房地产企业工程档案管理的策略试析

王 宁

（北京首都开发股份有限公司首开同信分公司，北京 100005）

在房地产企业中，工程档案管理是企业生产、经营和管理的基础工作之一，也是提升企业效益，为企业在发展上的决策制定提供重要参考价值的重要举措。房地产企业的工程档案在整个企业档案中占据重要地位，其真实反映企业在工程项目上的发展状况，记录了房地产企业发展历程中积累的宝贵的施工经验和技术储备，是企业发展壮大过程中必不可少的基石。但目前一些房地产开发企业并没有对其自身的工程档案管理给予足够的重视，一味追求项目的建设，却忽视了自身工程施工档案的整理和分析，没有充分利用企业工程档案管理在促进企业发展上的价值。因此本文对房地产企业工程档案管理的策略进行试析，以此提升企业对自身工程档案管理的重视，从而促进企业真正实现工程档案管理应有的作用。

1 房地产企业工程档案的特点

1）专业性和系统性。房地产企业的工程档案所包含的专业资料众多，例如土建施工、装饰设计以及安装技术等，各部分相互联系形成一个整体的工程档案资料。毫无疑问，房地产企业各部分工程设计及工程施工都具有较高的专业性，彼此之间又相互作用相互联系组成一个系统性的工程。因此房地产企业在进行工程档案整理时，要综合考虑各部分文件资料的专业性和之间的联系，对工程档案进行科学的分类和编号，从而方便资料的获取。此外一套整个系统的工程档案，又需要有设计图纸、设备、装饰和建筑施工等各类专业文件构成，要充分考虑各个环节之间的专业性和联系性，形成系统的工程档案。

2）阶段性和动态性。通常情况下房地产的开发需要经过多个阶段性工作，主要有前期工程项目的申请和审批，到征地、工程建筑设计、工程施工、竣工验收和后期维护这几个主要阶段，而且每个阶段的工作结束之后，都需要有相关部门的验收和审核，只有通过后才可以进行下一阶段的工作。例如大部分房地产企业做好了前期准备工作后，都需要在政府部门审批通过可行性报告之后，工程设计单位才能对该项目进行设计工作。因此房地产的开发过程是阶段性的，而每一个阶段工作的开展都需要对其进行记录和形成档案，因此房地产企业的工程档案也具备相应的阶段性。此外，在施工图纸经过建委审核批准备案之后，由于现场施工的多变性以及不可控元素，无法保证整个施工严格按照施工图纸来进行，这时候就会依据现场的实际施工条件和环境综合考虑，对图纸进行合理的修改，甚至可能是边施工边修改。这种图纸的不断变更在施工过程中是不可避免的，其也在允许的范围之内，但是要经过非常严格的调整设计。而同时对施工图纸及施工顺序所记录的工程档案也会随之不断调整，整个过程都是一个动态性的工作。

2 房地产企业工程档案管理存在的问题

1）对工程档案的认识不清。一些小型房地产企业的档案员同时也是资料员，因此，在招聘时，只招资料员，这样虽然节省了成本，但是资料员不是专业的档案管理员，他们不清楚档案应如何归档，不清楚哪些文档需要进行归档，哪些文档不需要归档，导致档案管理时，部分文件丢失，档案归档不完善，归档质量较差。

2）工程档案管理工作人员流动性大。部分房地产企业的档案管理部门认为，档案管理是一项不需要技术的工作，对企业的经济效益影响不大，档案管理者不需要专职人员，没有给工程档案管理者合适的薪资待遇，工程档案管理工作枯燥，繁琐，导致档案管理者的流动性较大，这不利于工程档案的管理。房地产工程建设是一个渐变的过程，档案管理者的变换，将不利于资料的全面保存，将会使部分档案流失，新的档案管理者需要一段时间熟悉档案管理工作，从而使档案管理效率降低，影响房地产企业的发展。

3）档案记录工作监督和管理力度不足。档案管理者没有对施工现场进行督查，不能及时对施工现场的情况以书面报告的形式进行反映，当监管部门进行核查时，常出现再补充的状况，有时手写不规范，缺乏一定的真实性，导致工程档案管理无法发挥其最大用途。资料具有一定的随意性，对同类的工序检查，有时利用其相似信息填写到另一个同类工序中，缺少相关检测。部分信息在误差允许的检测范围内，工作人员便认为该检测结果可行，便随意填写一个看似合理的数据。

4）档案管理模式落后。一些房地产企业为追求利益，仍然采用手工管理，不使用新型的管理设备，部分企业因新型设备和软件会加大管理成本，仍利用旧的管理工具和管理模式对档案进行管理，无法满足新时期下档案管理的需求。

3 提升房地产企业工程管理的有效措施

1）提高企业对档案管理的重视。企业对工程档案的重视程度影响着档案管理的效率，工程档案管理不仅有利于档案事业的发展，还可以为房地产企业档案管理者提供决策依据，加强工程档案管理，有利于充分发挥其作用，档案管理者合理管理档案，让企业和监管单位看到工程档案管理存在的意义，企业做好档案的整理和归纳，确保各材料的真实性、准确性和系统性。定期组织档案管理者参加培训，提高档案管理的综合素质和管理效率。

2）强化对工程档案管理人员的培养。对于房地产企业档案管理来说，档案管理人员是其中的最关键因素。要想实现严格的档案管理，就必须要在档案建设过程中对管理人员进行培训考核，提升管理人员的综合素质，这也是实现房地产企业档案管理的基础和保障。可以针对档案管理人员进行档案信息的录入和分类整理能力培训，使其更好地适应这一岗位。其次，要不断招聘档案信息管理专业人才，制定相应的人才培养方案和合理的激励政策，督促管理人员不断提升自己的技术水平，充分发挥房地产企业工程档案的价值。

3）加强对档案记录工作的监督。档案管理是否满足相应的要求和标准，对档案质量有着重要影响，部分房地产企业只重视施工现场的安全，不太注重相关资料在施工过程中的准确性和系统性，加强施工单位和监管部门在文件上的一致性，数据真实可靠，相关检测部分应认真对待每一次的检测，确保文件的完整，真实，准确。

4）改善工程档案管理方式。新时期下的房地产企业档案都采用信息化技术管理，信息化系统主要由硬件设施、软件设施以及档案资料这三部分组成，其中档案资料是房地产档案信息化管理的最重要部分，需要相关管理人员强化意识做好日常信息收集和维护工作。档案管理人员要强化信息管理的重要性，树立起新型档案信息化管理理念，以积极的态度开展档案信息化管理的工作。首先根据信息化管理的需要，科学合理地制定信息化建设的总体规划和实施步骤。要遵循系统化和循序渐进工作方式做好档案管理信息化工作。其次要积极地学习和运用信息化的技术和手段，搭建高效的档案管理系统，通过改善工程档案管理方式，逐步实现档案信息化建设的目标。

4 结论

立足于新时期房地产发展趋势，为了记录房地产企业发展历程中的工程档案，其工程档案管理工作也要顺应企业发展步伐，积极开展工程档案管理的建设。高水平的房地产企业工程档案管理不仅能提高企业工程建设的工作效率提升企业的核心竞争力，更是为企业发展决策作参考依据影响企业未来的发展方向，可见高水平的房地产企业工程档案管理对于促进企业的长远发展有十分重要的作用。