医院办公室档案管理规范化的对策

林 森

（栖霞市结核病防治所，山东 栖霞 265300）

办公室档案管理是医院职能部门的一项日常工作，它对于医院的发展与成绩可以进行有效的记录，医院在发展的过程中可以借鉴医院档案内容，科学合理地制定相应政策。医院档案作为医学知识的结晶，是未来医学发展的重要依据，对我国医疗工作的开展起着举足轻重的作用。因此只有将医院办公室档案进行规范化的管理，才能使这一重要的资源应用于医院的发展和我国医学的进步。

1 什么是医院办公室档案管理

我国历史悠久，早在几千年前医学事业就得以发展，目前我国较多的医疗经验，都得益于千年前的医学记录，它作为我国医院档案管理理念的开端，为我国医院办公室档案工作打好了坚实的基础。现代的医院办公室档案工作不仅包含了接诊、检查、诊断、确诊、治疗等过程，还包含了医院的日常工作、人员调动、人才培养、人才贡献、财务管理等内容。因此医院办公室档案工作如果能做到规范化管理，对于医院的发展建设有着极其重要的价值。

2 医院办公室档案管理现状

办公室档案管理工作是医院良好运行的重要依据，对医院工作的开展具有较重要的作用，它记录了医院的日常工作和患者的信息，良好的办公室档案管理工作，对医院的日常管理工作有着重要的影响。目前，我国各城市的医院档案管理工作还存在较多不规范的问题。

1）医院档案管理缺乏专业性的人才。通过调查研究发现，目前我国办公室档案管理工作，或多或少的都存在一定的问题，在管理方面尤为混乱。最主要的原因为是缺乏相关的档案管理专业人才。医院办公室档案管理工作在外行人看来工作内容简单，其实档案管理具有一定的复杂性。在实际的工作当中，档案管理必须根据相关的规章制度，落实相应档案管理工作人员的职责。在我国多数医院中，绝大部分档案管理人员，目前对于规范化的医院办公室档案管理工作还相对陌生，由于思想守旧，还是希望通过传统的方式记录医院办公室档案，对于医院档案管理的规范化热情还有待提高。

2）只重视病例档案管理，忽视其它档案。我国医院都本着以病人为中心，全心全意为病人服务的理念。因此在医院办公室档案中，主要以病人的病例为主，以便于帮助患者日后查询，可能忽视了其它方面的档案管理工作，例如：很多医院就忽视行政管理和人才贡献等相关档案的管理。

3）医院办公室档案管理工作有所欠缺。医院是我国民生工程的重要组成部分，同时相比于其它机构，具有自身的特殊性。由于涉及的工作具有极强的专业性，因此其档案的形式也相对复杂，并且不同的档案也应该具有不同的保管形式。由于我国部分医院并没有健全的档案管理体系，诸多档案没有专业的分类，对于医院未来良好的发展，存在一定制约。

4）医院办公室档案管理的设备相对落后。随着我国经济的快速发展和科学技术不断的进步，档案管理方法也得到了前所未有的改变。但是目前很多医院由于理念的束缚，对于先进设备和理念的引用有所排斥，导致档案管理设备相对落后。许多医院也存在资金不足、空间不足等许多困难。目前一些医院在计算机网络的时代下，还存在以手工方式统计办公室档案的方法，不仅效率低下，也不利于相关资料的保存，对后期资料的查找也提出了较多问题，对医院的发展极为不利。

3 医院办公室档案管理规范化执行的策略

1）传统医院档案的利用。在我国以前的档案管理中，由于缺少科技的支持，只能采用传统的纸质方式进行档案管理工作。纸质档案由于其本身的特性，很难保存较长的时间，又由于资料众多，因此对医院办公室档案管理提出了一定的难度。当前可以采用更加先进的技术进行档案管理工作，医院档案管理相关工作人员，可以通过总结整理，把传统的纸质档案转化为电子档案，这样不仅有利于档案的保存，同时也便于今后档案资料的分类、整理和归档。通过简单的方法就可以整理出重要的医学资料，不仅有利于医学技术的发展，同时也有利于医院办公室档案管理的规范化。

2）完善医院办公室档案管理的统一性。在我国医院的发展中，存在较多档案管理不合理的现象。传统的医院办公室档案管理工作并没有一个统一的管理方法，很多医院的各科室都采用自行保管本科室档案的方式，还有一些医院将患者的档案统一存储，而其他档案却分开管理，并没有形成一个统一的档案管理方式。因此医院办公室在进行档案管理时，不仅要重视患者的档案，对于医院的其它档案也要建立完善的管理方式，只有这样才能最大限度地满足现代医院档案管理的统一性。

3）通过现代化的方式是医院办公室档案管理规范化。传统的纸质资料管理方式，在一定程度上可以保证档案管理的完整性，但是在现阶段却出现了较多的问题，它不能够保证档案存储的长效性，也不能保证档案的安全性。传统的档案很容易被人篡改，并且在查找档案资料上也不便利，极大增加了档案管理人员的工作强度。目前多数医院已经采用了数字化的档案管理模式，它可以极大的节省档案存储空间，同时对于档案的整理、分类、查询具有极大的优势，减少了档案管理人员的工作量，提高了工作效率。传统的纸质文档也可以转变为电子文档，使得医院办公室的档案管理更加规范。

4）增强档案管理人员业务水平。医院办公室档案管理人员需要较强的综合素质，要求工作人员不仅要懂的相关医学知识，同时还要掌握相关档案管理的内容。因此只有具有综合知识结构的人员才能使档案管理工作顺利进行。因此医院要加大资金支持，培养现有的档案从业人员。同时也要加大力度招聘有相关资质的档案管理人员。

5）现代化档案管理意识的培养。医院相关领导也要意识到现代化档案管理工作，对于医院发展的重要性。将医院从原来单纯的治病救人的模式转变到促进医疗水平发展的集合体，不断增加医院的社会效益。同时要增大医院档案管理硬件设备的资金投入，增加医院在社会中的竞争能力。

4 结束语

随着时代的发展、科学技术的进步，办公室档案管理规范化在医院的日常工作中，起着越来越重要的作用。现代科技下的医院档案，完全抛弃了原来传统的方式，让档案管理方式也真正做到高效、专业。随着互联网的深入，医院工作人员可以高效办公，通过内部网络就可以快速、便捷地提取医疗档案信息。为了便于发展，对于未开展实施医院档案规范化的医疗机构，也必须加快步伐，紧跟时代的潮流，为推动医院办公室档案规范化管理，加强我国基本医疗能力，贡献自己的力量。