卫生计生综合监督执法档案管理发展研究

王 涛

（郓城县卫生计生综合监督执法局，山东 菏泽 274700）

1 卫生计生综合监督执法档案管理的现状

卫生计生综合监管机构在开展执法活动的过程中，执法档案详细记录了工作人员执法前后的全过程。卫生计生综合监督执法档案能够客观且真实地反映出工作人员在开展执法过程中的合规性和合理性。当前卫生计生综合监督执法档案管理的现状主要集中在以下几个 方面：

1）管理基础有待进一巩固。近年来随着我国逐步加大对卫生计生综合监督机构开展执法活动中的档案管理工作，执法档案管理工作在上级领导以及有关部门的配合下得到了快速地开展。但是，管理基础仍然有待进一步巩固。在我国一些基层的卫生计生综合监管机构中在各种各样因素的影响下，各个部门和办公室之间在开展工作的过程中对于所获得的档案和资料并没有做好衔接和整理。有些办公室内并没有专职负责档案管理的工作人员，监督员开展执法工作的资料和档案，应当需要专业的人员来进行整理。因此未来卫生计生综合监督机构需要重视执法档案的管理工作，委派专门人员负责整理和归档，便于后期调阅档案以及其他部门的实际需要。另外部分卫生计生综合监管机构还存在着执法档案管理不清晰、缺乏系统的管理模式与管理制度、责任划分不明确等问题。监督员在开展工作的过程中重视执法程序和内容，却忽略了档案的收集与整理，从而导致档案收集不全而影响后续工作。

2）信息化水平有待进一步提升。当前随着互联网信息技术的快速发展，我国卫生计生综合监督执法档案信息化建设工作也在持续推动，纸质档案的电子化已经成为未来执法档案管理工作的趋势。因此未来我国卫生计生综合监督机构应当要提高执法档案管理的信息化水平，提高档案管理效率和质量。当前我国部分省市卫生计生综合监督机构在开展工作的过程中，已经开始建设并逐步应用“综合管理信息系统”。监督员在开展工作的过程中，按照“综合管理信息系统”的提示来进行各个环节和部分的检查工作，通过拍照上传的方式来完成各个环节的监督工作。而且监督员在将现场检查的图片拍照上传后就可以自动生成带有电子印章的执法文书，直接将电子版的执法文书发送给当事人。如此一来，执法工作的效率能够得到提升，而且准确度也显著提高。未来仍然需要我国越来越多的地区卫生计生综合监督机构要有效提升档案管理的信息化水平，提高工作的效率和质量[1]。

3）档案利用效率有待进一步提高。当前我国卫生计生综合监督档案管理，施行的是电子档案和纸质档案共同管理的模式。但是在档案管理工作的过程中，暴露出来了信息公开不充分的情形。再加上执法档案管理基础不够牢固，管理制度也得有待进一步健全，最终影响了档案的使用效率。另外由于当前卫生计生综合监督执法档案管理工作的信息化水平有待进一步提升，所以有关部门工作人员抽阅档案费时较多。如果执法档案资料不全或保存不完整，就更会影响到有关部门开展后续工作。卫生计生综合监督执法档案的使用效率不高，对监管机构继续充分发挥自身职能，也产生了一定的阻碍作用[2]。我国的经济发展非常不平衡，各地有着不同的经济条件，一些地区的档案管理工作不够发达，另外，很多档案管理工作的设施不够到位，部分停留在纸质的阶段之上，一些更是缺乏计算机等工具的辅助，只能将纸质的档案保存在文件柜之中，一些纸质文件的保存同时需要较为合适的环境和温度，各个单位应该加强对于硬件设备的建设力度，加强信息存储的建设历程。

2 卫生计生综合监督执法档案管理的发展趋势与应对举措

执法档案管理工作是卫生计生综合监督机构日常经营与运转过程中的重要组成部分。高质量、高标准和高水平的执法档案管理工作有利于进一步发挥卫生计生综合监督机构的职能，提高该机构的工作质量和工作效果。

1）巩固管理基础和完善管理制度。执法档案管理是卫生计生综合监督机构日常工作的重要组成部分。所以未来应当持续巩固管理工作基础，不断完善档案管理工作制度。未来卫生计生综合监督部门在开展执法档案管理工作的过程中，首先要让专门档案的管理人员明确档案管理的重要意义，提高他们对执法档案管理工作的重视程度，主动学习有关档案管理工作的知识，提高自己的工作能力和水平。另外卫生计生综合监督部门也要积极构建完善的档案管理制度，夯实档案管理基础，提高档案管理水平，进一步完善和健全档案审查与督查制度，提升档案管理工作人员的工作效率和工作积极性，严格按照既定的规范和要求来开展工作[3]。

2）提升档案管理工作的信息化水平。在互联网信息技术快速发展的时代下，卫生计生综合监督执法档案的信息化建设迫在眉睫。因此未来卫生计生综合监督机构要进一步完善信息化建设所需要的基础设施，制定科学与规范的流程，提高档案管理的信息化程度。首先当监督员在开展执法工作过程中产生了数据和资料后，档案管理工作人员就要对有关资料进行纸质和电子化档案的共同储存，上述工作均由专门的工作人员来进行管理，防止执法档案在不同的部门之间进行传递而造成损坏或丢失的情形。其次，卫生计生综合监督机构在开展信执法档案信息化管理的过程中，要做好电子化数据的储存和保密工作，有效保障电子档案储存的完整性，便于其他部门开展后续工作。最后，卫生计生综合监督机构要对执法过程中所产生的数据和资料，应当按照规范的流程来进行储存和保留，配备可靠且完整的储存设备，从而让执法档案管理工作的信息化得到有效的支持。档案管理工作人员更要精通计算机信息技术，熟练操作电子化档案管理系统，提高自身工作水平和工作质量，有效保证执法档案管理信息化建设的高效和有序推动[4]。

3）增强执法档案的使用效率。未来卫生计生综合监督机构要着力提升执法档案的使用效率，提高卫生计生档案管理工作的服务水平。未来在开展档案管理工作的过程中，应当要不断优化档案管理工作流程，提高其他部门工作人员查阅档案和使用档案的效率，着力增强档案的使用价值。未来卫生计生综合监督机构要加大对档案管理软件系统的应用程度，便于相关人员能够快速且有效的对档案进行查阅、分析、处理和应用，显著提高执法工作档案的使用频次和使用价值。除此之外，未来卫生计生综合监督机构也要加大对综合管理信息系统的开发和利用程度，保证从执法活动开始，到执法活动结束都能够进行全电子化处理，提升档案管理工作的信息化水平，为有关部门工作人员提供更加便捷和高效的档案信息服务。

3 总结

综上所述，当前我国卫生计生综合监督执法档案管理现状表现出了管理基础较为薄弱、信息化水平有待提升和档案利用效率有待提高等特点。未来仍然需要卫生计生综合监督机构，积极采取措施，重视执法档案管理工作，不断提高档案管理工作的效果和质量。全面提升档案管理工作的水平，保证卫生计生综合监督机构及相关部门的有关工作能够正常开展。