新时期对中职院校档案规范化管理的思考

高春湘

（湖南省衡阳市商业技工学校，湖南 衡阳 421008）

1 档案管理工作应坚持的原则

1）八字作风的积极意义[1]。档案管理中的八字作风即“激情、和谐、规范、快捷”，只有实现这八个字才有可能实现档案工作与新时代合拍、与新思想对接、与新进程适应、与新部署接轨、与新要求同步[2]。此外，八字作风的实现对于档案工作者来说有利于三种精神的提升和三种境界的强化，三种精神分别为创新精神、服务精神和民族精神；而三种境界则指职业境界、专业境界以及事业境界。

2）八字作风的基本含义。（1）激情：档案管理的激情主要体现在五个方面，即：①对档案管理职业的热爱；②对档案管理职业的认知；③对档案管理职业的追求；④对档案管理职业的责任；⑤对档案管理职业的本领。（2）和谐：和谐是对档案管理者提出的高要求，要求档案管理者做到：①增进相互理解；②注重维护团结；③讲求相互配合，即摆正心态、善于沟通、相互支持、相互认可；④善于搞好协调，确立清晰思维、投入真挚情感；⑤人员和谐相处，实现相互尊重、资源共享、相互帮助；⑤能够不计得失。（3）快捷：快捷的实现要求档案管理者具有狠抓落实的精神，培养提高效率的作风。（4）规范：档案管理工作者要坚持四个要求：①坚持档案管理工作政治性质的要求；②坚持重大事项请示上级的要求；坚持档案管理工作基本原则的要求；坚持政治原则，守好底线的要求[3]。

以上四点是档案管理工作必须秉承的要求，其中规范是重中之重，从某种程度来说，档案管理的规范与否是整个中职院校发展状态和管理水平的体现，规范化的档案管理是管理工作顺利进行的必要保证，下文将着重讲述档案规范化管理存在的困境及应对策略。

2 规范化建设档案管理困境

1）对档案管理重视度不高。因档案管理无法为中职院校带来短期可见经济利益，因此在市场竞争愈发激烈的当今被严重边缘化，重视程度不高，工作也无法得到应有的尊重和发展，档案管理人员对自身工作也不够重视，甚至担心岗位固化后得不到提升机会，造成自身职业感的缺乏。

2）档案管理人员专业性有待提高。绝大多数中职院校并无专业的档案管理人员，管理工作多由其他岗位人员兼职完成，造成档案管理质量不佳。兼职人员的主要精力在于本身工作，难以花费太多时间和精力学习相关专业知识，这就造成了档案管理工作者专业性低，无法高效、快捷、规范地完成档案管理任务。

3）档案管理人员心态问题。档案管理工作繁琐且枯燥，需要档案管理人员花费大量心思和时间加以完成，此外，人员绝大多数时间在进行档案材料的整理、归档、鉴定和核实，极少同外界进行联系，导致职业疏远感的产生，易产生失落、压抑等心理。档案管理工作具有极强的重复性和单调性，工作人员容易在工作中产生厌烦和乏味的情绪。

4）档案管理体系不完善。档案管理体制的缺乏是中职院校档案管理工作无法有效完成的重要原因之一，尽管各大中职院校纷纷开始完善管理制度，但是档案管理制度却没有纳入发展重点，造成档案管理人员在进行工作时没有确切规范的指引，降低工作质量和效率。

5）档案管理的方法落后。管理模式落后的主要原因之一是缺乏监督机制，对中职院校档案管理没有明确的制度要求。部分中职院校仍采用手工归档，笔迹模糊，归档程序不规范、不完善，且内容不完整，没有统一的装订标准。这使得档案管理质量得不到保证，管理水平低下。

3 档案规范化管理的策略

1）提升对于档案管理的重视。领导者重视度的提高是推动档案管理工作向规范化发展的重要途径，只有管理者充分认识到规范档案管理的重要性，才有可能进行设备的完善和人员的培养，对该份工作进行人力、物力、财力的充分投入，进而将中职院校向现代化、科学化方向推动，使中职院校在激烈竞争中获取内在动力，保持自身 优势。

2）提升人员专业素质。档案管理人员质量高低直接影响中职院校档案管理的规划化能否实现。档案管理工作专业性极强，新时期信息化发展水平的提高为管理人员提出了更高要求，人员不仅需要具备扎实的档案管理专业知识和丰富的管理经验，还需要熟练掌握计算机等现代化设备的操作技巧。因此，中职院校要重视对于人员专业素质的培养和提高，不仅要进行专业岗位的设定和专门人员的配备，还要将人员的定期培训纳入规划，让人员不断学习新知识和新技术，以了解市场发展动态，适应时代发展要求。当然，信息技术的加强也是其中必不可少的一环。

3）调整档案管理人员心理。提升档案管理人员对于自身工作的认知、增强职业认同感是解决人员心理困境的主要手段。克服管理工作者厌烦心理有两大主要策略：（1）给予档案管理人员充分重视，强化对于人员专业技能的培养，使其掌握规划化管理方法，改变自身能力不能满足时代发展需求的状况；（2）指导人员充分认识到自身工作的重要性，培养责任意识，以此推动管理人员工作积极性的增强，使其于管理工作中认真负责。

4）完善档案管理体系。档案管理体系的建立和完善推动档案管理工作向规范化发展的必要途径，因中职院校发展各有不同，因此所形成的档案存在差异，档案管理自然也无法加以统一，档案管理体系的建立对于中职院校来说也极为关键。在进行具体档案管理体系的建立时，中职院校要以自身发展实际为基础，制定具有针对性的、切实可行的策略，另外要保证体系的有效落实，加强人员管理，制定出与之相适应的奖惩体制，若有违反体制的行为则加以严惩。

5）建立信息档案管理平台。档案管理信息化的第一步是建立档案管理平台，在此基础上进行档案管理。档案管理平台作为档案信息化的初始环节，其建设具有十分重要的意义。只有建立档案管理平台，才能对档案进行合理的整理和管理。目前，随着中等职业学校招生规模的不断扩大，学校数量不断增加，这也给档案管理平台的管理带来了一定的挑战。据相关统计，在我国一些地区的中等职业学校，其档案管理平台已初步形成，并在其档案管理平台上拥有电子档案。因此，在全国中等职业学校实施档案管理平台是可能的。

因此，中等职业院校应以其为榜样，积极运用信息技术，建立一个能够实现上传、发布和统一管理的档案管理平台。在这个档案管理平台中，可以对不同类型、不同年份的档案进行分类整理和收集，相关部门的管理人员也要定期进行。定期及时整理档案，使档案管理平台上的相关信息能够及时同步。由此可见，通过建立档案管理平台进行档案管理，不仅有助于实现档案的无纸化保存，也有助于相关人员今后查阅档案。

4 结语

社会经济的发展要求档案管理必须向现代化、科学化发展，而档案管理人员必须履行激情、和谐、规范、快捷八字方针，实现档案管理水平的有效提高。档案管理规范化建设是其中的基础部分，在具体档案管理中要从提升对于档案管理的重视、提升人员专业素质、调整档案管理人员心理、完善档案管理体系等方面实现档案管理的规范化建设。