浅谈企业档案工作改革新思路

王晓梅

（国能包神铁路集团有限责任公司运输服务分公司，内蒙古 鄂尔多斯 017000）

档案资源是企业开展各项活动的真实记录，也是落实经营、管理工作的重要基础，在调整企业发展战略、提高企业核心竞争力而言具有不可替代的作用。尤其新时期背景下，各行各业面临的市场竞争压力与日俱增，档案管理作为企业管理中的重要组成部分，其重要性也越来越突出[1]。然而，由于部分企业在档案管理过程中仍然存在意识薄弱、制度缺乏、信息化水平低等问题，导致档案管理水平不尽人意。所以，想要切实解决以上问题，就要积极探索档案工作改革思路，深入挖掘企业档案的潜在价值，有效提高档案资源利用率。

1 企业档案工作改革的必要性

档案是记录企业生产、经营、管理、科研等活动的真实信息，也是企业创新改革发展的无形资产，做好企业档案管理工作，是提高企业核心竞争力的基础性工作。众所周知，企业档案管理工作是一项系统性工作，是从档案信息形成、到归纳整理、再到保管和利用的全过程质量管理工作。新经济时代背景下，企业档案管理工作涉及企业发展的方方面面。例如：企业在市场经济中签订的协议合同、提供的售后服务等均属于档案资源中的重要组成部分，这些档案资源在企业与其他方发生经济纠纷时，可以作为法律裁决的主要依据[2]，由此可见，做好档案管理工作，是维护企业经济效益的有效措施，而想要实现这一目标，就要强化档案资源收集和管理力度，保证档案资源安全、有效，积极寻求企业改革档案管理新思路。

另外，企业创新和改革档案管理工作，也是推动企业经济多层次发展的有效措施。具体来说，新时期背景下，企业想要实现稳定发展目标，就要不断扩大收入，改善以往单一计划经济指导的发展模式。例如：现阶段部分企业为了扩大经营规模，成立了多种类型的总公司和总公司，这些公司经济户头与法人代表完全独立，能够直接面向社会承揽工程项目，在经营发展过程中会形成大量档案资源，在企业档案管理过程中，是否需要约束新派生部门成为现阶段面临的重要问题之一[3]。而通过改革档案管理工作思路，构建健全的档案资源管理制度，编制完善的质量职能手册和岗位工作标准，有利于为企业档案管理工作顺利实施奠定良好基础，在一定程度上强化了档案机构职能。

2 企业档案工作存在的问题

2.1 档案观念滞后，没有充分认识到档案价值

现阶段，部分企业档案管理工作人员，甚至少数高级管理人员仍然存在档案管理意识薄弱、观念落后问题，导致企业档案管理效率不高。具体来说，这些档案管理人员在思想方面仍然停留在“档案是历史记录和保密材料”、“只要保证档案资源不丢失、不遗漏即可”层面上，这也使得档案管理工作只注重信息资源的安全性和私密性，没有充分发挥其对企业经营发展的价值和作用。尤其新时期背景下，企业档案资源不再以纸质档案为主，还涉及大量电子档案，构建数字化档案管理平台，已经成为企业档案管理工作的必然趋势。

2.2 企业档案管理组织结构扁平化

新时期背景下，经济市场竞争压力与日俱增，部分企业在改革创新过程中为了提高企业运转效率，不断精简内部机构，削弱管理层次，将档案管理组织与其他组织合并在一起，这也使得部分企业档案管理组织结构越来越扁平化，导致管理组织无法充分发挥自身职能。甚至一些企业直接撤销档案管理部门，导致档案管理工作在企业管理中的地位日渐下降，不仅降低了管理人员工作积极性，还制约了企业健康发展。因此，在全新形势下，企业需要充分认识到档案管理工作对企业发展的作用和价值，并对其进行重新定位，从而促进企业持续发展。

2.3 档案管理工作信息化水平较低

随着科学技术不断发展，越来越多的企业认识到了信息化建设的重要性，并在创新改革过程中构建了信息自动化管理系统、客户关系管理系统、企业资源管理系统等应用系统，在一定程度上推动了企业信息化发展进程，这也使得企业在发展过程中形成了大量数字化信息资源，为企业以往以“实体保管”为主的档案管理模式带来巨大冲击。由于企业在档案管理方面没有进一步改革升级，导致企业电子档案始终处于“游离”状态，不仅无法保证电子档案资源的安全性和可靠性，还不能为企业决策和发展提供准确依据[4]。

