业务档案智能管理的特点与智能服务模式分析

朱新宇

（内蒙古赤峰市敖汉旗政务服务中心，内蒙古 赤峰 024300）

旗县各部门的业务档案在政务服务过程发挥着越来越重要的作用，如基建工程、不动产登记档案等记录了工程建设和不动产登记的全过程，是工程项目管理过程、工程实体现实面貌和房屋买卖的真实反映，其本身具有比业务实体更长久的寿命，对各部门业务档案资料进行控制管理，就是对整个工作流程产生的所有文件的控制过程。建立、健全规范、准确的业务档案是后期工作开展的重要凭据。因此对于为政务服务提供保障的业务档案的建立、完善与管理提出了更高的要求。

1 档案移动服务的特点

由于档案移动服务不拘泥于场地、空间的限制，不需要用户亲临档案馆，而是通过移动智能终端就能够自主选择服务，因此档案移动服务的灵活性较高。档案用户通过微信公众号、档案馆微博订阅推送，或是阅览档案馆APP发布的档案在线杂志、馆内公告，或是浏览档案网站，均可以获取全媒体形式的档案信息。随着信息网络技术的快速发展，手机已经成为个人生活的必备品，公众几乎每时每刻都在使用手机，因此通过手机提供的档案移动服务，已经不再受到时空的限制，也不再受到人工的限制。只要用户对档案有需求，就可以通过手机及时获取。移动智能终端能够在无线通信网络的协助下进行高效的信息传播，实现平台与用户在时间上的无缝对接，能够最大化地发挥档案的社会价值。

2 档案管理工作的不足之处

1）流程意识不强，程序控制不到位。部分单位在业务工作开展过程中，没有将档案管理工作放在高位，纳入工作计划和工作程序中，没有在办理业务过程中将档案管理落于实处，不能紧扣业务流程各个环节，重工作实施与进度，轻视业务档案搜集与管理，无法及时按照程序参与、监控业务全过程的实施，在业务后期被动地接收移交相关资料，导致业务档案管理与业务实施过程脱节。

2）管理意识淡薄，工作进程滞后。档案管理现代化不仅仅体现工作载体的先进性，同时，对管理人员的管理意识、责任意识也提出了严格标准。但是，受到传统思想观念的影响，部分档案管理人员认为档案工作无关紧要，既不会产生经济效益，也不会给单位造成经济损失，因此，在这种心理的驱使下，常常将个人负面情绪带到实际工作当中，使档案管理工作进程严重滞后，给各项工作的顺畅衔接造成恶劣影响。另外，虽然各单位建立了档案信息管理系统，但是，一些管理人员依然沿用过去的工作模式，以至于档案信息管理系统的升级速度缓慢，进而埋下了重大的安全隐患，档案信息的丢失现象屡屡发生。

3 智能服务模式

1）短信服务。短信是最早出现的公共移动服务的模式，是在手机普及之初的基本信息传输方式，在早期受到各信息服务机构的青睐。随着移动互联技术的进一步发展及移动网络的速度进一步提升，许多应用都相继推出能够替代短信的功能模块，但时至今日短信依然无法被替代，因其本身是每部手机的内置功能，且应用范围更广，技术手段要求更低，并且短信的接收方式决定了它不受到设备状态的影响，即便关机或欠费，在设备状态正常后都能收到短信，能够保证重要服务信息的接收及存储。档案移动服务的短信模式最早源于数字档案馆的建设过程之中，档案短信服务主要有信息定制与推送两种形式，分别采取交互式和下行式服务。信息定制是指档案用户基于移动智能终端以既定的信息指令号码向档案馆发送服务请求，服务内容完全取决于用户信息偏好和需要。

2）创新服务模式，彰显档案价值。档案现代化管理模式的建立给档案需求人员与管理人员提供诸多便捷服务，基于现代化管理理念，档案管理人员应当在工作当中不断创新服务模式，借助于先进的信息技术为档案需求者提供更加优质高效的服务。比如可以利用QQ、微信等社交软件，为档案需求者讲解档案信息管理系统的操作功能，介绍操作界面的相关内容，传授检索档案资料的快捷方式，使档案需求者对档案信息管理系统产生更加深刻的认知与了解。另外，为了体现档案资料的实际利用价值，档案管理人员应当及时对纸质档案资料进行整理、归类、录入、处理，制作成信息系统能够识别的文字档案或者图片档案，这样，档案需求者能够第一时间浏览到所需的资料信息，为各项工作的正常开展提供精准的第一手参考资料。

3）加强档案管理与动态同步。调整动态档案管理的方法，做到档案管理与动态同步，注重档案管理的服务。从业务开展的动态性来看，虽然给档案管理带来了很大的困难，但也带来了一定的机遇。档案管理的过程中，必须要时刻关注内、外部变化，及时调整管理思路和管理对角，实现档案管理与动态同步。要加强档案管理专业人员的培养与吸收，使工作人员能够从专业的角度进行重点业务档案管理。要强调业务资料的追踪和收集，根据每项业务开展过程中的变化，以及业务的最终结果进行科学管理，确保归档资料的完整、系统。

4）建设档案移动服务平台。在进行档案移动服务平台建设过程中，要注重资源共享功能的建设，首先是部门档案资源共享通道的打造，部门资源共享能够扩充档案资源，更好满足用户在档案移动服务平台中利用档案资源的体验；还能够通过不同部门资源共享，满足偏远或贫困地区档案机构的用档需求，从一定程度上解决区域间档案数字资源分配不均的问题，缩小“数字鸿沟”。其次是个人及第三方提供的档案资源，传统的方式包括捐赠、购买等，如通过移动服务平台开通的共享功能进行捐赠和购买，将进一步提升档案资源整合的效率，打破区域时间的限制，降低资源整合的成本。除功能建设之外，还要创新档案移动服务的理念，使得档案移动服务更加开放，将协同合作的理念引入档案移动服务平台的建设之中，为政务服务提供切实便利。在场馆建设方面，图书馆和博物馆在移动技术和场馆服务理念方面，超前于档案馆，因此在档案移动服务平台的建设过程中，应当吸取其他公共文化机构的经验，如聚合内容服务、增强实境服务在场馆展览等领域的应用。同博物馆、图书馆、美术馆等公共文化机构开展移动服务的合作交流，共同建设服务平台；与此同时，还可以与社会第三方的文化机构开展合作，拓展和优化档案移动服务平台建设，实现档案移动服务的多元化和社会化。

4 结束语

目前档案移动服务较为单一，多为传统业务的延伸。因此，需要加强新一代信息网络技术与档案移动服务的综合应用研究，分析档案移动服务的特点，拓展档案移动服务的模式，创新档案移动服务的思路，提升档案移动服务水平，满足档案用户尤其是政务服务对象多元化的信息需求。