浅谈信息化时代创新档案管理服务模式的途径

关绍鹏

（中共辽宁省委党校，辽宁 沈阳 110004）

相比以往，在信息化时代中企事业所获取和需要维护的信息量都有巨量增加。所以档案管理工作面临着一个全新的环境，包括更加多样化的信息内容和不同类型的档案存贮形式等，所以这就要求档案管理服务工作不能再完全依照传统的方式进行，应该思考创新管理方案，以应对信息化档案的管理。当前，网络技术的不断进步为创新档案管理工作提供了技术基础，所以相关从业人员应当考虑如何借助信息化平台对档案进行管理，提升服务质量，为企事业发展提供信息保障。

1 当前档案管理面临的问题以及信息化档案管理的意义

现阶段，因为社会变化速度越来越快，企事业运营所需信息增加，档案管理服务工作面临着巨大挑战，也导致一些问题出现制约管理工作开展。第一，相关管理人员缺乏先进的管理思想，造成选择的方案会逐渐无法适应实际发展需要。主要像是传统制造业企事业的档案管理人员没有及时更新管理理念，依然采用传统的纸质文档记录信息，这就导致一旦信息量加大，档案管理人员的工作量也会激增。在这个数据快速增长的时代，各行业都在加快转型，由以往的劳动力密集型向信息化智能化转变，所以主要依靠纸质文档管理档案的方式会制约企事业未来发展速度，同时纸质信息在传递过程中更很容易丢失，保存时也需要较大的实体空间进行存放，还需要时刻注意周边环境对档案的影响，避免信息损失。第二，信息化档案的产品和服务没有真正融合。这种情况主要集中在与互联网结合更紧密的行业中，因为大多数企事业都认识到信息化档案管理对企事业发展的重要性，所以已经投入较多资源在信息化档案系统的采购和维护方面，但这些资源的配置主要集中在硬件提升方面，而相关人员的管理理念和服务意识并没有随之更新，这就造成信息化档案没有切实提升工作效率。很多企事业信息化档案管理的负责团队是技术部门，所以他们更关注科技档案信息系统的复杂性较强和运行效果提高，没有充分考虑产品使用者的需求，缺乏服务意识。

所以信息化时代档案管理服务模式的意义在于提升企事业运营效率。首先，信息化时代的档案管理服务方式要解决因手动操作造成的问题，例如：减少档案文件对存储空间的占用以降低企事业仓储成本；同时节省档案管理人员记录和查询时耗费的时间，降低信息整理难度；提高档案信息共享能力，提升文件的传输效率，促进信息的快速流动；方便企事业内容利用信息，充分发挥信息驱动业务的作用。此外，创新档案管理方式可以提高文件安全。因为在传统的档案管理方式下，文件丢失和记录的内容缺失等问题时有发生，且信息找回难度大，所以信息化档案管理方式可以有效减少此类事故发生。

2 信息化时代档案管理服务模式优化的创新策略

1）制定档案信息的编制和管理标准。现阶段，在信息化档案管理过程中，信息的收集，整理和最终呈现往往不是由个人或者单个团队负责的，这就要求企事业相关部门制定标准化制度，用以规范信息获取方式，信息内容记录格式的统一性，例如在数据时间范围的确定方面，整个流程应该通过讨论出一个合理的信息更新时间，保证在这个时间范围内更新就不影响数据的及时性也保证了数据的完整性。同时，针对信息记录格式也要做出限制，比如所有时间的精确程度都截止至分钟，而不是有些环节记录到日，有些环节记录到小时。另外，同一个含义的字段命名应该保持一致，这样做可以有效减低档案管理系统开发人员和使用人员的工作难度，也方便后续使用和问题复现。

2）注重创新档案管理服务形式和内容。正如上文提到的问题，当前很多企事业已经引入各类档案管理信息化系统，在一定程度上提高了收集信息、整理数据的效率，但是没有重视信息化系统的利用效果，这就导致系统产品和服务没有相互促进，这就要求系统管理人员要和使用人员及时沟通，了解系统使用过程中出现的问题，确保档案管理系统的服务效果，同时通过信息使用者的反馈不断优化产品功能，提升用户的使用体验。除此之外，无论是企事业内部自行开发档案管理系统还是购入外部产品，都要注重管理用户服务信息，通过了解用户对功能的使用频率和问题反映不断改进产品，不断提高信息档案建设的服务内容，帮助使用者提升使用效果。

3）培养创新型人才，促进服务升级。相关从业人员的专业化程度是档案信息管理建设的必要前提，所以提供档案管理服务的企事业或者部门都需要针对自身发展需求建立和完善专业培训体系和人才管理制度。例如，信息化档案管理产品的改进和服务能力提升需要依靠开发部门和业务部门的高素质综合型人才配合，因此培养现有员工提升其服务意识和业务能力和积极吸纳优质人才是档案管理服务模式创新的重要途径。在人员选拔和培训过程中应当充分考虑各个方面：首先，引进高质量的相关管理人员，为创新服务模式注入新血液。其次，在开发部门和业务部门都需要定期开展学习活动，促进现有人员通过自我学习提升综合业务能力，同时，在企事业内部或者是行业内组织讨论会和建立信息共享平台，邀请专家传授经验，以更新现有服务人员的服务观念，提高工作效果。

4）整合行业资源，各企事业相互促进共同进步。当前，开展信息化档案管理的企事业数量越来越多，企事业规模也比之前有所扩大，综合实力有所加强。这就启发行业内各个企事业可以自发建立行业联盟，打造信息共享平台，用来共享最新的行业信息和先进的科学技术，通过良性竞争提高行业内各企事业的综合实力。或者是一些规模较小的企事业可以通过分工合作，充分发挥自身优势，整合产业链资源提高竞争优势。此外，通过行业内积极沟通和交流，有利于培养档案管理行业的人才，改善现阶段优质人才紧缺的现状。同时，规模化的产业集聚有助于政府部门规划和完善档案管理信息化建设所需的基础设施建设。

3 结束语

综上所述，信息化时代档案管理服务模式的创新发展对企事业和行业发展都有着重要意义，也是应对信息技术的不断发展带来变革的必要举措。现阶段，不同行业面临着不同的档案管理问题，主要集中在管理观念更新和产品与服务结合等方面。网络技术的发展促使信息化管理服务在各行各业的应用，档案管理工作也需要顺应发展趋势，符合企事业发展需求，例如自动化收集和整理数据信息，编制成相关档案后存储中数据库中；不断优化服务理念，以保证信息化产品在应用过程中的效果，以此促进业务发展和企事业管理水平，帮助企事业提升综合实力以应对日益激烈的社会竞争。