提升机关档案管理信息化建设的对策研究

李岩庆

（中共巴林左旗纪律检查委员会，内蒙古 赤峰 025450）

1 引言

当前，随着时代的发展，信息量的增加，档案数量呈现出增长的态势，面对堆积如山的档案，传统档案管理模式已经有些不相适应，跟不上时代发展的步伐。档案的管理工作与单位的日常运营息息相关，在科技不断进步的今天，科技对于各行各业都产生了巨大的影响，同时也为各个行业的发展提供了巨大动力。各级单位部门在进行档案管理的同时，也需要进一步加强档案信息化建设，这样才能更好地服务于本单位的其他日常工作。

2 事业单位档案管理信息化建设的作用价值

对于事业单位来说，其档案管理信息化建设工作简单来说就是展开档案管理后续工作内容的同时，将原本的实体化信息转化为电子数据档案管理的新型模式。该种档案管理模式由于设置了标签目录以及容量大等特点，兼具了实用性与便捷性的应用优势，为事业单位的后续档案管理工作提供了极大的方便，继而保证了档案管理工作的开展全面性。而在构建符合当下信息检索与处理需要的档案管理体系的过程中，相关部门应注意定期更新其中所包含的技术手段，保证手段应用的合理性，为后续的档案管理工作的进一步创新提供完备的技术条件，也是不断提升信息查询效率与保存效果的关键因素。在全面推广应用该种方式后，原本繁复的工作流程得以被简化，工作质量提升的基础上，也随着经验积累使得档案管理体系不断完善。作为事业单位应意识到档案信息化建设体系的意义，拓宽信息化建设体系的完善渠道，为构建完善的档案管理模式奠定基础。

3 事业单位档案管理信息化建设存在的问题

3.1 工作人员配备缺乏连续性

在以往的档案管理过程中，事业单位虽然也引入了一些信息化技术，但多是停留在浅层次的“更新计算机设备、软件层面”。如今随着社会经济的不断发展，信息化技术的不断进步，事业单位档案资料也变得日趋复杂，对档案管理要求逐渐提高。一些事业单位为了满足档案管理需求，引入应用了很多先进的信息化技术，比如大数据技术、云计算技术等，却忽略了与之匹配的专业化信息人才的配备，很多事业单位档案管理人员信息化素养停滞不前，这对于事业单位档案管理信息化建设作用价值发挥带来了严重的限制影响。

3.2 缺乏统一的、系统的信息化管理机制

事业单位在档案管理的过程中，所使用的档案管理软件标准不相同，很多单位采用的是传统管理软件来进行管理，这造成软件缺乏有效的融通性。除此之外，即使是相同的管理软件，在进行信息搜索时，也很难进行相通的信息管理，这会导致档案管理信息化水平不高，很难实现资源的有效共享。除此之外，很多档案管理单位在实际的档案信息化建设当中，处于各自为政、独立开发状态，由此导致档案管理的基础软件标准不统一，所管理的档案信息数据在内容、质量上也良莠不齐，最主要的是没有根据统一的作业流程来做好各项管理工作，这导致电子档案管理系统的作用无法得到有效发挥。

3.3 没有正确利用信息资源

档案信息化建设的一个重要不足是未能充分利用档案信息资源。传统的档案管理理念认为档案管理只是对档案进行长期保管，为后续的查找和利用提供方便。但是现代档案管理模式和过去比起来有很大的差异，现代管理理念认为档案管理可以实现资源共享，关注的方向也在向资源利用方面发展，有效利用档案资源的同时也可以提供更多的方便，促进社会发展。但是管理人员缺少对这一观念的正确认识，重点关注对象还是档案保存，档案资源利用率的提升停滞不前，降低了档案管理效率，也导致了档案管理水平的相对下降。

4 提高档案信息化建设和档案管理水平的有效对策

4.1 构建完善的事业单位管理信息化网站系统

档案管理工作是否能够实现信息化建设决定了未来的工作持续性，也是有效推进工作深入发展的关键因素。信息时代下，作为档案管理人员应结合各个信息站点的实际情况与人们对档案的实际要求，以满足档案信息化服务要求为基础，为网站系统添加查询、借阅以及信息共享功能，从根本上提高档案管理的综合水平。构建完善的信息化网站系统的同时，也需要为事业单位与档案管理体系之间建立有效联系，实施更为符合现阶段信息应用需求的一体化管理模式。在为其未来事业提供支持条件的基础上，为进一步提升档案管理社会与经济效益做好铺垫。

4.2 提高信息化管理水平

建立数字档案，对档案进行数字化管理，是推进档案信息化的重要基础。应加大软硬件设施设备的投入，建设主要基于独立服务器的网络数据库系统，大力推进存量档案数字化和增量档案电子化，建立一定规模的数字档案资源，对档案进行数字化管理，提高档案管理服务的水平和能力，为实现档案信息化奠定坚实的物质基础。应提高信息化管理能力和水平，根据档案管理法律法规，建立完善的管理制度，依法管理档案；转变管理模式，将传统的管理方法向现代化管理方法进行转变，实现提高信息化管理水平的目标。

4.3 进一步加强档案管理人员的实操技能

加强档案管理人员对于信息化的认知水平，使他们认识到信息化是未来发展的重要方向，端正自身的思想和态度。与此同时，由于当前工作人员的专业技能素质并不高，也可以有计划地组织档案信息化管理培训，可以聘请一些专家学者到单位内部进行现场教学，切实提高广大管理人员的业务水平。由于大部分档案管理人员在信息知识储备方面依旧非常匮乏，无法熟练操作各种软件系统，对于新技术的接受能力非常差，因此需要进一步加强档案管理人员知识普及力度，使他们可以积极主动去学习各种全新的技术，以便推动档案管理工作的开展。

4.4 加大应用开发

为了进一步做好事业单位档案管理工作，我们还需要进一步加大档案管理的应用开发，通过应用开发可以做好档案管理的推广和使用。在开发的过程之中，事业单位可以聘请社会专业机构进行开发，也可以与其他的兄弟单位进行合作联合开发，进一步提高应用与档案管理之间的融合度，这样有助于提高信息化的质量。

5 结束语

综上所述，事业单位开展档案管理信息化建设是一项较为系统复杂的过程，需要相关管理人员充分认识到档案管理信息化建设的作用价值，同时了解在推动档案管理信息化建设的过程中，依然存在的一些问题，并结合这些问题，提出一些针对性的应对策略，最终有效推动事业单位档案管理信息化建设实现更好的发展。