浅谈多媒体在档案信息化建设中的应用

胡 毓

（太原市房地产市场监测和研究中心，山西 太原 030002）

随着我国全面进入到信息化时代后，信息技术在各行各业中的应用范围也在日益扩大，其中，档案管理领域中对于多媒体信息技术的运营就极为频繁。一般而言，档案管理工作主要涉及内容整理、信息查阅等内容，但传统的管理手段下，无论是查阅还是管理中，均易出现损害甚至丢失的问题，阻碍了档案管理工作顺利推进。鉴于此，针对多媒体在档案信息化建设中的应用这一主题进行深入分析具有重要现实意义。

1 多媒体技术的内涵及其在档案信息化建设中的积极作用

多媒体技术是指通过计算机对文字、数据、图形、图像、动画、声音等多种媒体信息进行综合处理和管理，使用户可以通过多种感官与计算机进行实时信息交互的技术，又称为计算机多媒体技术[1]。多媒体技术的发展改变了计算机的使用领域，使计算机由办公室、实验室中的专用品变成了信息社会的普通工具，广泛应用于工业生产管理、学校教育、公共信息咨询、商业广告、档案管理、军事指挥与训练，甚至家庭生活与娱乐等领域[2]。

将多媒体技术应用于档案信息化管理中，其积极作用主要体现在以下几方面：1）显著优化工作流程，促使档案信息化建设的水平及效率均实现进一步地提升，实现档案信息资源的实时查询与借阅归档的同时，且用户进行档案的借阅时，也不会受到时间和空间的限 制[3]。2）在档案信息化管理工作建设中，多媒体技术主要发挥媒介和技术支持的功能，不仅打破了传统档案管理工作的单一性，且在档案的管理保存、传输及管理方面也发挥了积极性的促进作用。

2 多媒体应用于档案信息化建设的原则及对策

1）多媒体应用于档案信息化建设的原则。将多媒体技术应用于档案信息化建设工作中，想要进一步提升信息化建设水平，就必须深入了解相关建设原则，方能够进一步保障后续的档案信息化管理工作顺利推进。详细分析而闫妮，应该严格遵守以下原则展开：（1）规范性原则。居于档案管理工作本身的性质而言，其主要目的是能够实现管理工作能够更具规范性，从而更好地从宏观层面上实现对于各类档案信息的收集、整理、保存及归档工作的全程管控[4]。与此同时，将规范性建设原则应用于档案信息化建设中，对于档案本身的程序化建设也具有显著的促进成效。（2）内部协调原则。档案管理本身属于一类十分庞大的系统性建设工程，不同环节之间相互分工十分明确，此时想要保障各个环节开展期间能够实现协调统一目标，就必须做好档案管理的整合与协调工作，相互之间保持独立的同时，且整体趋于协调。此外，为了提升管理工作的协调性，还需做好管理人员的意见收集工作，促使管理工作开展质量得到进一步地提升。

2）多媒体应用于档案信息化建设的对策。（1）增强对于多媒体软件硬件设施的建设。档案管理系信息化建设过程中，想要实现多媒体软件及硬件建设发展目标，就必须做好以下几项工作内容：①在保障经费足够的基础上，定期督促部门配置更先进的多媒体应减少设施，并同步做好设备使用全程的运维保养工作。②在档案管理部门之内构设一个更为专业的软件平台，此平台可直接用于信息的搜集和处理，从而显著提升档案管理信息化建设中软件建设水平[5]。此外，档案管理部门还应积极与单位内其他部门之间进行工作性质以及内容方面的配比，提升多媒体软件的运行及功能开发质量。（2）强化档案信息数字化处理系统构建。档案管理工作推进的过程中，不同介质的档案在面向多媒体档案转型时，由于两者之间存在一定的信息转存障碍，此时想要解决此障碍，充分做好数字化处理系统建设工作，对于信息转换效率的提升具有重要促进作用。具体而言，可从以下工作内容着手进行数字化处理系统构建：①在档案管理部门之内，构建出一套全新的信息数字化档案处理系统，该系统的设定，能够统一信息的制作、加工以传输等多个管理环节，此时管理通过实现统一性和协调性，进一步预防档案管理演变为信息孤岛现象[6]。②在进行文献检索时，应该充分做好相应的检索程序优化工作，首先在系统中构建一个用于存储档案目录的数据库，随后以不同主题进行档案分类，完成归档处理工作，最终为档案管理效率及信息检索速度提升起到帮助。（3）构建完善的档案信息安全保障体系。在当前的信息化时代下，网络社交已经成为国民与外界交流的重要形式，但此过程中，信息泄露问题也随之产生，促使信息安全问题受到越来越多人的重视。在背景下，档案管理工作中，对于信息安全地管理也不能忽视。此时，为了进一步提升档案信息保障，围绕其构建一个完善的档案信息安全保障提示十分有必要：档案管理部门所属单位自身应加强对于信息安全管理意识的培养，对于自身能力有限的单位，可面向外界进行信息安全处理技术的引进，部分条件充足的单位，则可自行研发更适用于本单位档案管理的安全保障体系。保障体系投入运行后，需积极与信息化管理软件之间做好配合工作，将安全保障技术作为屏障，从而促使后续的信息安全管理能够有效抵御外界所构成的信息安全隐患。（4）助推多媒体数据库构建工作。档案管理者利用多媒体进行管理质量提升时，还可以进一步利用多媒体构建更优良的数据库建设工作，详细分析而言，应该做好以下工作内容：①提升多媒体数据库建设工作开展速度，期间可积极向内引进相应的信息加工、数据组织及整合方案，如自身条件有限，也可通过邀请专业技术团队的形式为本单位的档案数据库建设进行技术强化。②充分做好纸质档案与多媒体信息档案之间的技术转换，构建数据库及信息化建设的全新信息转化格局，期间，还需同步做好相应的技术交流及电子档案转换，借此促使档案管理信息化建设实现成熟化。

3 结束语

综上所述，将多媒体信息处理技术引进到档案管理工作中，不仅能够助推档案管理工作面向信息化方向发展，同时还可为更多档案用户提供丰富的档案服务。在此认知基础上，将多媒体融入到档案管理环节中，不仅需要工作人员自身加深对于应用原则的掌握，同时在数字化系统建设以及数据库的构建方面也不能掉以轻心，而是应该投入更多管理精力，唯有如此，方能够真正为我国整体档案管理工作质量实现阶段性的提升奠定坚实的基础。