浅析大数据时代的档案信息化建设与应用

刘美娟

（华北油田公司经济技术研究院，河北 任丘 062552）

1 大数据时代下的档案信息化建设概念

1）大数据时代。根据国际上对大数据的概念界定，大数据是指通过对信息的采集和分析，从大量数据中剥离有价值信息的新型技术架构。大数据首先具有规模大的特征。规模大是指的数据种类多，且数量庞大。因为现有的网络传播途径较广，而数据多掺杂混淆，对于大数据时代下的数据处理能力提出了很高的要求，要求在规模庞大的数据里，找寻到其内在关联的规律。而且由于大数据的价值性和精确度都比较低，单个信息可能提供的信息量微不足道，需要联合海量数据从中提取想要的信息，通过这种方式，淬炼出有价值的信息。

2）大数据时代下档案信息资源的特征。在大数据时代下，各类数据资源结合，在一定时间和空间范围内组成当前的时代信息资源。当然作为信息资源中重要的一环，自然也不例外，具有信息资源的一般特征。从以下四个方面进行分析。（1）种类多，结构复杂。我国由于档案涉及的范围非常广，各行各业都是信息数据的来源，每一个行业的信息数据包罗万象，种类繁多，不仅包括传统的纸质档案，还有现代信息化电子档案。从存储的方式到利用的方式，差异非常大，以至于形成了大量的异构数据。就是这些数据交织在一起，形成了种类繁多的档案信息资源数据。（2）总量大，增长快。我国的档案资源都储存在档案馆里，每一个档案馆的管理资料并不算多，但全国各级各市的档案馆联合在一起，所提供的信息资源总量非常大，而随着时间和环境的不断变化，档案馆所接收的信息资源不断增加，增长速度非常快。（3）价值较高。总体来看，我国的数据信息资源具有总量大，价值密度低的特征，但我国的档案信息资源是经过大数据处理下的结果，资源价值密度高，具有权威性、真实性。能成为档案信息数据的，都必须具备可靠性和真实性，零零散散的数据集中在一起，由于保管期限和归档范围的分割，导致信息资源分到了不同的部门保管，查阅起来比较困难。但档案信息资源的价值依然可以进行充分挖掘，为档案信息化建设提供必要条件。（4）处理速度快。大数据时代下，由于互联网技术和信息化技术飞速发展，处理信息的功能也得到了有效地提升。在大数据时代，档案信息资源同样具备着时效性特点，所以对于档案信息资源的处理有了更高的要求[1]。

2 大数据背景下档案管理工作面临的挑战

1）隐私安全问题。在大数据时代下，网络的发展也带来了众多的隐私与安全问题。网络安全壁垒不够坚固的情况下，很容易发生数据信息泄露的情况，给用户或者组织带来一定的损失。虽然我国现在的网络安全管理技术在发展当中，但在档案管理工作中还有着诸多的不足，必须加强网络安全工作，完善大数据技术在档案管理中的应用，才能更好地保护档案管理信息。

2）缺乏专业人才。当前社会人才后续不足，发展情况跟不上时代发展的需要。当前的档案管理工作对人才有了更高的要求，与传统的档案管理工作不同，现在档案管理对于人才的要求，不仅要具备相应的专业知识，还要具备一定的信息化技术，现在的档案管理工作追求的是多方面的复合型人才。人才是档案管理的核心，所以解决人才问题是下一步工作的重点。另外不仅要引进复合型人才，还要对现有的在职员工进行相关专业培训，提升现在在职人员的专业技能，推进大数据在档案管理工作中的应用。

3）档案管理理念陈旧。在大数据时代下，对档案管理工作的要求越来越高，档案管理工作所包含的内容也越来越复杂。这种情势下，就要求他的管理理念随时更新，以适应当今时代的发展。传统信息管理业务中的数据随时间和环境的变化越来越包罗万象，也就要求档案管理人员及时转变工作理念，运用更先进的技术来处理工作数据，短时间内，工作人员的管理理念还停留在一个比较低的层次，无法及时转换工作管理理念是当今档案信息化建设过程中的一大难题。

3 大数据背景下档案信息化建设面临的机遇

1）海量数据信息。大数据时代下所能获得的数据量庞大，能提供给档案管理工作的数据也越来越多。通过大数据挖掘技术的应用，对当前提供的海量数据所进行处理分析，剥离可供利用和分析的档案信息资源。对将来档案管理工作的有序进行提供了重要保障。

2）增强共享功能。大数据时代下形成了一张信息网，有利于上传档案信息资源的共享。不同答案之间的信息资源上传，通过大数据处理能力对信息资源进行整合，把各级各类档案信息资源系统联系在一起，构成了全新的信息共享系统[2]。

3）扩大存储空间。在大数据时代背景下，档案管理工作涉及海量数据，现有的存储方法已经不能满足数据的需要，而云存储的网络存储方法却可以。尤其是直接面向社会公众档案信息资源的保管，因为种类繁多且数量庞大，利用大数据存储技术再合适不过。不仅能够保存海量数据，就连数据的查阅、抽调也是方便许多。

4 推进大数据背景下档案信息化建设的有效途径

1）建立信息化系统，优化数据收集方式。档案管理工作要建立相应的信息化系统，并切实发挥信息化系统的优势，优化档案数据的收集管理，拓宽收集信息的来源、类别等，强化对档案数据信息的收集能力，提高处理信息数据的工作效率。在面对广阔的信息资源时，加大对零散碎片式信息的收集能力，实现对网络非结构数据信息的收集，进一步满足现在档案管理的需要。

2）创新档案信息化建设思路。若想推进档案信息化建设，可以先从树立创新管理理念开始。结合档案管理部门的实际情况，更新档案信息化建设的观念，提高对构建满足时代发展需要的信息化体系的重视程度。在充分利用大数据技术的前提条件下，对信息资源进行数据挖掘、有效分析等处理工作，实现对档案信息的有效存储、利用，最终形成一个完整的档案信息系统。其次，不管是领导层还是工作人员，都需要创新对档案信息化建设的思路，方便在内部形成利于档案信息化建设的有利环境，推动全员参与和全员管理，更好的推进档案管理信息化建设[3]。

3）构建完善的安全防护体系。为了确保数据在传输和保存过程中的安全，构建完善的安全防护体系必不可少。档案信息管理资源事关用户、社会、国家安全，构建强有力的安全保护体系，对档案信息数据进行有力保护，有利于促进国家发展。通过强化数据的算法加密、档案信息数据使用权限，以及构建完善的信息查阅和使用安全机制，都是加强档案管理安全系数的有效途径。

5 结束语

综上所述，在当今大数据时代下，虽然我国的档案信息化管理还存在着一定的问题，但不可否认，我国的信息化建设近年来改变巨大。开展下一步档案信息化的重点应当放在创新工作思路，改变传统的工作方式上，工作人员要努力配合好大数据的应用，提高档案管理的工作效率，为我国的档案信息化建设添一份力。