民政局档案管理中的城市低保档案管理策略分析

解 帅

（河北省沧州市泊头市民政局，河北 沧州 062150）

城市低保审核需要对低保信息开展调查，全面核查低保申请人家庭情况，并对资料进行整理、提交，审批完成后上报给民政局进行审批，完成所有工作后建档保存，目前城市低保档案管理还存在较多不足之处，想要做好低保档案管理工作就要重视协调工作，并优化管理流程，结合低保变化特点制定针对性解决策略。

1 城市低保档案管理现状

首先是材料收集不够齐全，城市低保的审批程序复杂，使得低保档案呈现多层面性，每一个低保户的档案形成都需要居委会、民政部门等的配合，但目前城市低保材料大多存放于区民政局，居委会并未将形成的材料进行归档，区民政局也并未及时将所归档材料情况进行反馈，致使各个部门的低保档案材料收集不全面。其次是审核存在不足，通常城市低保的审核标准以经济收入为基础，由于社会经济的多元化发展使得很多家庭具有隐性收入，难以开展评估，致使在审核过程中存在错报情况。例如：某些家庭虽然固定收入比较低，却具有较高的隐性收入，综合经济水平较高，但由于隐性收入并未进行精准评估，致使这些家庭获得低保资格占用低保名额，而综合经济水平较低的家庭却失去了低保名额。最后低保档案并未开展动态化管理，目前很多地区的城市低保档案缺乏动态化管理及分类管理，各个家庭成员和成员的收入情况会不断的产生变化，如果不及时进行统计开展动态化管理，就难以将这些变化融入低保审核中，带来诸多不便，而且低保审核作为一项系统性、长期性工作，不能及时更新档案就会降低低保工作的实用性[1]。

2 民政局档案管理中城市低保档案管理策略

1）营造良好氛围，强化基础设施建设。首先城市低保档案管理作为民生档案管理的重要组成部分，也是政府开展困难人群援助工作的重要依据，而低保档案管理工作却不被人们熟识，需要相关政府利用多样化宣传手段加强宣传，使社会公众可以真正意识到低保的重要性，明确低保档案管理有助于维护群众的合法权益，是充分体现党对民生关注的工作，并调动各级政府对低保档案管理的积极性，缓解专业人才匮乏、业务水平不高等问题，营造良好的档案管理环境，提高管理条件。其次在进行城市低保档案管理时要重视贫困居民收入调查、协查联签等档案的建立，结合城市实际情况制定文书档案，完善收发记录、案卷解读等体制，监督各类体制的落实，要遵循各个级别管理原则完善低保档案台账，为开展城市低保档案动态化管理奠定基础。各个市区街道也要构建相应低保档案，做到情况明、对象清、资料全，将低保申请人的状况列入档案中，对本地区的低保数据进行整合与分析，完善城市低保数据，利用档案凭证开展低保户申请审批各项工作，避免出现虚假信息。最后要实现低保档案管理的规范化，低保档案需要经过街道办事处、民政部门等的受理审查，经过各个程序形成文件资料，规范化管理是推动低保工作顺利开展的基础。低保档案管理包括分级管理以及日常管理，其中分级管理涵盖低保户提出申请、填写保障审批表、提交相关证明等，经过街道、民政部门的审核与联审联批，明确通过对象，民政局需要将花名册进行分类统计，并进行临时抽查，通过对低保档案的规范化管理，能够保障其他工作的顺利开展。日常管理是指在审批完低保材料后，落实一户一号制度，结合实际情况进行低保金增发、减发，对低保家庭的收入证明审核材料等进行归档，并及时进行更新，要求对全部低保对象进行建档统一标准，保障管理工作的井然有序开展[2]。

2）完善管理制度，重视监督管理。城市低保档案管理工作开展需要以管理制度为基础。首先要建立与完善材料收集制度，低保档案收集要由相关民政部门、居委会等机构进行，通常居委会的收集范围包括申请书、群众举报册等，要对申请低保的家庭进行分类登记，相关街道办事处要收集低保家庭收入证明、领取金签字表以及其他相关文件等，而民政部门要收集待遇申请审批表、复审证明、低保金停发通知书以及抽检登记册等等。其次要建立与完善档案归档制度，民政局要结合实际需求完善档案归档制度，优化资源配置，实现分户管理，并对档案文件进行排列编号、目录填写，实现分类排序，提高低保档案的利用效率。在编制档案时要建立管理目录检索体系，保证一户一档，为了提高档案管理的质量，要对低保资料进行专门管理，如果低保户停保要及时确定档案保管有效期，在完成审查和审批活动后进行销毁。再次，要建立与完善档案使用制度，要有使用登记册，记录使用者及使用原因，保障档案的保密性。最后要建立与完善电子备案制度，落实纸质归档与电子归档双轨管理制度，并利用计算机技术对业务性数据资料进行归档管理，配备档案现代化管理基础设备，保障信息管理系统的稳定运行，为开展信息化管理奠定基础。另外，要坚持公平公开原则，对档案进行监督管理，严格控制审批过程，避免出现不实数据，利用全社会力量进行透明化监督管理。例如：开展入户调查，对低保户进行现场询问、暗访等，审核申报对象所递交经济收入材料的真实性，发挥监督管理效应，提高低保档案管理质量。

3）强化基础工作管理与信息化管理。做好基础工作是提高低保档案管理质量的保障，城市低保档案管理基础工作涵盖档案收集、整理、保管、利用等等，低保档案要真实地反映出低保对象基本情况，能够作为低保资金发放的依据。其中档案的保管要以户为单元，并不对外开放，仅供机关单位查阅，一旦有其他部门想要借阅需要经过审批同意，否则不允许对外公开，如若低保户需要查阅需要出示身份证及低保材料，并且保证只借阅翻看自己的档案。

信息化管理是结合低保户特点构建相关数据库，建立档案目录、贫困情况目录以及低保金发放目录等模块，在不同的信息库内储存不同内容，利用微机检索提高服务效率，对于城市低保居民来讲，并不是进入低保档案管理后就永远享受低保待遇，需要民政局利用现代化信息技术以及人力资源保障行政等部门的信息系统，及时对申请者以及低保对象收入情况进行审查，加强行政立法，社会保障部门要对实际工资水平较低的家庭出示证明，对无业低保人员开展技能培训，相关金融部门也要配合民政局开展存款、交易情况调查，出示电子凭证，促使民政部门不断完善低保档案内容。审查出困难程度缓解的低保家庭要及时进行数据变更，电子资料要及时修订，并把保障对象的补助水平变动全部归档立卷，利用信息化管理明确专款资金动向，做到专款专用，避免出现私自挪用救济金的现象，充分发挥出低保档案管理的作用。另外，为了做好城市低保档案管理工作要加强人才培养，打造一支具有较强知识技能以及综合素养的人才队伍，及时了解国家下发的低保政策，创新管理方法，提高管理效率[3]。

3 结论

总而言之，我国的城市低保档案管理还存在较多不足之处，需要加以优化，民政局要营造良好氛围，强化基础设施建设，完善管理制度，重视监督管理，开展动态化与信息化管理，提高档案管理质量，促进低保档案管理向着科学化、规范化方向发展。