数字办公环境下事业单位医保档案数字化建设的必要性及有效对策

李亚杰

（红山区医疗保险管理局，内蒙古 赤峰 024000）

1 数字办公环境下事业单位医保档案数字化建设的必要性

1）实现医保档案科学化管理的必然要求。世间万物都是在不断发展变化，医保档案管理工作也不例外。传统纸质化管理模式受管理理念、管理技术等多种因素的影响，具有一定的局限性。为此，必须要进一步将数字信息技术融入到医保档案管理领域，并利用数字技术实现对医保档案信息的有效管理。一方面，加快医保档案数字化建设进程，可以更高效地对线上终端产生的医保数据信息进行系统整合、分析、利用，减少管理过程中存在的漏洞，实现科学化管理的目标。另一方面，加快医保档案数字化建设进程，可以解决传统纸质化管理模式安全性低的问题，有效避免医保档案资源发生物理变化、化学变化，进而保障档案的完整性。

2）减少医保档案管理成本的内在要求。新时期，事业单位在管理好医保档案的同时，也需要思考档案成本问题，实现成本最少与效益最大的有机结合。一方面，加快医保档案数字化建设进程，直接应用档案管理系统等现代信息工具对医保档案进行科学管理，能够减少医保档案所占用的物理空间，缓解纸质档案存储压力。同时，数字类的医保档案无需存储于相应的档案架等硬件设施中，能够进一步帮助事业单位节约成本。另一方面，加快医保档案数字化建设进程，培育档案管理人员的数字化思维，可以降低档案管理难度，缩减不必要的档案管理流程，减少医保档案所占用的人力资源成本。

2 数字办公环境下事业单位医保档案数字化建设中常见的问题

1）医保档案数据库建设滞后。医保档案数据库是存储医保档案资料的核心。事业单位只有建立完善的数据库，才能减少后期的检索查询成本，便于档案管理人员管理好档案。然而，部分事业单位数据库建设滞后，表现在以下几个方面：一是质量控制不达标。部分事业单位没有就医保档案的格式和标准进行明确，导致档案管理人员在立卷归档过程中存在不规范的问题，仍然停留在低层次的档案数字化建设阶段。二是医保档案数据库建设缺乏规划[1]。部分事业单位没有进一步对医保档案进行系统分类，档案管理模式没有朝着智能化、精细化、网络化的方向转型。

2）医保档案开发利用程度较低。一是没有处理好医保档案公开与保密之间的关系。医保档案较为特殊，其与单位秘密、个人隐私息息相关。与此同时，医保档案也具有较大的社会价值、经济价值，是许多业务工作中不可缺少的凭证。上述特性使得部分事业单位在开发利用医保档案的过程中存在较为保守的态度，影响了医保档案价值的发挥。二是医保档案开发利用过程中没有体现用户需求，难以为用户检索、查询提供便利。三是医保档案信息资源共享滞后[2]。典型表现在事业单位与其它业务关联单位之间的数据共享渠道不畅，导致数据收集、更新成本较高。

3）医保档案安全管理问题突出。一方面，部分事业单位没有充分将现代的数字安全技术应用到医保档案管理的各个环节，存在黑客入侵、病毒入侵、程序加密的风险，容易出现档案失真、损毁、灭失的问题。另一方面，部分事业单位没有从事后防控的角度做好安全管理工作。例如，对医保档案没有及时予以备份，一旦计算机以及储存设施出现损毁，档案资源也会随之灭失，难以提升单位整体抗风险的能力[3]。

3 数字办公环境下事业单位医保档案数字化建设的有效对策

1）加快医保档案数据库建设，夯实数字化建设的基础。对医保档案进行数字化加工是互联网环境下档案管理的基础。为此，事业单位要着眼于单位本身的管理现状、利用需求，对医保档案进行数字化转化，并将其录入到医保档案数据当中。一是要严格质量控制，从制度层面明确医保档案数字化转化的格式及其标准。例如，对于电子文件类，可以统一为word或者pdf格式的文件；对于声像类和影像类，可以统一为avi格式。二是要有计划、有步骤地建设医保档案数据库，激活医保档案潜在的价值，不断充实事业单位的数字信息资源。为此，事业单位可以按照形成部门、业务类型为分类依据，在数据库下端设立子数据库，为后期的查询、检索创造有利条件。

2）探索建立移动档案库，发挥医保档案的价值。随着多媒体技术、信息技术的进一步发展，档案用户对医保信息的需求趋向于个性化、便捷化、智能化、泛在化。为此，事业单位要进一步利用好微信公众号、单位网站等平台，建立移动档案库。一是要处理好医保档案公开与保密之间的关系。要严格按照法律法规、政策文件、规章制度，在网络终端开设档案查询窗口，满足相关主体查询医保档案的需求[4]。二是要探索应用新型的信息技术，为档案用户提供全面的移动阅览服务，满足档案用户在智能手机等智能电子设备上的查档、用档需求。三是要加快信息资源共享。事业单位要进一步与医疗卫生行政部门、医院等业务相关单位的联系，打造数据共享模型，实现医保信息资源一站式更新、调取、查阅的目标。

3）重视医保档案安全管理，解决档案数字化建设的安全问题。作为双刃剑，信息技术虽然为事业单位提供了科学的管理工具，但也使得事业单位面临安全管理的问题。为此，医院必须要充分重视安全建设，保障医保档案的完整性、真实性以及准确性。一是要做好事前防控工作。一方面，事业单位要充分利用杀毒软件、防火墙等工具对档案管理系统、计算机、档案存储介质进行安全管理。有条件的事业单位还可以通过内外网隔离的方式对医保档案资源进行管理，进一步减少安全风险。另一方面，事业单位要明确医保档案数据库、档案管理系统的访问权限，留存相关的访问记录，便于后期查询。二是要做好事后防控工作。事业单位要进一步应用云储存工具对医保档案进行备份，提升单位整体的抗风险能力和灾后数据恢复能力，打造全方位的安全管理体系。

4 结束语

总而言之，实现医保档案数字化管理与数字化服务是新时代事业单位档案管理工作的重要方向。只有真正将信息技术融入其中，建立多途径、多样化、广覆盖的医保档案管理体系，构建智慧档案服务模式，才能最大限度地满足档案管理人员的现实需求。具体而言，一是要加快医保档案数据库建设，夯实数字化建设的基础；二是要探索建立移动档案库，发挥医保档案的价值；三是要重视医保档案安全管理，解决档案数字化建设的安全问题。相信在事业单位档案管理人员的切实努力下，事业单位能够更好地适应新模式、新业态、新技术对医保档案管理工作的影响和要求，不断创新出适合单位本身的档案管理模式。