档案信息化建设中存在的问题及实施策略

郭 青

（太原市房地产市场监测和研究中心，山西 太原 030002）

档案中记录着诸多重要的信息资源，在档案管理工作中，档案管理不仅是重要的组成部分，同时也是重要“信息财富”。档案管理工作的有效开展，能够为各项工作提供大量的信息、数据，为的现代化建设起到支撑作用。档案中记录着诸多重要的信息资源，在机构档案管理工作中，档案管理不仅是重要的构成部分，也是主要的信息财富。开展人力资源档案管理，能够为各种工作内容提供相应的数据支持以及信息支持，进而促进电子现代化建设。当前档案管理工作在多种外界条件的影响下，导致档案管理制度不够合理，许多工作人员的能力水平较为薄弱，根本不能满足当下人力资源档案管理的要求以及发展目标。

1 档案信息化管理中存在的问题

1）管理人员素质需要提高。所有工作的顺利实施，都离不开工作人员的支持与帮助。而工作人员专业素养以及综合素质，直接关乎到工作的效率以及质量[1]。但是，从部分机构人力资源档案管理工作来说，部分管理人员的素质有待提升。具体表现在以下几个方面：第一，档案管理人员缺少实践的机会，且随着大数据存储技术的应用，使得档案管理工作的形式发生了转变，管理人员很容易适应不了工作模式的变化。第二，大数据背景下的人力资源档案管理，对于管理人员提出了更为严格的能力要求，他们不仅要掌握有关大数据技术的基本知识，还需要拥有相应的计算机处理技术。但是，很多的档案管理人员在大数据技术应用上，存在着掌握不足的现象，无法充分发挥出大数据的优势作用。第三，部分管理人员的工作态度不够端正，即使自身具备较强的工作能力，也时常因为节省时间，不将大数据应用 其中。

2）档案管理制度存在问题。当完成了大数据存储之后，若想充分发挥出大数据存储的作用，就应当建立出科学、合理的管理制度，并通过制度的实施，保障大数据存储的有效应用[2]。但是，对于许多的大部分机构来说，都没有重视管理制度的更新以及改变，使得档案管理工作开展不够合理。同时，许多机构没有增添相应的奖惩制度，使得档案管理人员缺乏积极的工作态度，也直接影响到管理的质量。

3）缺乏大数据管理意识。电子档案管理对比于传统的纸质档案管理方式来说，属于一种全新的事物，使得档案管理工作实施得更加便捷、高效。若想将大数据融合应用在电子档案管理工作中，就应当使档案管理人员具备一定的大数据管理意识。但是，从实际的电子档案管理工作来看，很多的管理人员并没有重视大数据技术的应用，也未能形成一定的大数据管理意识。部分档案管理人员仍然没有转变传统的思想观念，在开展多项存储工作时，还是套用原有的工作方法，未能展现出大数据存储的实际价值。并且，在分析与处理档案资料时，多数采用人工分析的方法，导致分析时间过长，影响着正常工作的运转，分析出来的结果也缺少一定的准确性[3]。

2 源档案信息化管理解决策略

1）提高意识创新工作理念。做好档案管理工作，能够大幅度提高档案管理工作的效率。通过创新电子档案管理工作理念，能有效提升档案管理工作的实际意义。由于电子档案管理工作人员，需对运行时产生的大量数据信息进行有效的整理，便于其他工作人员针对数据信息进行查阅、利用。因此，电子档案管理工作人员需明确自身的工作职能，并充分认识到档案管理工作的重要意义，从而提高自身的工作能力，并开展高效的档案管理工作。档案管理工作人员需要积极配合院内其他部门的工作，充分发挥出档案管理工作所具有的服务性质。此外，档案管理人员需积极开展档案工作的研究，便于档案管理工作人员深入挖掘出更多的档案信息，从而提升档案信息的有效利用概率。与此同时，档案管理工作人员还要积极进行档案整理工作，在进行电子档案管理的过程中，特别是对于部分不存在案卷目录或页码的档案问卷等信息资源，认真对其进行详细的整理以及编排工作，并将其转化为电子文件上传到医院数据库当中，从而提高电子档案信息的规范性，便于其他工作人员能够顺利进行档案信息的查阅[4]。

2）档案管理建立网络信息档案。档案管理工作人员需将现有的数据资源充分利用，可以使用多媒体设备有效记录档案中的信息以及重要资料，保障数据库的真实性以及客观性，可以全面反映出医疗机构档案的实际情况，并能够将古老资料通过有效的手段传送给档案管理人员。发挥出信息技术的优势，应用数字化系统对多种类别数据进行处理。当面对其他领域档案时，依然可以采用相似的数据分析方法进行归类，从而获取到最为详细、最为真实的档案数据资料[5]。

3）提高档案信息化管理水平。想要大幅度提高档案管理工作的效率，需要进一步提升整个档案信息化的管理水平，这也是非常有效的一种方法。所以首先需要做到的就是由档案部门建立起更加完善的管理方面的制度，依照制度进行执行，这样才能够更好地提升档案管理工作的整体效果。

4）完善电子档案管理制度。为了能够更好地提高档案在管理工作方面的效率，需要进一步完善档案管理工作的内容，并为相应的公国开展提供依据，加强档案管理工作相关人员能够明确自身的分工、并各司其职，从而有效减少档案管理工作中，由于工作人员的疏忽而出现的问。并且，档案管理部门在制定相关工作制度时，需要结合当前档案管理工作的实际情况，制定合理的档案管理制度内容，有效保证电子档案管理工作的顺利开展。除此之外，电子档案管理部门需要在相关各个科室内安排相关档案管理工作人员，各科室内的工作人员不仅能够各司其职还能相互协调开展档案管理工作[6]。与此同时，需要建立严苛的考核制度。

3 结束语

综上所述，基于当前的信息化时代的背景之中，作为档案管理的工作相关人员，需要正确对于档案信息化建设中存在的内涵深入地认识，并且解决在档案信息化建设中和档案管理过程中存在哪些问题，保证档案相关的工作人员需要及时的转变观念，并接受档案信息化的工作理念，积极的转换档案的相关人员的工作方法与工作模式，这样才能够更好地推动档案信息化建设的进展，这样也能够促使档案信息化实现进一步发展，从而满足整个时代的发展与需求，从而建立起更加全面的全新的档案信息服务系统，提升整体的工作效率。