大数据分析方法在企业档案管理中的应用

孙晶晶

（秦皇岛排水有限责任公司，河北 秦皇岛 066000）

企业档案主要是对企业的发展和各项实践工作进行如实记录，通过企业档案管理工作，可以对这些档案进行有效的分类、整理和保存。为了保证档案完整，就要充分利用大数据分析技术，这样才能进一步提高档案质量和价值。

1 大数据分析方法在企业档案管理中存在的问题

1.1 应用成本高

在企业档案管理中应用大数据分析法时，要构建完善的信息化管理平台，这样就会增大投入成本。为了提高大数据的分析质量，保证分析结果更加真实可靠，还要严格控制运算时间。由此可见，将大数据分析法应用在档案管理之中会存在一定的推广难度，而且成本高，这是各大企业要面临的主要问题。

1.2 数据比较滞后

大数据分析法的主要依据是最新的信息，如果信息时间滞后，就会影响大数据分析结果的准确性和应用价值。进行建模时，由于模型不能与企业的发展同步，就会影响到分析结果，降低数据的可参考 价值。

1.3 不重视档案管理

随着企业的不断发展，企业所面临的竞争越来越大，为了提高企业的竞争力，就要不断提高档案管理质量，使其能够为决策提供参考依据。一部分企业领导认为大数据分析技术对档案管理的作用有限，也不重视档案管理建设，没有进一步加大投入力度，因此，大数据分析法很难在档案管理中进一步发挥作用。

1.4 档案管理人员素质有限

目前，企业档案管理人员的素质还有待进一步提升，对待档案管理工作缺乏责任感，不能意识到自身岗位的重要性，这就会影响到档案管理水平的提升。这些档案管理人员不能充分掌握大数据分析方法，使得这一方法难以进一步发挥优势。

1.5 档案信息化管理不完善

许多企业开始重视档案管理信息化建设，应用先进的技术提高档案管理效率。不过，大多数档案管理信息化建设水平不足，不能满足企业的发展需求。虽然档案管理信息化技术已经日益完善，并在市场上得到大力推广，不过，一些企业领导并不认为档案管理信息化建设很重要，对先进技术的引进和投入不够重视，从而影响到大数据分析方法的应用。大多数企业依然采用传统的思路和方法进行档案管理，难以提高档案的利用率。

2 大数据分析方法在企业档案管理中的应用

应用大数据分析法时，要结合企业的档案管理实际情况，确保档案管理能够得到进一步创新。许多企业的领导人需要利用各种档案开展相应的决策，而这离不开大数据分析方法的支持。要依据与时俱进的数据，保证分析定量化，为企业的各项工作提供参考依据。

2.1 对数据进行分析和挖掘

由于企业档案管理中包含的内容比较多，需要对档案进行合理分类和整理，这样才能保证档案成为领导决策的重要依据，这就需要利用大数据分析方法进行档案信息分析和挖掘，实现对数据的有效处理。大数据分析法能够对各项数据进行全面的收集和整理，并对数据进行格式化处理。通过大数据分析法可以构建模型，并运用强大的计算方式，保证数据能够得到充分地利用。企业根据档案管理的实际情况应用大数据分析法，保证各项资源以更加直观的方式呈现。大数据技术中的可视化技术能够帮助相关人员对数据进行分析，并使其能够结合工作的情况利用数据。大数据分析方法可以提高数据的品质，实现资源的充分利用，并在逐渐挖掘和分析的过程中了解数据的价值，亦为企业的进一步发展提供相应参考。

2.2 优化工作流程

利用大数据分析方法，可以进一步优化企业档案管理的流程，使档案管理工作更有效率。传统的档案管理工作通常十分繁琐，而且大多是以纸质档案文件为主，这样不仅会导致档案丢失，还难以提高工作效率。利用大数据分析技术实现档案管理信息化建设，就可以进一步减少时间耗费，保证各个流程之间的衔接更加紧密，使工作能够得到统一高效的开展。大数据分析技术可以减少不必要的操作流程，通过先进的信息化平台对档案进行收集和整理，使各项信息和数据得到高效正确的处理，这样就可以及时满足相关人员的需求，还可以保证信息的完整性和真实性。

2.3 创新档案管理方式

大数据分析技术可以保证企业的档案从传统的纸质文件变成电子档案形式，这样可以保证档案得到更加安全的保管，同时还可以对档案进行加密，采用先进的防火墙等技术实现系统正常运行，进一步保障档案的安全。同时还会采取备份技术，使档案获得备份，不会轻易遗失。

3 结束语

总之，企业档案管理水平的提升离不开大数据分析技术的支持。大数据分析技术可以保证数据得到全面的收集整理和分析，实现档案的安全保管，满足各个部门的需求。应用大数据分析技术还可以促进企业档案管理信息化建设更上一层楼，积极解决现阶段档案管理中存在的问题，保证档案管理工作不断创新，还可以进一步提高广大档案管理人员的素质，使其能够充分运用新技术开展档案管理工作，提高安全管理意识，为企业的发展保驾护航。