侯宝花
(陕西省宝鸡市陇县市民中心,陕西 宝鸡 721200)
社会养老保险工作的高水平开展,是现代社会对广大劳动者提供保障的基本体现,同时也是构建和谐社会的必要举措。其中做好相应的档案管理工作,是支持社会养老保险工作高水平开展的必要基础。随着信息化时代的到来,借助先进的信息化技术探索更加科学、高效的档案管理模式,是当前社会养老保险工作开展的重点所在。
档案管理的信息化发展需要相应的软、硬件基础作为支撑。不过基层信息技术基础水平依旧较低,不管是在硬件还是在软件层面,都存在投入不足、建设不到位的情况。尤其是一些经济较为落后的地区,由于政府资金有限,能够投入到信息技术基础建设的资金更是少之又少,不仅硬件设施设备不够齐全,系统软件也不够专业,功能有待完善,难以推动传统档案管理模式的信息化发展。
信息化管理模式下传统的档案管理制度必然不再适用,需要以更加契合信息化特点的制度保障实际管理效果。但是目前部分单位并没有充分意识到管理制度的缺陷性,依旧沿用传统制度开展相关管理工作,缺乏创新意识和求变态度,导致相应的制度改善工作难以得到有效推进,不利于信息化管理水平的稳步提升。
信息化管理对档案管理人员的综合素养提出了更高的要求,广泛体现在档案管理知识和方法、社会养老保险业务、信息技术素养等方面。实际上基层档案管理人员本就存在综合素养参差不齐的现象,甚至部分人员对社会养老保险业务的了解都不够全面和深入。而在信息化管理模式下,更是有不少管理人员存在信息化技术素养偏低的问题,不能在工作中灵活熟练地通过计算机设备高效完成档案管理 工作。
不可否认,信息化管理模式相较于传统的档案管理模式而言,具有多方面的优势,包括节省人力、提高效率、深度挖掘档案数据价值、同步性高、保存管理方便等。不过信息化管理本身也存在着难以忽视的安全问题。一方面,由于硬件存储介质自身的原因,数字化档案信息可能存在数据丢失的问题;另一方面,信息化必然会面临着木马、病毒、黑客攻击等更为复杂的信息安全问题,如果不加强防护的话,很容易出现社会养老保险档案信息数据泄露、篡改等严重问题。但是就当前的实际情况来看,相应的信息安全防护工作还有待加强,并不能为档案信息安全提供可靠保障。
为了保障社会养老保险档案管理信息化进程的稳步推进,需要投入足够资金支持相应的信息基础建设,从硬件与软件两个层面同步保障信息化发展。做好顶层设计,制定科学可行的信息化发展方案,建立专项资金并落实资金预算管理,根据方案制定相应的硬件采购、软件购买等基础计划。在此过程中,需要积极推动档案资源的信息化建设,将传统纸质档案转化为数字档案,同时将档案与互联网、办公自动化等系统连接,不断完善数据库系统,推广相关管理软件,及时更新专业软件,务必要通过先进高水平的软件支持信息化管理工作的高效落实。
高水平的社会养老保险档案信息化管理,需要配套的健全管理制度作为基本支撑。推动档案管理信息化发展的进程中,需要以之前的管理制度为基础,结合信息化特点以及工作实践情况,不断探索信息化管理制度体系的构建以及完善路径。规范信息化档案文件的归档管理,对文件的归档范围、保管期限、密级划分等进行合理确定,明确相应的电子文件归档制度,将具体的信息化档案收集、整理、归档工作职责,对应到具体岗位乃至人员。同时规范计算机操作档案管理程序和流程等,对具体操作细节进行明确要求。加强监督管理,确保档案管理人员严格按照制度规范进行操作,发现管理人员存在违规操作应当及时进行制止,并对其中的错误漏失等进行修补改善。
在信息化管理背景下,需要建设一支高水平的档案管理人才队伍,才能有效适应管理需求和发展趋势,从根本上解决信息化管理进程难以顺利推进的问题。首先应当提高社会养老保险档案管理岗位招聘要求,从社会养老保险业务、档案管理能力、信息技术素养以及职业道德等多个方面进行明确要求,以高标准作为遴选高素养人才的工具,在短时间内快速提高档案管理队伍的综合水平。其次应当全面落实档案人员培养管理工作。对信息化管理背景下的档案管理人员综合素养提出指标性要求,并以此为基础开展相应的人员考核培训工作,确保所有在岗人员都能充分胜任信息化管理岗位。同时加强对档案管理人员的监督和管理,构建更为完善的奖惩机制,有效激励其工作积极性。
在信息化背景下,加强档案管理信息安全防护十分有必要。除了选好用好档案人员、筑劳做好安全保密工作的思想防线、狠抓保密制度落实等常规措施之外,还应当结合信息安全风险完善相应的安全保密措施。严格落实档案信息网络安全保密制度,配齐信息安全保密设备,加强网络安全管理和权限设置,确保所有计算机都安装了防火墙以及杀毒软件。同时建立联管联查机制,全面落实对档案人员工作的监督检查,及时发现档案管理中存在的安全保密问题并加以改善。
综上可知,社会养老保险档案信息化管理是必然趋势,是全面提高管理水平并更好地支持社会养老保险工作信息化、高效化开展的关键。积极落实纸质档案向数字档案的转化,逐步完善系统数据库,着重从硬件、软件、人员、制度、安全防护等多个方面着手,不断探索和完善档案信息化管理模式,将先进的信息技术与社会养老保险档案管理业务进行紧密结合,有效改善实际管理效果。