2.4 企业档案资源分散，无法为企业提供综合服务

随着经济市场竞争压力的与日俱增，越来越多的企业通过扩大自身发展规模或与其他企业合并单方式提高经济效益，这也使得经济市场涌现出了大量集团公司或大型公司，这些公司的下属机构或者分公司具有独立的经济户头与法人代表，在经营发展过程中为了自身方便，不愿向总公司或者集团公司提交档案[5]。虽然自20世纪80年代就有人提出实施图书情报档案一体化管理理念，但发展至今仍然没有得到实质性进展。尽管一些企业尝试将档案组织与图书情报机构相融合，并构建信息中心，但在实际落实过程中也紧通留在机构合并层面，没有有效整合图书、档案以及情报等档案信息，无法为企业发展提供集成性、综合性、系统性服务。

3 企业档案工作改革新思路

在新时期背景下，仅对企业档案管理工作进行细微调整，已经无法充分满足企业发展需求，只有从根源上创新改革，才能够促进企业更好地适应社会发展环境。众所周知，所以改革实践都要建立在先进思想和理论指导基础上实现。新形势下，企业需要将知识管理思想作为指导企业档案管理工作改革的理论。

3.1 以知识管理思想为指导

3.1.1 知识管理模式发展进程

当前，人类社会已经逐渐步入知识经济时代，所谓经济知识时代，是与工业、农业经济相对应的一个全新概念，是在知识与信息基础上进行生产、分配和使用的经济，属于一种全新形态的经济体系。而新的经济体系，必然需要构建一套与之相对应的管理模式、管理理念以及管理方法。在知识经济时代背景下，知识成为衡量一个国家、一个民族、一个企业的重要含量资源，而知识创新，则是衡量国家、民族和企业发展实力的重要指标，为了保证企业能够更好地顺应知识经济时代发展需求，需要企业以知识管理思想为指导，开展企业各项经营管理工作。

随着经济全球一体化不断深入，知识管理革命浪潮在各个国家兴起。部分西方先进国家企业早在1998年就已经实施了知识管理体系。而我国相对于发达国家而言起步较晚，截止至2002年才开始引进并实施知识管理战略，其中包括北大方正、海尔集团、清华紫光等高科技企业。

3.1.2 知识管理内涵

企业实施知识管理战略，就是通过收集、整理企业内外部信息和知识，提高信息知识利用率，同时通过知识共享，鼓励知识创新，全面提高企业应变能力和核心竞争力。具体来说，企业知识管理思想包括以下几点：第一，企业不仅能够运用知识，还能够创造知识，在新形势下，企业需要不断结合客户需求为客户提供知识产品或知识服务。第二，知识作为企业核心战略资源，在提高企业核心竞争力方面发挥重要作用，所以企业需要重视知识资源的开发、管理、利用水平，避免企业知识流失[6]。第三，企业需要通过共享知识，实现知识创新、知识增值这一目标，所以想要提高知识资源利用率，需要构建健全的共享机制，第四，知识创新能力是衡量一个企业发展水平的重要指标，企业需要构建鼓励知识创新机制。

3.1.3 将知识资源管理作为知识管理工作基础

知识管理涉及内容广泛，包括知识资源、知识技术、知识员工等多个管理层面，其中知识资源管理主要是识别、收集、整理企业知识，有效提高知识资源利用率，为知识管理点的良好基础，知识技术管理则是对充分利用知识挖掘技术、数据仓库等现代化技术，为知识管理提供技术支撑，而知识员工管理则是侧重于激发员工工作积极性创造性和自主能动性，鼓励员工为企业创造更多价值，为企业发展提供人才保障。可以看出，知识管理是一项系统性工作，知识资源管理则是所有工作开展的基础和前提。

