我国不动产登记档案管理存在的问题及对策

肖松乐

（天津市市区不动产登记事务中心，天津 300202）

我国不动产登记工作起步较晚，但发展迅速，经历了不动产登记改革之后，我国不动产登记工作朝着更为规范方向发展，并成为社会公众十分关注的政府事务之一。在此工作中形成的不动产登记档案在改革过程中面临着很多问题，这些问题如不及时解决，对我国不动产登记档案工作将带来极大的困扰。

1 我国不动产登记档案管理存在的问题

1）管理机构合并难。不动产登记起初采用的是分散登记制，每个部门都有自己的信息管理程序、信息管理系统，以及背后隐藏的既得利益。分散登记转变成统一登记制，必然会牵涉到各个部门背后的利益重新分配问题，这是阻碍不动产登记档案统一管理的最实际的一个问题。统一登记职责，国家相关部门对于除此以外的管理职能并没有做硬性的规定，只是要求各地从实际出发，这也就导致各部门都希望保留自己的既得利益，阻碍不动产管理机构的合并。

2）档案信息整合难。不动产登记档案涉及的内容非常广泛，形式多样，数量巨大，标准不一。统一登记制度实施后，将以往所有的档案资料进行统一汇总、整理，难度系数极大。同时各个部门不动产登记档案的格式、保存的标准、数据采集标准等都各不一样，彼此衔接性不强，这也就意味着之前的档案保存都需要重新进行，这样也就导致不动产登记档案的信息整合起来工作量非常大。

3）相关业务统一难。不动产登记业务大致上可以分为8种：首次登记、变更登记、更正登记、转移登记、预告登记、注销登记、异议登记、查封登记。8种登记类型下又细分62种申请类型，从分类角度来看，种类复杂，形式多样。这62种申请类型针对不同的不动产类型，有不同的不动产登记档案管理要求，彼此之间互不衔接，不动产档案登记想要准确的衔接在这样的情况下变得异常困难。

2 不动产登记档案问题产生的原因

1）资金投入不足。按照我国行政体制的划分，不动产登记档案管理工作属于政府的日常工作安排。档案信息管理平台本身又不能开展有偿服务，无法与市场经济相挂钩，不能创造经济效益，资金来源主要是由政府的拨款。档案管理工作一直默默无闻，不受上级领导的重视，资金投入比较少。不动产登记档案网络信息平台的建设需要相关部门搭建网络平台，购置设备，铺设网络以及后期网络与设备的维护与运营均需要资金的投入。除了政府拨款外，不动产登记中心几乎没有额外的经费，这势必会影响不动产登记档案工作的有效开展。

2）没有统一的标准。在过去，不动产登记资料分散在国土、林木、海域等多个部门中，登记机关比较分散，没有采用统一的管理标准、数据采集标准以及信息化标准，各单位各自为政，查阅利用是非常不方便。现实生活中如果一个单位或个人想要查询不动产登记资料，可能需要登录多个信息系统，甚至需要到保管场所实地进行查询，这给交易安全带来了不小的隐患。

3）专业人员的流失。不动产登记档案是经济建设和社会发展必不可少的信息资源，具有相当重要的地位，但是现实生活中很多领导达不到这样的认识，认为档案可有可无，对档案工作重视不够，支持也不够，档案工作一直处于默默无闻的尴尬境地。工作量大，又缺少相应的激励、鼓励制度，挫伤档案管理人员的工作热情和职业认同感，致使流失了许多专业的档案管理人员，岗位变化频繁。

4）管理机制不完善。各部、各级档案管理机构人员编制不同，有的是公务员管理，有的是事业编制管理，甚至有的地方还是合同制管理，标准不一，没有形成统一的管理，影响工作的落实。同时，各个机构档案管理模式不一样，土地档案管理采取的是垂直管理，单一领导，而房屋、林业、海域等档案则采取分散管理，市级负责监督、指导，区县级负责实际档案管理。这也就是导致各个部门档案管理发展不均衡，有的部门由于拨款多、上级重视等原因发展比较快，而有的部门发展比较慢，影响工作效率。

3 我国不动产登记档案管理的保障措施

1）建立不动产登记基础信息平台。建立统一的不动产登记信息管理平台是《不动产登记暂行条例》的明确要求，是完善不动产登记档案管理体系的必然要求，也是落实不动产登记制度的技术支撑。这对保障交易安全、提升管理能力、整合行政资源、便民福利都具有重要的意义。以不动产登记信息平台为基础，建设不动产档案管理系统，实现归档、查询、服务、监督等多个功能。我们应该将宗地统一代码与电子文件管理有机结合在一起，将电子文件归档与管理的统一结合在一起，开发国家级别不动产登记档案管理信息系统，搭建电子文件数据交换体系，为不动产统一登记信息化奠定基础。

2）理顺机制，落实职责。档案资料是登记业务的附随物，登记职责统一，如果档案资料还继续分散管理，将不利于建立统一的不动产登记制度。国土资源部门相对于林业、农业等其他部门而言，信息化程度比较高，也初步建立了业务管理平台，由它负责不动产登记档案的管理是最合适不过的。相对而言，房管部门的房产登记虽然也比较规范，但是上下级系统不一，整合起来也比较困难。第三，不动产登记以土地登记为主，国土部门统一登记有利于将多个部门无法解决的难题集中到一个部门整合，比较方便。因此，国土资源部门具有统一规范整理不动产档案的先天优势与条件。

3）建立风险防范机制，维护信息安全。建立统一社会信用代码制度以及不动产信息公开查询制度都是解决信息安全问题的关键。公开查询制度必须分布进行，不能一赋而就：首先优化窗口查询服务，各个登记机关以及职能部门建立内部网络，实现内部信息资源的共享；再对窗口和网络平台实行并举，实行公开查询，实现不动产登记信息的共享。在做这些的同时，必须做好风险防控工作，采取风险保密措施，保证信息的安全。

4）优化人才结构，加强人才队伍建设。档案人才的培养和任用是推动不动产登记档案事业的根本与前提。挑选优秀的档案管理人才是人才培养的基础。积极向社会公开选拔优秀专业人才，充实人才队伍。不动产登记档案管理工作要求档案工作人员有统筹规划、业务创新的能力。从文件的收集、管理到形成；从档案的保存、开放到规范制定，都需要工作人员有清晰的规划和良好的目标。不动产登记档案管理需要明确档案部门各个岗位的职能和定位，决策层是档案信息管理的组织者和领导者，必须有一定战略格局，长远眼光，全局意识和现代科技意识；技术人才解决现代档案管理中的技术问题。

4 结论

现今我国的不动产登记档案主要分为两类：电子档案和纸质档案，它们对应着各自的管理模式，电子档案是按照虚拟模式进行管理，纸质档案则是物理管理模式，根据集中程度不同，将物理管理形式分成高度集中式、分散集中式以及集约管理式三种形式，分析各个模式的优缺点，以寻找到最适合中国当前阶段的档案管理模式。保存档案是为了利用，没有利用价值的档案不是档案。