加强建设项目文件审查 确保项目档案归档质量

卢生琼

（成都兴城投资集团有限公司，四川 成都 610041）

建设项目档案是建设工程实体的图、文记载，是工程施工全过程的真实写照，是建设工程建成后一份最完整、最真实的记录，不但具有现实的实用价值，而且具有长久的历史价值。档案质量好坏直接反映建设项目建设质量。本文从如何加强建设项目档案的管理和审查着手，以ISO9000质量管理体系中文件和资料控制程序及ISO15489档案管理通则中文件质量特性要求为依据，结合企业实际，对建设项目档案文件从形成到移交流程管控、加强建设项目档案审查等内容展开论述，抓好移交流程管理的同时，注重从文件的齐全完整性、真实性和规范性着手开展审查工作，确保归档文件如实反映工程建设实际情况，保证形成文件的质量，使建设项目档案经得住历史的检验。

1 抓好事前培训，做好前端控制

建设单位对项目档案工作负总责，实行统一管理、统一制度、统一标准。在工程开工建设阶段，建设单位档案部门应组织建设单位项目管理相关人员和档案人员以及勘察、设计、施工、总承包、监理、第三方检测等参建单位档案人员进行档案业务培训，对工程项目档案的收集、整理、归档、组卷和质量提出要求，提高各参建单位对档案工作的认识，统一档案工作规范标准，明确参建各方工作职责，勘察设计单位负责勘察报告、设计文件，工程总承包单位负责合同范围内形成的施工竣工文件，监理单位负责监理业务范围内形成的监理文件的收集、整理、组卷、归档工作，监理单位同时负责对施工竣工文件和竣工图进行审查并签署意见，各单位对形成文件的齐全、完整、准确负责，为后期项目材料的收集、整理奠定基础。

2 抓好过程联系，加强事中指导

建设单位档案管理人员通过QQ或微信建立项目档案工作联系群，及时跟进了解项目进展和档案收集情况；通过定期组织培训会议、发送档案相关标准、档案管理制度等形式，对各参建单位进行档案业务指导；在项目施工过程中或进行到一定阶段时，档案部门联系项目管理部门，利用工地例会、阶段性工作完成验收等形式，组织档案专业人员和项目管理部门人员到施工现场检查资料的收集整理情况，对发现的问题提出完善意见，有针对性地进行指导，确保现场收集文件持续规范。

3 抓好竣工资料审查，确保资料齐全完整

3.1 明确审查流程和责任

在审查方面制定严格的流程、明确参建各方的审查责任。施工单位审查施工竣工文件，监理单位审查监理文件，同时审查施工竣工文件并签署意见，对其真实性、完整性负责，建设单位项目部门对资料是否真实反映施工过程各阶段实际情况，以及是否符合归档要求进行复核审查，最后由档案部门进行归档符合性审查，根据各自的职责不同进行分层审查。

3.2 明确审查内容。从齐全完整性、真实性、规范性进行审查，确保文件质量

1）齐全性审查。一是从合同要求内容进行审查。建设项目从工程立项、设计、施工到竣工验收，需要产生大量合同，如勘察、设计、施工、检测、监理等合同，合同内容明确规定了对方单位的职责及应该提供的相关资料，因合同一般由建设单位的合同部门负责日常收集，因此项目竣工移交时，大多数单位对合同进行收集齐全并归档，但对合同中明确应由相关方提供的资料有些单位却没有跟踪收集，导致资料收集不齐全，不能形成闭合，通过合同内容审查，督促合同对方提交相应成果资料，如勘察合同规定提交勘察报告，设计合同规定提交初步设计文件、工程概算等，确保文件收集齐全完整。二是前期文件、竣工阶段文件审查，这部分资料主要由建设单位相关部门负责收集、积累，注重对整个工程的项目立项审批、设计、招投标、征地拆迁、项目管理等项目前期形成的文件，竣工验收报告、进馆审核意见书等竣工验收阶段形成文件按照建设项目文件归档范围及项目建设实际进行系统梳理、核查，对缺失的文件通过发送工作联系单的形式到相关部门催收，确保整个工程项目档案的成套、系统和完整。

2）真实性审查。主要从竣工文件、竣工图、电子文件进行审查。竣工文件主要审查：文件是否为原件，文件内容填写及责任签署盖章手续是否完整，文件提及的依据性和支撑性材料是否齐全，相关材料如材料报审、合格证、试验报告等是否一致，文件编号是否连续、规范等；竣工图主要审查：竣工图是否完整、准确、清晰、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况，施工过程中的设计变更、技术核定、图纸会审中提及的内容是否一一真实反映到竣工图上，更改是否按标准或要求进行，如修改处应注明修改依据文件的名称、编号和条款号，图面变更面积超过20%的应重新绘制等，更改是否有遗漏或错误，更改遗漏或更改错误，都会导致提供的竣工图不准确，竣工图是否加盖竣工图章，签字盖章手续是否齐全；电子文件审查：电子文件是否有效、可读，图样是否清晰，与纸质文件内容保持一致，照片对时间地点人物等背景信息说明是否齐全、完整等。

3）规范性审查。主要从归档组卷质量进行审查，如卷内目录、案卷题名编制是否符合著录要求。一是卷内目录应客观详细记录每份文件的内容，存在的问题：卷内目录格式不规范；责任者填写不准确，如合同需填写甲乙双方，可以用规范化简称；日期填写不准确，如将竣工图日期错填为施工图日期，多个日期应以责任者日期为主；页号与对应文件不一致；著录粗略，如施工日志一年著录为一个条目，所有监理文件著录为监理文件一个条目；题名：著录缺乏针对性，如会议纪要、检测报告等无法反映具体内容。著录不完整，如混凝土检测报告著录为混凝土检测。著录不准确，如对竣工图填写为施工竣工图等。二是案卷题名应简明、准确提示卷内文件的内容，包括项目名称、专业名称、卷文件的内容。案卷题名编写常常出现的问题有：编写不规范：如，“竣工资料1、竣工资料二”，数字不统一、检索不容易；没准确揭示案卷内容：如“XX项目图纸”，不确定是施工图还是竣工图；题名所写项目名称不是核准名称；案卷题名与卷内目录不一致，与案卷脊背名称不一致。因此编写题名时，应根据内容写标题，题名要简明但不能笼统，题名反映的卷内文件应全面，一般采用“工程名称+单位工程+主要卷内文件”的形式，项目名称过长应用规范化简称。

3.3 指导整改完善，确保经得起历史的检验

建设单位对竣工资料按照相关要求审查完毕后，档案管理人员将资料存在的问题列出清单（包含：工程项目名称检查内容、存在问题、整改情况、联系人及联系电话等），以汇总表的形式发送项目管理部门及施工单位并指导整改、完善，提出整改完成要求及时间，整改完成后并在整改情况中注明。

4 设置管控环节，确保资料移交齐全

为对投资负责，确保资料移交齐全，便于后期利用，企业应加强资料移交齐全和竣工支付环节的管控。对参建单位合同款支付审批时审查项目文件的归档情况，将项目文件是否按要求管理和归档作为合同款支付的前提条件。按照明确的各参建单位对竣工资料的审核职责，施工单位将项目竣工文件收集齐全，按档案管理要求分类、整理、组卷后，依次由施工单位、监理单位对文件的真实性、完整性、系统性进行全面审查，确保所移交的竣工文件真实、完整、准确，并由各方责任人在竣工文件移交清单上签署意见，加盖单位公章，将成套资料移交建设单位，建设单位的项目管理部门及档案管理人员对施工单位移交资料进行审核基本符合要求后共同签字确认，财务部门方可支付结算款项。