探究新时期行政事业单位现代化人事档案管理建设的意义和对策

董名丹

（四平市城市管理信息中心，吉林 四平 136000）

我国很多行政事业单位对于人事档案管理建设不重视，依然沿用传统的人事档案管理方式，纸质的管理方法严重影响了资料的安全性，对于档案的调阅效率也有很大影响。新时期背景下，行政事业单位要充分利用现代化的信息技术，构建完善的现代化人事档案管理系统，加强对人事专员专业性的重视，从而能够确保行政事业单位的各项管理工作能够顺利进行。

1 行政事业单位现代化人事档案管理的意义

第一，现代化人事档案管理好地解决传统纸质档案管理存在的问题，能够使人事档案管理效率和安全性不断增强。行政事业单位在组建和运行的过程中，就会形成单位内部的人事档案，人事档案中包括员工的各种基本资料，还包括单位本身的发展资料、运营资料等。行政事业单位在运营和发展的过程中，人事档案的相关数量也会随之增加，人事档案也会不断扩充、更新。人事档案对于行政事业单位管理至关重要，是行政事业单位在运行过程中的重要依据，能够为行政事业单位的改革和发展提供翔实的关键参考资料，为人事岗位的调动提供关键的决策依据。无论是行政事业单位队伍的优化、人员的变动以及科室调整等，都依靠人事档案管理咨询。现代化人事档案管理能够充分发挥出自身的作用，使人事档案管理的利用效率进一步提高，更快速有效地进行人事档案的调阅与统计。

第二，行政事业单位现代化人事档案管理能够更好地帮助解决传统人事档案管理中存在的问题。我国当前很多行政事业单位仍然使用传统的人事档案的管理方法，部分资料仍然使用纸质材料进行存放，存放时摆放在普通的档案柜中，这种传统的管理方法带来了很多问题。纸质材料的人事档案管理方法，容易导致人事档案的目录不清晰，在行政事业单位进行调阅的过程中，只能按照人事工作者的经验进行预估选择，影响了人事档案的相关调阅效率。传统的人事档案管理方法人事档案存放相对集中，因此在进行调阅的过程中，不能进行实时调阅，也只能由相关派遣的工作人员进行调研，消耗了很多时间成本。传统人事档案管理过程中，档案的调阅需要经过多个环节审批，经常出现一次审批不能满足全部调阅的需求，从而出现了多次审批的问题。上述问题都容易导致行政事业单位人事档案的应用效率降低，行政事业单位内部的管理效率也会随之降低。纸质的人事档案如果遇到了阴雨天，空气湿度相对较大的时候，如果不能对人事档案存放处进行及时的除湿、通风工作，纸质的人事档案非常容易发霉、受潮。行政事业单位现代化人事管理能够有效避免由于纸质答案带来的各种不便，节省了档案调阅时间，全面提升了行政事业单位人事档案管理的效率，为行政事业单位的正常运营和发展提供更多的帮助。

2 行政事业单位人事档案管理存在的问题

1）管理意识薄弱。我国当前大部分行政单位在进行管理的过程中将重点都放在业务领域上，对于人事档案管理工作并不重视，企业管理者对于人事档案的管理意识相对薄弱，导致了很多行政单位没有构建完善的现代化人事管理体系。现代化人事档案管理能够有效提高企业行政管理的效率，有利于单位的整体运营发展。

2）管理不够规范。我国当前很多行政事业单位的现代化人事档案管理不够规范，对于员工和各种事项相关资料的收集、整理、利用、统计、鉴定、保存等环节没有进行明确规定。其一，人事档案的权威性和真实性不能得到保障，存在着随意涂改和造假的问题，无法为单位提供可靠的数据支撑；其二，很多人事专员的专业性不强，对于现代的人事档案管理知识掌握程度不足，操作技能也存在着一定的问题。据权威调查显示，在很多单位内部并没有配备专门的人事档案管理人员，有些人事档案管理人员根据单位的具体需求临时借调而来，自身的专业性得不到保障，因此在对人事档案进行处理的过程中，经常会出现人为方面的问题。

3）利用效率低下。行政事业单位人事档案管理最主要的目的就是合理地使用人事档案系统，为行政事业单位的运营和发展提供服务。我国当前很多行政事业单位对于人事档案管理的作用并不明确，认为人事档案管理工作只是简单的保存和存放人事档案，不能充分对人事办管理系统进行利用，导致人事档案管理系统的利用效率低下。

3 新时期行政事业单位现代化人事档案管理建设的对策

1）建立严格的规章制度。现代化人事档案管理结合了传统人事档案管理和信息化管理，使人事档案管理效率能够不断提升。行政事业单位应该建立严格的人事档案管理制度，要充分地使用现代化信息技术，构建完善的现代化人事档案网络，在网络平台上公布各项规章制度。无论是行政事业单位的管理者还是人事专员都要全面提升现代化人事档案管理意识，构建完善的档案收集、管理、保存以及调阅制度，使人事档案管理操作有章可循，充分发挥出现代化人事档案管理的优势。

2）做好档案的甄别归档。人事专员要充分利用现代化技术做好人事档案的甄别和归档工作，转变传统的纸质档案管理方式，使人事档案在调阅的过程更便利。人事专员必须要做好人事档案的相关核实工作，确保各项资料的准确性，定期要对人事档案进行彻底的清理和检查，如果发现过期、不实的信息要及时进行更新和处理，从而能够更全面地保障人事档案自身的完整性。

3）加强档案管理的信息化辅助。信息化技术能够有效帮助企业实现数据的保存和传递，对于构建现代化人事档案管理体系有至关重要的作用。因此必须要加强人事档案管理中的信息化辅助，从而才能全面提升行政事业单位人事档案管理的质量和效率。人事专员在开展工作的过程中，要以保密性和准确性作为原则，充分使用信息化辅助，使用各种先进的硬件和软件实现数据的传递和保存。

4）加强队伍建设。行政事业单位人事档案的工作者为人事专员，人事专员的专业性、工作经验、职业操守等都是决定人事档案管理工作能否顺利进行的关键。因此必须要加强队伍的建设，在人事专员招聘的过程中，要着重对专业性理论知识进行考察，对操作规范进行检验，综合判断是否能够胜任人事档案管理工作。对现有的人事专员要进行定期培训与考察，全面提升人事专员的综合能力。还需要对人事专员进行思想层面的教育，使人生专员能够更充分地认识到现代化人事档案管理的重要性。

4 结语

现代化人事档案管理能够为单位的各项决策提供数据支撑，使单位的各项行政工作能够有条不紊地进行。在新时代背景下，充分利用先进科学技术，能够使人事档案管理更加规范，使各项管理工作能够更有序地展开，能够更好地规避传统人事档案管理中存在的问题，使人事档案管理效率进一步增强。