试论事业单位档案工作中的人性化管理

李晓叶

（山西省大同市现代教育发展中心，山西 大同 037047）

档案资料是非常重要的社会性资源，特别是事业单位所保存的档案信息，往往涉及重要的社会事项，具有极其可观的参考价值，因此如何做好事业单位的档案管理工作就成为人们关注和重视的重要课题。随着事业单位档案工作的进步，人们的档案管理思路越来越清晰、档案管理方面的措施越来越切合实际，一种以人为本的管理思想逐渐成型并快速推广和普及，改变了传统事业单位档案工作模式。但在具体举措方面，人性化管理模式仍然不够成熟，对事业单位档案工作中的人性化管理措施进行研究势在必行。

1 改变管理方式

过去的档案工作模式下，档案管理工作的应有价值始终无法发挥出来，档案信息和资源未能得到合理应用，人们对档案工作的重视程度也因此得不到提升，给事业单位档案工作效率带来了一定的负面影响。在过去的管理模式下，人们对档案管理的理解和思路与现在截然不同，很多人认为档案管理就是对档案资料进行保存，却忽略了档案信息本身的应用价值，管理方式僵化死板，与新时期事业单位档案人性化管理要求格格不入。为了实现人性化档案管理目标，事业单位的档案管理人员应以为人民服务为原则，对人民群众档案信息需求进行研究和分析，根据人民群众对档案工作的期待值，调整管理工作方式，使档案管理工作在新时期发挥新作用。换而言之，就是要提升档案管理人员对档案管理的理解程度，尽快转变档案管理工作方法，建立以服务为基础的管理体系，根据事业单位实际情况，重构档案资料分类管理方法，完成档案资料分类处理工作，根据档案信息内容新建或合并传统档案分类，提升人性化管理的效率。

2 细分管理种类

相比于企业的档案管理而言，事业单位的档案管理显然更加复杂，其涉及多种多样的档案资料种类，档案管理人员需要根据实际情况对档案信息进行分析和处理，使之更加简单、更加清晰，并保证档案时间的准确性，从而为有需要的人提供准确的材料支持。同时，为保证事业单位档案工作人性化水平，事业单位应根据本单位的具体工作方向，对现存档案信息进行种类细分，并通过计算机信息技术对档案信息进行电子化扫描及储存，解决传统纸质文件易丢失、易损毁的问题，更好地为人们提供档案服务，从根本上提升档案管理工作的有效性和人性化水平。

3 优化档案管理环境

事业单位档案工作的环境直接决定了其最终的管理效果，只有建立营造人性化环境，工作人员才可能在工作氛围的影响下，做好人性化档案管理工作，这种工作氛围可以分成物理环境和精神环境两方面，高质量的档案管理物理环境，能够让工作人员在工作中更加舒适，其管理效果才能得到提升；而高质量的档案管理精神环境，则能够让档案工作者产生尊重知识、尊重信息的想法，还有助于提升他们为人民服务的思想水平，事业单位方面应加大投资力度做好物质条件建设，优化档案管理工作环境建设，适当调整室内光线、色彩搭配等，从而确保档案工作者能在舒适的工作环境中完成人性化管理任务，确保事业单位档案管理的质量和水平，让人民群众更加认可人性化管理模式。同时，为确保档案管理人员的工作积极性，还需要加强配套设施建设，通过设置茶点室等功能区，为感到疲惫的档案管理人员提供精神上的支持，让他们能够在复杂的档案管理工作之余得到休憩，从根本上提升事业单位档案工作中的人性化管理水平。

4 建立人性化管理制度

根据实际情况来看，目前大多数事业单位的档案工作人性化管理都存在制度不健全的问题，这一问题的存在必然会影响到工作的顺利进行，想要让人性化管理真正落到实处，就必须要强化工作人员的心理动因，让档案管理工作人员主动参与到工作中去，激发他们工作和管理方面的潜能，让他们根据工作中积累的一系列经验进行工作创新，改变过去以制度和权力强行要求工作人员的问题。同时，事业单位档案管理工作人员普遍具有突出的专业化素养，他们往往能够专业有效地处理档案工作，但是在实际工作中也存在工作职责不够明确、一人身兼多职、人员结构不清晰等问题，这都不利于事业单位档案工作中的人性化管理。为了改变这一问题，在今后的工作中事业单位的领导层应以本单位档案管理工作情况为基础，尽快建立人性化管理制度，保证档案管理人员制度管理有效性，利用灵活先进的管理手段，提升档案工作相关业务的有效性。另外，事业单位档案工作也要考虑到服务方面的问题，不断优化制度内容，避免传统档案工作制度在新时期造成新的不利影响。回顾传统档案工作制度可以发现，档案借阅过程过于繁琐、登记流程过于复杂等一系列问题比比皆是，这必然影响到人性化管理的效果，即使按照流程进行登记，使用者仍然要面临其他的阻碍因素，很难及时地得到档案信息服务，久而久之就会失去使用档案信息的积极性，这个过程显然与事业单位档案工作中的人性化管理目标有较大出入。因此在今后的发展中，事业单位档案工作人员应充分考虑档案服务人性化需求，通过调整制度内容、优化表达方式、丰富沟通细节等，给档案信息的使用者提供具有人性化特征的服务，认可他们使用档案的权力，通过锲而不舍的细节调整，建立优质稳定的相互关系，以具有人性化的制度促进事业单位档案工作发展。

5 增强管理中对于科技的运用

人性化管理是一种极具应用价值、更能适应新时期档案工作需求的管理模式，其能够保证事业单位档案工作中的管理水平，但这并不意味着人性化管理能够取代规章制度而存在，制度和人性化管理之间存在千丝万缕的关系，二者既矛盾又统一，只有利用规章制度进行硬性管理、利用人性化管理，才能提升事业单位档案工作的效果。这一点在档案工作人员登记管理上体现得比较明显，很多事业单位都采取了打卡上班制度，要求档案工作者在设备上进行登记，而不是安排专门的工作人员进行管理，这改变了过去登记管理不规范的问题，解决了同事之间可能存在的冲突；另外，还有部分事业单位开始对档案服务制度进行优化，改变传统档案服务登记制度，引进了先进的人脸识别等技术，对进入馆内的人员进行自动登记和识别，档案需求者可根据自己的需求对档案进行查阅，系统将会自动完成人员记录，这避免了传统借阅制度的一系列问题，能够从根本上提升档案工作的质量。除此之外，计算机档案查阅系统的建立，改变了传统档案查阅模式存在的弊端，需求者可通过计算机系统检索和筛选自己需要的档案信息，并进行即时性查阅，其档案信息获取速度会成倍增长，档案服务的质量自然而然就能得到提升，人性化管理的优越性由此可见一斑。

6 结语

事业单位档案工作人性化管理具有突出的应用价值，能够让档案管理工作者产生工作积极性，保证他们的工作热情、鼓励他们根据工作情况进行创新，从根本上提升档案工作的水平。在今后的发展中，事业单位方面应积极主动地增强档案工作的科技水平，在优化档案管理环境的同时，通过建立人性化管理制度的方式改变管理方式，解决传统事业单位档案工作存在的一系列问题，提升档案工作人性化管理水平。