3.2 企业档案管理与知识管理之间的关系

3.2.1 企业档案是企业知识资源重点重要组成部分

企业在经营发展过程中形成的档案资源和文件，能够清晰、真实地反映企业各项活动的内容、体会、经验及教训，属于企业较为重要的显性知识资源。企业显性知识可以从两个层面进行深入分析：第一，企业内部形成的档案信息。第二，企业外部收集的情报、图书等信息。前者属于企业特有知识，具有隐秘性特点，其他企业无法获取。后者属于公开知识，能够为所有企业所用。由此可见，企业中产生的档案资源和文件信息，是提高企业核心竞争力、调整企业发展战略的重要知识资源，那么企业档案管理，实际上也是知识资源管理的一个过程。

3.2.2 将知识资源管理作为企业档案管理的发展方向

首先，上文提到，企业档案资源是知识资源中的重要组成部分，所以将知识资源管理作为企业档案管理发展方向具有一定现实意义。另外，21世纪，越来越多的企业在经营发展中采用知识管理模式，所以将知识资源管理作为发展方向成为企业档案管理的必然选择。知识资源管理是一项系统性工程，需要从简到繁、循序渐进的开展。现阶段，众多企业在档案管理过程中已经构建了良好框架，甚至部分企业已经开始实施数字化档案管理模式，所以，以知识资源档案管理为基础开展档案管理工作具有重要意义。

3.3 构建完善的知识资源管理平台

3.3.1 知识资源管理平台的主要功能

构建知识资源管理平台，是为企业档案管理奠定基础的重要前提。该平台能够为企业档案、信息、知识提供加工、储存、收集、共享等一系列服务。企业员工可以在网络范围内随时随地通过平台获取档案资源，如此不仅能够提高档案资源利用率，还能够强化企业经营管理水平和综合生产效率[7]。

3.3.2 知识资源管理平台的主要结构

知识资源管理平台可以分为三个结构，分别为知识资源库、知识资源整合系统以及知识资源服务系统。其中知识资源库是用于储存企业档案、信息、知识的数据库，包括企业内部形成的文件、档案等显性知识，企业外部收集、购买而来的显性知识，以及企业工作人员在长期工作积累中形成的经验、技巧、诀窍以及企业精神文化等隐性知识。另外，隐性知识需要通过完善的制度和现代化技术将其转化为文件、档案等形式，使其成为显性知识，并纳入知识资源库。知识资源整合系统则是为企业收集各种知识和信息奠定基础，并将信息和知识进行加工处理，转化为统一格式，使其形成系统化档案资源，而后将整理后的档案资源存入知识资源库。而知识资源服务系统的主要功能是为企业知识资源库中的各种知识、信息提供便捷数据出口，同时接受知识资源服务反馈信息。

3.4 设置档案管理机构

企业想要充分发挥知识资源管理平台的作用和功能，就要设置专门的机构对平台进行负责，在机构设置过程中，可以结合企业发展现状、内部管理体制、企业经营类型等因素进行分析，选择不同类型的机构。常见的管理机构有以下几种：第一，企业档案管理机构，主要对企业形成的各类档案信息进行管理[8]。第二，企业情报、档案、图书一体化管理机构，主要对企业情报信息、档案信息、图书资源进行统一管理。第三，企业知识资源管理机构，该机构是建立在企业传统档案机构基础上发展而来的。其既能够成为企业下的单独二级机构，也可以挂靠在总经理办公室下，具有综合性、协调性、专业性等多种优势。

3.5 提高档案资源管理人员综合素质

企业实施知识资源管理模式后，原有的档案管理人员也在原有管理者身份上增加了知识提供者身份。这也在一定程度上改变了企业档案管理工作内容、性质以及方式，同时对档案管理人员专业能力和综合素质提出更好要求，不仅需要管理人员具备丰富的管理经验和较高的责任意识，还要全面提高其信息化水平。为了实现这一需求，企业需要加大管理人员培训力度，通过日常培训、定期培训等方式，面向管理人员灌输现代化知识资源管理方法，全面提高管理人员专业水平。与此同时，企业还应通过定期或不定期方式总结档案管理工作经验，找到以往档案管理工作中存在的不足之处，并针对性采取措施解决。从而提高管理人员专业水平和创新能力，为档案管理顺利实施奠定良好基础。

4 结束语

综上所述，新时期背景下，企业需要以知识资源管理为核心开展档案管理工作，有效克服传统档案管理中存在的问题和不足，同时为档案管理工作开拓更加广阔的空间。全面提高档案资源利用率，为企业决策、发展奠定李娜好基础，从而提高企业核心竞争力，促进企业健康发展。