基于互联网背景下的档案电子化管理探究

刘 畅

（中海油能源发展股份有限公司采油服务分公司，天津 300452）

“互联网+”概念的出现为新时代发展带来了新的机遇和生命力，“互联网+”在2015年正式成为我国的国家发展战略。通俗来说，“互联网+”就是“互联网+各个传统行业”，但这并不是简单的两者相加，而是利用信息通信技术以及互联网平台，让互联网与传统行业进行深度融合，创造新的发展生态。在这种大的发展形势下，档案管理事业也应该跟随时代发展目标，结合自身情况并紧紧抓住时代发展机遇来实现变革。

1 档案管理工作现状

1.1 管理人员信息化推进力度不足

首先，一些单位管理者在思想上仍然比较偏重经济建设，而档案管理工作本身对企业的影响是潜移默化的，档案是需要通过利用才会产生效益。在实践中，很多档案管理人员对档案管理工作的重要性认识不够，在档案文化的宣传和监督方面也比较缺失，导致档案管理缺乏规范化，缺乏有效档案管理队伍建设，导致部分管理人员综合水平相对偏低，影响了档案管理效率和档案的利用率。在档案管理信息化的发展过程中，国家并未针对信息化时代下档案管理工作形成统一的规范和标准，相关系统软件开发不彻底，软件更新缺乏时效性，导致档案管理数据平台共享受到影响[1]。

1.2 档案工作人员信息化素养有待提升

档案业务具有很强的专业性、技术性、连续性，如果将网络信息技术进入到档案管理工作中，就必然要求其工作人员了解相关操作知识，掌握相关操作技能。但由于在信息时代发展前期，档案管理通常采用人工管理的模式，由于信息化程度较低，大部分管理人员是在岗数十年的老员工，接受新知识的能力较差，不具备现代化的信息素质，有些甚至无法熟练使用计算机进行办公[2]，不能适应信息化的新要求，使得“互联网+”时代下档案管理的作用不能得到充分发挥。

1.3 企业档案管理信息化缺乏动力

很多企业管理人员认为档案信息化管理并不能给单位直接创造经济效益，对企业的档案管理工作没有给予足够的重视。各行各业档案管理部门多数情况下都缺乏足够的财政支撑，在专职档案管理人员培训以及信息化软件采购方面不能获得有效经济支持，然而软硬件建设是档案信息化建设的重要基础，它们为档案信息化建设提供了重要的前提条件。这就导致很多单位档案管理信息化建设举步维艰。

1.4 公共档案意识的关注度较低

根据相关调查发现，大部分社会公众及企业员工对档案的利用方式和途径理解存在较大误区，对于档案信息的特征、利用途径及保密范围缺乏基本了解，觉得档案很“神秘”，对档案利用热情不高，严重缺乏基本的档案意识。而且很多档案工作人员常常服务“缺位”，这也直接影响了档案的利用率。

档案工作没有走向社会、融入大众，让人们充分认识档案、了解档案，档案价值以及档案的社会关注度自然不会提高。

2 “互联网+”时代档案管理发展

2.1 强化宣传,推动档案管理网络思维化

“互联网+”时代给各行各业发展带来挑战的同时也带来了巨大的发展机遇,“互联网+”时代传统档案管理模式已经不能满足新时代档案管理工作实际需求,“互联网+”时代下档案管理工作必将在深度和广度内涵上更加深刻，也需要符合网络时代的发展要求，档案管理水平和管理效率也将得到全面提升。而要想唤醒广大社会公众的档案网络意识就需要不断加大宣传力度，这将是一个长期和循序渐进的过程，必须要保证宣传工作长期切实落实到位[3]。加快建设档案网络交流平台，让更多人提升档案意识，强化档案思维，这样才能在“互联网+”时代下全面推动档案管理工作实现网络化发展，这也是高效开展“互联网+”时代在管理工作的必要环节。

2.2 构建统一档案网络平台

“互联网+”时代下档案管理信息化的基础是具备档案管理软件，政府相关主管部门需要从全局角度对于档案管理软件研发行业给予大力支持，并从国家层面制定出档案管理软件的统一研发标准，促进档案管理软件实现多层次、多类型、多管理要求的发展，这样才能对我国档案网络化、协同化、专业化发展形成有力推动作用。同时也要在充分保证档案管理安全性的前提下，构建起全国范围内的公共档案信息的共享平台，以此来实现档案信息资源的高度共享，为档案信息资源实现其价值提供便利。

2.3 新时代档案管理体制改革

管理体制的灵活性及科学性是档案管理事业实现科学化发展的基本前提。“互联网+”时代下，在全面提升档案管理网络化、平台化的过程中也要不断强化档案服务职能。传统档案管理模式存在很多局限性，导致人们对档案管理不够重视，档案管理效率不高。随着我国当前政府体制不断转型发展，以及政府部门政务公开在全面推动，档案管理单位也开始逐步向着自主管理、自我约束法人实体的方向发展，各档案管理单位应该借助互联网提供的平台来实现自身职能的强化，真正在企业发展、社会经济发展中承担起档案管理的服务职责，在此基础上才能促进档案事业的健康发展[4]。

2.4 构建安全防线，落实档案安全防范工作

随着计算机技术与信息化的发展，对档案资料的保密工作提出了更高的标准。而企业档案资料涉及很多企业核心商密，“互联网+”时代背景下网络信息安全问题备受重视，因此在档案管理的日常工作中也应当逐步健全档案信息安全保障体系，通过这种方式来实现档案信息使用和存储的安全性，这对于促进档案的健康、持续发展有非常重要的意义。档案管理工作实践中不仅要全面提升档案信息安全意识，充分利用各种先进技术对一些不法分子盗用档案信息进行有效防范。同时也要逐步完善和优化自身的管理方法，对于网络档案用户逐步强化网络系统监控和身份认证系统，确保企业内外网实现有效隔离，对档案信息数据库也要进行定期备份，以此来保障档案数据信息的安全性。

3 结束语

传统档案管理一般仅停留在“以纸质档案为主”的状态，侧重对具体的档案实体的管理。网络技术的快速发展为档案管理工作发展提供了良好平台以及挑战。档案管理应当转变以前传统档案的管理方式和服务方式，向增加资源信息共享的网络服务的方式转型。随着社会的发展，档案信息资料记载形式也逐渐趋于多元化，数字化档案馆藏建设也成为一个重要环节。在新时代下档案管理工作需要进一步强化各类信息的整合，有效消除网络化所带来的信息孤岛问题。“互联网+”时代，服务已经成为企业的核心竞争力，企业经营发展过程中需要有效提升用户转化率和产品用户粘性，实现企业长远发展，档案管理事业的发展同样遵循这一规律。