大数据背景下教育档案规范化策略探析

刘海蛟

（广饶县教育局，山东 东营 257300）

大数据背景下人们思维与生活模式有了很大改变，将更加高效与便捷的获取信息。在传统教育档案管理模式下，主要为纸质文件，而现在教育档案也涉及光盘、图片以及影音等类型，档案信息越来越丰富，存储方式呈现出多样化特点。大数据为教育档案管理带来了强烈冲击，尤其是资源共享和数据交流等要求更加严格，必须做好档案管理安全工作。基于此档案管理部门要结合教育档案管理现状，适时引入大数据技术，推动工作模式的变革，让教育档案管理工作能够规范化开展，从而真正发挥教育档案的作用与价值。

1 大数据背景下教育档案面临的机遇

在教育档案管理中应用大数据技术，可以为档案工作带来便利，让服务更加高效。第一，大数据将促使教育档案管理更加便利与效率。大数据具备即时性、交互性等特征，在教育档案管理中应用能够保证档案的真实性与可靠性，管理工作也能及时、规范开展，显著减轻档案管理人员的工作压力；第二，大数据让档案服务更加便捷，用户体验显著增加。通过共享教育档案，能够实现异地查档、跨馆服务等，对用户需求与使用历史进行分析后，能够提供个性化和社群化服务；第三，大数据有利于深挖教育档案价值，增强其影响力。借助大数据技术，能够在海量档案中快速挖掘出有价值的内容，达到借鉴经验、汲取教训和提高工作效率的目的。

2 大数据背景下教育档案面临的挑战

大数据将促使教育档案管理模式的创新，但也存在很多不足：第一，技术瓶颈的限制。随着教育档案数据呈海量增长趋势，也增加了档案存储、保管等工作难度，安全风险问题也频繁发生，相比于纸质档案，更容易发生档案数据丢失、泄露以及被篡改等问题；第二，大数据技术的应用为管理队伍造成了巨大挑战。很多档案管理人员个人素质与能力有待提升，掌握的专业技术较少，难以发挥大数据技术在教育档案管理中的最大作用；第三，相关法制有待进一步完善[1]。大数据档案属于新生事物，在管理方式与传统档案的法律法规存在较大差异，也缺少可以遵循的法规，从而为档案的稳定性、安全性带来了更严格的要求，在监督、准入等环节极易发生问题。

3 大数据背景下教育档案规范化策略

3.1 树立新的思维模式

进入大数据时代后，档案管理人员需要转变思想观念，主动提供档案服务，跟上时代发展的脚步，在大数据技术的支持下，实现教育档案管理方式的创新。档案管理人员要加大对教育档案数据资源价值的挖掘力度，提高档案信息资源收集能力、分析能力和整理能力。档案管理部门领导也要尽快树立新的观念，为教育档案工作提供更多支持，要增加资金投入，配置计算机、打印机、复印件、扫描仪和除湿柜等现代化设备，保证大数据的优势得到充分体现[2]。在此背景下，才能推动教育档案管理数字化建设步伐，并以收集数据、分析量化、解析关系、提出方案和优化方案为基础，真正建立起现代化档案管理模式，提高教育档案工作的规范化和科学化水平。

3.2 创新档案管理方法

随着我国教育事业的快速发展，教育档案数据资源也越来越多，类型也更加丰富，除了包含纸质档案以外，也涉及很多图片资料、音频视频等。在教育档案信息收集过程中，需要发挥云平台的作用，实现对档案数据的自动化收集，保证教育档案的收集、整理等工作更加高效。教育档案管理中也要借助云平台的信息处理与计算功能，让各项档案数据资源得到科学的分析与计算，并妥善储存下来。在大数据技术应用中，档案管理人员工作压力也将大大减轻，工作效率将显著提升，为教育档案的规范化管理创造有利条件。档案管理人员也要熟练、正确操作云平台，让已有档案数据资源得到有效分析，并从分析结果出发，及时查漏补缺，最大限度提高档案数据资源信息的利 用率。

3.3 建立大数据档案资源平台

当前教育档案信息资源可以用“海量”一词形容，如果忽视对档案的利用工作，将造成资源被浪费的问题。对此我们要应用大数据档案资源平台，针对教育档案信息资源实现共建共享的目的[3]。目前我国建立有全国开放的档案信息资源共享平台，通过与各级档案馆开放平台完成直连，确保各地教育档案管理资源可以高度的共建共享。为了提升教育档案管理规范化水平，需要将大数据技术与档案信息资源共享平台加大整合力度，让各自的优势充分发挥出来，促使平台功能与服务更加完善。对于实现数字化转化的教育档案，若是未纳入信息资源共享平台中，也必须重点关注这项工作，为大数据档案资源平台发展奠定扎实基础。

3.4 增强主动服务意识

档案管理人员要以大数据技术为基础，深入、全面分析获得的档案资源，确定教育事业发展方向，制定科学的发展规划。要主动对档案资源工作定位进行扩展，转变以往落后的档案管理理念，切实增强档案资源服务意识。第一，档案管理人员应该具备较强的归档意识。由于每天都会产生大量的教育档案，必须对其中有价值的档案进行筛选与归档，才能为今后档案利用创造条件；第二，档案管理部门之间要加强合作，共享教育档案资源，这是教育事业发展的主要方向，避免教育档案被长时间闲置在档案库中；第三，档案管理人员也要具备主动服务的意识，及时向档案利用者提供优质的档案资源，满足其工作要求。

3.5 加强档案安全管理

将大数据技术应用到教育档案管理中，因为网络具备开放性特征，极易发生档案安全风险，从而增加了教育档案工作难度。对档案管理人员来说，必须增强自身的安全防范意识，从教育档案管理工作现状出发，将各项安全管理措施落实到位[4]。为了达到规范化管理教育档案的目的，要采取身份认证的方式，为档案数据资源提供可靠保护，尤其是要采取单点登录的方式，防止出现异地登录的情况，这些解决教育档案资源泄漏的有效手段。档案管理人员需要将数据加密工作做到位，对访问权限作出科学合理的设置，部分重要的教育档案也需要备份，在分类处理后保存好操作日志，实现教育档案资源的充分利用，达到安全、规范管理的要求。

4 结语

总之，随着我国教育事业的飞速发展，教育档案数量也日益增加，档案部门承担着更多的工作任务。为了减轻压力，在教育档案管理中可以应用大数据技术，保证海量信息数据实现高效的处理，让教育档案管理达到规范化要求。在大数据背景下，我们需要充分考虑到教育档案管理中面临的各种机遇与挑战，主动通过大数据完成档案的分析与处理工作，并建立完善的规章制度，促使教育档案收集、整理、存储和利用等工作高效开展。