城建档案数字化管理策略初探

李泽川

（泸州市城建档案馆，四川 泸州 646000）

随着信息化技术的不断发展，各行业领域中计算机技术、数字化技术等先进技术得到广泛应用，在大数据时代下，要推进档案管理工作与时代发展对接，重视档案信息数据的管理、分析、运用，实现档案管理信息数据的有效性存储、保护，从而进一步助推企事业单位的健康发展。

1 城建档案数字化管理优势与特征概述

档案数字化管理是基于现代化计算机技术、网络技术等，对传统档案管理模式集中优化，提高档案管理成效。与传统纸质档案相比，档案数字化管理具备在线收集、在线管理、安全高效管理、集成化管理优势。目前城建档案数字化管理主要是通过云计算技术、物联网技术全面建立多元化、智能化管理机制，对各类数字档案信息进行处理，提供新型档案管理服务。城建档案数字化管理，也是对城市发展建设中多环节项目资料进行收集，补充完善信息库内容。基于目录数据为基本检索入口，通过计算机技术对多项目录数据集中管理。通过网络技术应用能有效实现数据高效化处理，将数据信息在线录入计算机中，能对档案信息在线收取与管理。可以对不同地点数字档案信息内容集中整合处理，建立专业化的专题档案，对档案信息进行集成化管理。与传统载体档案相对比，数字档案存储密度更高，但对于数字档案信息安全保障活动也提出了更多更高要求，当信息管理不规范时会产生较大损失。在数字化档案管理平台建设中，可以实现数字档案信息的有效收集以及归档，将多个载体档案有效转化为数字档案，可以全面优化不同载体档案在利用方式层面的束缚，促使档案复制、信息重组中消耗的各项成本得到有效控制。相关应用人员直接基于网络环境便能获取需要的档案资料，能提高档案利用成效。基于档案管理实体数字化管理，能对原有的档案原件进行保护，实现库存档案数字备份与保护，提高档案信息管理的安全性。

2 城建档案数字化管理策略

2.1 要建立健全城建档案信息资源的整合标准

对不同形式、接收渠道和存储载体的档案信息资源进行采集整合，把分散在不同载体中的档案信息资源进行有机整合，对不同信息形式的档案信息进行归纳分析，建立城建档案内部的有机关联，给利用者提供更完善的档案信息，从而避免“信息孤岛”给档案利用带来的不利影响。其次，建立健全信息化技术标准，依照统一规划，充分利用先进的信息系统整合平台。依托现有基础，整合原有的应用系统，把不同来源、不同格式的信息资源完全融合，形成互联互通的通信平台和信息交换平台，解决城建档案信息资源的分散性、单一性和用户档案信息需求的综合性矛盾，提高城建档案信息的利用率，实现城建档案信息与社会信息的共享。最后，在信息化时代下，城建档案数字化建设工作要求加强各级城建档案管理部门之间的交流，增强与其他管理部门的信息沟通，按照一定的规则建立城建档案全宗的有机关联，从而实现资源共享，最大化地开发利用城建档案资源，真正发挥城建档案的历史价值和社会价值。

2.2 注重城建档案管理工作的信息化建设

1）加强对档案数据库的开发。由于大数据技术涉及多方面，城建档案管理应引入大数据技术，相关管理部门应加强合作，与技术研发单位协同展开数据库的开发，共同建立数据分析和资源开发工具。对现有的城建档案资料展开分析，整合有利用价值的资源，做好档案分类管理工作，落实城建档案数据库研发成果，及时向公众公开发布数据库的使用规范，为各城市的城建档案规范化管理工作和档案数据库的高效利用提供便利条件。2）完善资源建设，创建信息平台。推进城建档案数字化建设，将纸质档案转化为数字档案，创建城建档案管理系统，让纸质档案以数字化的形式存储在系统中，对城市建设中重大项目档案进行专项验收，保证该项目档案及时收集归档和规范整理。重视对城建档案资源的开发利用，明确档案内容的价值不仅存在于历史记录中，这些珍贵的资源也会为城市未来发展提供数据参考，也能为人民群众提供信息服务。所以，城建档案管理部门应重视对档案资源的利用，树立服务意识，向大众开展优质化档案服务，在提升城市建设档案开发水平的同时，深入挖掘出更多有价值和意义的资源信息。3）逐步增加城建档案的硬件投入，加快软件与系统开发步伐。结合信息化时代的发展需求，应用最先进的设施完善档案管理平台，缩小档案整理周期，保证城建档案管理的及时性。加快软件开发速度，对纵向城建档案和横向城建档案进行分类管理，满足一定区域内城建档案管理的信息化，兼顾大范围区域内信息化的过渡。

2.3 多措并举提高电子档案的法律效力

首先，建立健全档案法律法规体系，让电子档案利用有法可依。目前我国相应的档案法律法规体系还不健全，城建电子档案的法律效力还不被认可，导致电子档案的利用还存在一些困难。提高城建电子档案的法律效力，更好地为城市发展服务，就需要建立健全相应的档案法律体系，为电子档案的使用找到依据，促进城建档案事业的发展。其次，提高城建电子档案制作和管理水平，确保电子档案的原始性和真实性。由于电子档案在制作、传输过程中很容易被篡改，这是造成电子档案的法律效力不被认可的主要因素。因此可以通过元数据采集、电子档案加密技术、身份验证技术以及仿写措施等来维护电子档案的真实可靠性，保证电子档案制作、传输过程中的安全性，从而提高电子档案的法律效力。最后，转变档案利用理念。在大数据环境下，开发利用档案信息资源与传统的档案利用已完全不同，档案管理部门应创新电子档案利用方式，扩大电子档案利用范围。同时档案利用着也应改变传统的档案利用理念，不能唯纸质论，需要逐步认可电子档案的法律效力。城建档案管理部门和档案利用者双方利用理念的一致性是做好电子档案利用工作的重要保障，也是大数据环境下电子档案开发利用工作取得成功的决定性因素。

2.4 拓宽档案管理的路径

首先，在城建档案管理工作的开展过程中，应重视微服务平台的运用，如微信、微博等，要借助此类平台推进档案信息数据的分享与共享，同时借助这些平台获取档案管理的相关信息和资源，拓宽档案管理数据库的有效信息量。其次，要重视对于远程技术的运用，以远程档案管理服务手段实现非面对面的人工服务，切实推进人机交互的档案管理工作模式的开展。远程档案管理工作模式能够打破时间、空间的局限性，能够更好地为需求人员提供良好的信息服务，如通过电子邮箱实现档案信息的采集工作等。第三，要进一步重视对于云平台的运用，以云服务为导向开展相关工作。云服务是以云计算为导向，实现信息数据分析、计算的一项精准化服务，能够有力降低档案管理的相关成本，提升管理工作的实际成效。

3 结语

随着5G时代的到来，网络大数据化的覆盖和运行一定是大势所趋。因此，要将城建档案管理工作融入其中，创新理念和模式，不断提升服务质量数量和管理效率。