事业单位数字化档案管理探析

苏国宁

（保定市国防动员委员会交通战备办公室，河北 保定 071000）

1 事业单位数字化档案管理的难点

1.1 数字档案文件易被篡改

大数据背景下，事业单位数字档案信息安全风险中文件篡改是安全风险的重要部分，现在所使用的数字档案文件容易被不法分子进行篡改，给数字档案信息管理工作带来了很大的困难。传统的纸质档案管理，是对纸质档案的保管、服务、利用，以及利用计算机简单查询文档；大数据时代数字档案文件面临更大风险。以前进行的数字档案文件基本上是使用和保存分别处于两个单独的系统，而大数据背景下的数字档案信息管理则追求统一管理、高效管理，所以使用和保存属于同一系统，文件被篡改的概率不断增加，在数字档案信息文件储存的过程中，利用的是计算机系统进行管理，其中系统识别、系统利用，以及系统管理和系统编辑是数字档案文件的管理内容，这种电子形式的同一系统下的数字档案文件虽然更加容易编辑操作，但是其中的失误性也会更多。只要计算机系统通过后，篡改和删除的操作不会留下明显性的痕迹，从而使信息安全风险难以保证。很多数字档案管理是出于固定计算机系统下的操作，如果出现了系统故障或者系统不一致的时候则会影响数字档案的真实性和完整性，使数字档案的原始性难以保证，所以在大数据下数字档案信息管理中文件更容易被篡改，致使信息安全风险进一步加大。

1.2 存储介质安全性难以保证

在事业单位数字档案信息管理的过程中，存储介质是否安全是数字档案信息安全风险管理的基础条件，所以我们要保证数字档案信息的存储介质的安全性。一般情况下，我国的数字档案信息会通过两种形式进行储存，这两种形式都属于信息储存介质。第一种是磁储存，我们所进行的磁储存一般容易受到灰尘、温度、磁石等各种外界因素变化的影响，如果受到了外界因素影响，很容易出现消磁的情况，从而使档案信息的完整性受到挑战。第二种数字档案信息管理的储存介质指的是光储存，而我们所说的光储存的方式一般是将档案信息通过DVD、光盘的方式进行储存，这种储存形式的储存量比较大，操作比较便捷、简单，且经济适用，同时在利用打开方式上也比较方便，在普通电脑上就可以直接打开，因此在数字档案信息储存中光储存是非常常见的一种储存方式。但是光盘储存数据的安全性一直是很多人担心的一大问题，如光盘储存期限为一百年左右，但是光盘的保存要求和保存条件非常高，而且光盘储存很容易出现数据丢失的情况。经过以上的分析，数字档案信息管理采用的一般是磁储存与光储存，而传统的档案管理采用的是纸质化信息储存，虽然纸质化信息储存容易丢失，但是相对来说时间期限较长，而数字档案储存的载体期限有限，如果我们采用磁盘或者是光盘的方式进行储存的话，一般使用时间为十年到三十年，时间上有着很大的差距，使数字档案信息管理的安全风险进一步加大。

2 事业单位数字化档案管理措施

2.1 构建数字化档案管理模式体系

信息化改革过程中，为提升事业单位档案管理能力，加强对事业单位档案信息资料的管理，要能保障在管控过程中，具备更加到位的信息改革价值，能实现在管控过程中，具有良好的管理优势，在档案管理上能体现出可靠的现代化数据分析、信息加工、信息传递存储优势，数字化建设关键是要能体现出规范性和标准性，根据国家规定的数字档案形式建设，遵守行业内的共识机制，保障在事业单位数字化档案管理中，具备与外界可靠进行信息交流的能力。

2.2 搭设自动化档案管理模式

对着事业单位档案管理科学技术的不断发展，在自动化档案管理功能的实现上具备一定的技术优势，同时随着各种档案管理资料信息内容的增加，档案管理的内容较多，需要提升档案管理的效率，降低档案管理成本，提升档案管理信息资料的价值，要能做到在档案管理工作开展中，具备更加到位的管理交流能力。一般需要在自动化档案管理中，设置可靠的自动化标签识别机制，实现信息档案的自动管理、自动提取，全面提升事业单位档案管理的自动化水平释放大量的人力参与环节，降低人力档案管理成本。

2.3 体系化档案管理建设

事业单位档案管理的最终目的是能保障档案资料信息能被可靠、高效的利用，能实现在档案管理建设过程中，逐步体现出更加可靠的档案管理建设效果，在档案管理模式的实施过程中，做好档案使用模式、交流分享模式等方面的识别，充分做到其系统化建设利用的顺畅衔接优势，在落实档案管理一系列功能的前提下，能保障具备较高的档案管理建设效果。

2.4 互动化建设

随着信息化、网络化时代的发展，在事业单位档案管理过程中，更加主动对信息内容分享互动的建立，在档案管理的互动探究过程中，能对档案管理资料内容的信息资源价值全面保障，提升实际的互动化管理效果，实现在管理层面上具备更加到位的应用价值，同时也提升了事业单位档案资料的信息资源管控力。

2.5 档案管理人才建设

现代化档案管理工作的科学开展，需要具备突出的工作人员专业技能体现，在工作开展中，不仅需要人员的专业素养保障，同时也实现了在事业单位档案管理工作开展中，具备各种现代化档案管理的基本理念，在档案管控过程中，能更加可靠的应用各种信息管理效果。档案管理人员专业素质的提升，需要有关部门组织专业化培训，对人员的标准化工作方式进行科学引导规范，提升人员的管控效果，保障在人员管理过程中，具备更加到位的管控能力，要能提升人员管理的岗位责任意识，不断督促其对档案资料的质量严格把控，履行好专业化档案管理职能。

2.6 业务流程优化

事业单位档案管理是为提升对档案信息的挖掘优势，为发展决策和问题识别提供依据参考在当那管理过程中，需要提出一定的业务流程优化要求，明确具体的档案管理操作方式所要达到的目的，使得工作人员的管理行为更具方向性发展的创新指导。在流程优化中，主要是提升档案信息资料的使用效率，同时建立可靠的档案数据资料管控活力，提升大难资料的应用分析价值，可建立流程管理中的业务管控机制，不断提升实际的管控效果。

3 总结

当前事业单位档案管理工作主要以信息化为依托，网络技术的发展也为建设校园网络提供了良好的技术支撑，同时事业单位每天都会都大量的相关文件产生，事业单位规范的管理与档案管理的信息化建设有直接关系，从而达到最大限度地发挥档案资源的作用的目的。对事业单位档案进行信息化处理和存储后，为事业单位健康长久的发展奠定了基础。