信息化背景下文书档案管理工作分析

刘 颖

（石家庄市藁城区工业和信息化局，河北 石家庄 052160）

伴随着科学信息技术的进步与发展，相关行业也逐渐趋向于网络化以及电子化发展，与此同时，传统的纸质文书档案逐渐由越来越多的电子文档所替代，传统的文书档案管理方式以及档案信息的记录方式已经无法满足信息时代发展的相关要求。所以，新时期背景下的档案管理工作者必须紧跟时代发展的脚步，不断创新文书档案管理方式，及时转变传统、落后、陈旧的管理理念，时刻保持全新的管理观念、管理思想以及管理方法。在以后的文书档案管理工作开展过程中，相关工作人员要坚持不懈，团结合作，共同努力，有效推进我国文书档案管理工作的信息化发展进程。

1 文书档案管理信息化建设是新时期时代发展的必然要求

所谓档案就是指在人类生活学习以及工作过程中所记载的具有一定的保存价值和重要意义的文字或者以其他方式对之前发生事情的真实记录。我国相关文件明确规定，事业单位档案管理部门应当按照自身部门的实际情况，对文书档案管理进行有序统一的安排以及具体的档案管理组织工作。借助现代化科学信息技术，重新对文书档案资源进行大范围的整理与管理工作，同时建立相应的电子操作系统，方便文书档案使用者的查询，促进档案信息的利用。由于文书档案管理工作是一项长期而又艰巨的任务，是一项持久的工作，因此，相关管理部门每年都会拿出一定的资金投入到文书档案管理当中。如果进一步实现文书档案全面的信息化管理，在管理过程中更多地使用电子信息化操作系统，那么在文书档案管理工作中所需要的投资就会极大程度地降低。从另一个角度出发，结合文书档案的实际特征，因为相关工作者以及社会的需要，纸质版文书档案经常被搜索、翻阅、查询，久而久之，纸质版的文书档案会在一定程度上受到破坏，甚至会出现档案信息丢失的情况。与此同时，纸质版的文书档案的保存环境也会收到外部因素的影响，也会因自然环境的变化自然损坏，其中也会包含许多具有价值的档案，因此，文书档案的管理工作也会出现许多障碍。对于事业单位文书档案管理工作来讲，其中最重要的工作内容就是保护好文书档案，使其不受任何外部环境以及人为因素的损坏或者丢失。这也就使得纸质版文书档案的保存对纸张的质量以及稳定性提出了全新的要求，其中耐久性就是保证其长期不受损坏的关键。从目前的生产技术来看，纤维素决定了纸张的质量，然而纤维素具有极大的不稳定性，尤其是高温、高酸、氧化、高压等环境都是使其受到损坏。因此，在传统的纸质版文书档案管理工作开展过程中，稍微有一点粗心就会给单位造成不可估量的损失，然而，在新时期文书档案管理工作中全面实现信息化管理，借助科学计算机技术以及互联网技术对文书档案信息进行分类、整理、记录、储存等工作，因此，在新时期文书档案工作开展过程中全面实现信息化，会促使档案挂你工作开展得更加轻松便捷。能够在一定程度上降低单温文书档案管理工作者的工作负担以及工作数量。综上所述，事业单位文书档案管理工作发展信息化已经成为我国社会发展进步过程中不可缺少的一部分。

2 目前我国事业单位文书档案管理工作开展过程中存在的问题分析

虽然现阶段文书档案管理工作的信息化发展给其管理工作提供了诸多便利的条件。但是目前我国许多单位在信息化文书档案管理工作开展过程中依然存在诸多问题，主要由以下几点。

1）相关工作者缺乏专业的管理知识。目前，我国许多单位文书档案管理工作者缺乏专业的信息化文书档案管理知识，对于一些先进的信息化操作技术在文书档案管理工作中无法更好地掌握运用，在工作开展过程中缺乏积极主动的学习心态，行动迟缓，缺乏上进心，甚至还有部分工作人员年龄较大，对计算机知识掌握的较少，不懂得最基本的计算机操作等。因此，在部分单位文书档案管理工作中的信息化进程，只能是随口说说而已，无法将其真正落实到位。

2）缺乏完善的管理设施。现阶段，我国部分档案管理工作者对信息化建设工作没有引起足够地重视，以致于硬件设施陈旧，已经无法在档案管理信息化开展中发挥作用，仅仅是一个摆设。新时期档案管理所使用的信息化设施主要是其工作开展的网络系统以及数字化设施，二者均可以实现档案信息的传输工作以及共享工作。

3）相关工作者缺乏积极地创新意识。目前我国诸多档案管理工作者在工作开展过程中，只是一味地保管档案，而没有考虑到如何才能促进档案管理工作的实效性，提升档案信息的价值发挥。

3 信息化档案管理建设工作的相关策略分析

1）及时建立统一的档案管理工作标准。新时期背景下的文书档案管理工作者应当及时建立统一的管理标准，使档案信息化管理工作更加规范化、标准化。档案管理工作要时刻以信息化建设为中心，最大化发挥档案信息的价值。由于传统的档案管理工作理念，以致于档案管理工作没有在时代发展过程中形成完整统一的工作标准。规范化、标准化的工作流程使档案管理工作实现信息化的前提与基础。因此，在档案管理相关工作开展过程中都要有标准有规范，及时建立高效的档案管理平台，对其进行统一高效的管理标准。

2）进一步提升相关工作者的操作技能。信息化档案管理工作的有序开展，离不开具备专业知识以及操作技能的工作者，单位在档案管理建设过程中要定期对工作者开展培训工作，不断提升工作者的操作能力，保证信息化档案管理工作的有序开展。然而，现阶段我国诸多单位档案管理工作者无法达到此要求，缺乏专业的管理人员，造成这种现象的主要原因是管理工作理念的落后，没有跟上时代发展的脚步，因此，单位在改革发展过程中重视人才的培养，不断创新档案管理技术，保证单位档案管理信息化建设的进程。

3）进一步加大投入力度。现阶段在单位信息化文书档案管理工作开展过程中，为保证其工作能够持续有效展开，首先要树立正确的管理方向，同时还应当进一步加大对文书档案管理工作的资金投入，不断改进并优化管理设施，在先进的网络技术保障下，对单位配备先进的计算机以及信息采集设施，同时建立先进的网络化文书档案管理系统，保证档案管理信息化的有效推进。

4 结语

在现阶段信息化大环境下，单位文书档案管理工作的信息化是时代发展的必然要求，是新时期社会发展的趋势，与此同时，档案管理工作是一项长期而又艰巨的工作，是一项为人民服务对工作，是一项对历史负责的工作，文书档案管理工作看似简单，对于我国社会的发展却有着非常重要的意义。所以，在文书档案管理工作信息化建设过程中，相关工作者必须对其引起足够地重视，同时还应当不断学习、开拓进取，积极主动地学习相关知识，进一步提升自身的信息化文书档案管理意识，为信息化文书档案管理工作的有序开展贡献自己的力量。