的培训就进行上岗的话，那么也将无法帮助快速地推进档案管理信息化建设。

4）档案数据库检索功能落后。有的事业单位由于对档案管理信息化建设不够重视，或者是由于资金紧张等问题，档案管理信息化系统较为落后，存在着软件和硬件功能不匹配，或者设备较为老旧运行缓慢的情况，导致档案检索效率低下。这就失去了档案管理信息化建设的意义，不利于事业单位档案管理工作的开展。

3 加强事业单位档案管理信息化建设的途径

1）提高事业单位对信息化档案管理的重视程度。事业单位管理者，要加强对档案管理信息化建设的重视程度，要认识到档案管理信息化对于事业单位活动开展的重要作用，因为档案信息是事业单位项目开展的重要依据[6]，是企业发展战略制定的重要参考资料，而且大环境下，各事业单位都已经开始发展档案管理信息化建设，为了不落后于其他事业单位，也应该将档案管理信息化提上日程。

2）完善档案管理制度，提升管理人员素质。进行档案管理信息化建设，要制定相关的制度，只有在具体化、规范化的制度的指导和制约下，才可以保证档案管理信息化建设能够顺利进行。加强单位员工的培训工作，使得能够快速的掌握专业技能，全面提升管理人员的素质。

3）有选择的转换历史档案。档案管理信息化建设中，一项比较耗时、耗力的项目就是将历史的档案资料复制到电子系统当中，所以工作人员在进行复刻的过程中，应该有计划的进行，将档案资料的重要性按照级别进行划分，优先将比较重要的机密的文件，作为首要转为数字化的内容，并且在设备的选择上，可以购买最先进的系统，运用扫描功能将更多的纸质资料能够快速地保存到信息系统当中。

4）优化档案资源结构。为了使档案资源更加充足和完整，需要优化档案资源结构，首先可以扩大档案信息的收集范围，将之前不在收集范围内的诸如项目经验、组织生产经营等纳入档案管理范围 内[5]；其次，还可以设立档案征集制度，鼓励个人将手中的档案交到档案管理部门，从而丰富档案管理资源；最后，事业单位还可以和各大高校进行合作，在征得学生的同意之后，将档案资料放到事业单位当中，为事业单位提供更多的有用信息。

5）大力发展相关技术，优化使用设备。管理者应该引进国内外先进技术应用到档案管理信息化建设当中，并且要给予一定的资金支持当设备老旧，跟不上技术发展时，要及时进行更换，使其能够符合社会发展的需要。

4 总结

综上所述，进行档案管理信息化对于事业单位的长期发展非常重要，应该结合自身情况推进档案管理信息化建设进程。