学校文书档案规范化管理的重要性及路径探究

蔡曙江

（晋江市第五实验小学，福建 晋江 362200）

1 学校文书档案规范化管理的重要性

一方面，从规范化的角度做好文书档案管理工作，可以有效快捷地扩大文书档案的收集范围，打造操作便捷、信息齐备、设计合理的文书档案管理模式，满足相关主体的档案需求，减少文书档案管理的整体成本。另一方面，从规范化的角度做好文书档案管理工作，可以提升文书档案在编目、鉴定、保管过程中效率，抓住时代发展机遇，推动文书档案管理工作转型升级。

2 学校文书档案管理中常见的不足

2.1 文书档案管理工作缺乏重视

当下，部分学校尚未意识到文书档案的凭证价值、参考价值、决策咨询价值，在档案管理领域所投入的人、财、物以及其他资源不足，难以推动文书档案管理朝着精细化、规范化和创新化的方向发 展[1]。由于缺乏相应的资源，导致文书档案管理人员不仅无法对文书档案资源进行科学有效的管理，而且导致文书档案资源无法进行深层次开发。典型表现在部分学校文书档案资源长期处于一个浪费闲置的状态，对学校日常决策、政策研究的支持辅助力度不足[2]。长此以往，学校管理者也很难看到文书档案管理工作的成效，进而导致档案管理工作陷入一个“死循环”。除此之外，部分学校对文书档案管理工作的重视不足也体现在统筹布局领域。部分学校没有制定严格精细的指导规划和工作计划，导致文书档案管理工作长期边缘化。

2.2 缺乏专业化的文书档案管理队伍

人才强则档案事业强，人才兴则档案事业兴，人才历来是文书档案管理的基础，是确保文书档案管理创新的重要条件。当下，部分学校文书档案管理中存在人才结构性矛盾，制约文书档案管理转型发展。一方面，专职档案管理人员数量不足，学校文书档案管理压力大。尤其是随着文书档案管理数量不断增加，更是容易导致文书档案资料长时间堆积，无法集中对文书档案资源进行专门化处理。部分学校文书档案管理人员数量与档案资源存量、增量不成正比，导致许多专职档案管理人员任务多、压力大[3]。另一方面，部分学校忽视从专业队伍建设等角度开展教学培训工作，导致文书档案管理人员本身的业务能力、专业水平与时代发展、学校发展、档案事业发展脱轨。

2.3 文书档案管理设施不完善

无论是纸质类文书档案还是电子类文书档案，都十分依赖于档案管理实施。试想，假如缺乏良好的档案库房、档案硬件、档案管理软件系统，那么学校又如何进一步对档案资源进行处理，又如何提升管理时效和实效？一方面，部分学校文书档案库房缺乏综合控制设施、密集架设施、防盗报警设施、消毒控制设施、通风控制设施、温度控制设施、消防灭火设施，难以达到文书档案库房应有的管理标准[4]。同时，设施的缺乏也导致文书档案库房内部温度、湿度不达标，甚至滋生档案害虫，影响档案资源的完整性。另一方面，部分学校信息化设施不健全，信息化建设滞后，难以实现转型目标。典型表现在：电子高速扫描仪、微缩相机等数字处理设备缺乏，无法快速对纸质类文书档案资源进行数字化处理；文书档案管理系统功能单一，难以满足文书档案编研、数据库建设、专题建设的基本需求。

3 学校文书档案规范化管理的路径

3.1 重视文书档案管理工作，避免文书档案管理工作边缘化

学校文书档案数量多、内容杂、种类丰富，如果学校管理者不能重视文书档案管理工作，将导致该项工作难以体现出价值。为了更好地发挥文书档案的凭证价值、参考价值、决策咨询价值，全面提升文书档案管理的整体质量，必须要重视文书档案管理。一是要结合学校文书档案管理实际、需求，坚持因地制宜的基本原则，投入相应的人、财、物以及其他资源，不仅满足文书档案管理的日常需求，也推动文书档案管理创新。二是要加强统筹规划，从宏观布局的角度开展文书档案管理工作。学校要定期梳理文书档案管理中存在的不足，有指向性地设计改进措施和整改方案，加强对档案管理工作的指导，进一步实现文书档案资源高效利用和统筹分配，切实将文书档案管理工作上升到学校发展战略的高度。

3.2 加快人才引进与培养，开创文书档案管理新格局

要做好学校文书档案管理工作，归根到底是要回归到人这一层面。为此，必须要进一步加快人才引进，调整人员结构，解决文书档案管理中存在的突出矛盾。一方面，要结合学校的现实情况对引进、招聘人才，切实弥补人员数量领域的短板，营造“各司其职，有序推进”的文书档案管理新环境。在引进、招聘人才过程中要注重引进具有工作经验的人员，确保能够尽快投入文书档案管理工作。另一方面，要从档案创新化、规范化、制度化以及科学化的角度对文书档案管理人员进行培训，设置不同的培训专题和培训课程，既注重思维培训、理论培训，也注重实践技能培训，全方位提升其业务能力。

3.3 完善文书档案管理设施，夯实文书档案管理的基础

档案管理设施是文书档案管理工作的抓手，是减少文书档案管理繁琐度，提升工作效能的重要工具。为此，学校要进一步从不同角度完善文书档案管理设施，切实为文书档案管理工作注入活力。一方面，要重视文书档案库房建设，从保障文书档案资源完整性、安全性、准确性、原始性的角度出发，进一步购置相关的综合控制设施、密集架设施、防盗报警设施、消毒控制设施、通风控制设施、温度控制设施、消防灭火设施，打破档案管理的“隔离墙”。另一方面，要深入推进文书档案信息化建设，借助信息技术的东风，跑出档案管理“加速度”，全面提升文书档案管理质量。学校应及时购置并引进电子高速扫描仪、微缩相机、高性能计算机、高拍仪等数字处理设备，及时将纸质类文书档案资源转化为数字类资源，并通过计算机等设备进行科学化管理。此外，也要完善文书档案管理系统功能，提升文书档案检索、数据分析、利用的能力，进一步推动文书档案编研、文书档案数据库建设、文书档案专题建设等各项工作，实现对文书档案资源的深层次开发与利用，全面提升文书档案资源的价值。

4 结束语

现阶段，各个学校的文书档案资源不断增加，档案管理人员的日常管理难度、管理压力也随之提升。为此，必须要从规范化的角度对文书档案管理的内容、流程进行优化，将文书档案管理工作作为一项长期性、精细性、基础性的工作来抓。具体而言，一是要重视文书档案管理工作，避免文书档案管理工作边缘化；二是要加快人才引进与培养，开创文书档案管理新格局；三是要完善文书档案管理设施，夯实文书档案管理的基础。相信随着学校档案管理人员对文书档案管理工作的认识不断深入，文书档案管理工作的质量也会显著提升。