人事档案管理信息化建设的建议

刘彩玲

（山西省兴县人力资源和社会保障局，山西 吕梁 035300）

人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记录和反映个人经历、德能勤绩、工作表现，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的记录。它是反映个人成长历史的凭证和依据，是人力资源管理与开发、使用的重要依据。在实际的人事档案管理中如何结合人事档案管理的实际，切实履行好人事档案管理的职责，实现人事档案管理的目标是值得我们所考虑的问题。

1 我国人事档案管理的现状

1.1 我国人事档案管理的发展

近些年来，随着我国社会主义市场经济的不断发展，社会各个方面都得到了显著的发展。人事档案管理在近些年来也得到了长远的发展，人事档案管理的方式方法变得更加多样，其数据库建设也更加完善。总的来说，我国人事档案管理正在朝着专业化、规范化的方向发展。

1.2 我国人事档案管理的不足

1.2.1 资金投入少，软硬件设施落后，信息化程度低

人事档案管理的资金投入较为有限。这就导致了人事管理当中软硬件设施无法得到及时的更新。现如今，全国各地很多人事部门的软硬件设施仍然十分老旧。办公所用计算机版本落后暂且不说，需要人事档案互通共享的系统在很多地方也尚未应用。总的来说，我国人事档案管理的信息化程度普遍较低。这就造成人事档案管理不仅办公效率低下，同时在办公的过程中也将面临巨大的安全问题。

1.2.2 制度建设落后

现如今，很多地方在人事档案管理当中都未制定出行之有效的管理制度。各地所采取人事档案管理手段不能够统一规范。很多地方在面临同样的人事管理问题，所采取的方法不相同，对于人事档案数据的采集不完整、不规范。这种制度的缺陷，会造成人事管理的混乱，加大人民群众办事的困难程度。此外，没有规范化的制度，造成管理人员思想上的松懈，不利于人员专业素质的提升。

1.2.3 管理人员专业素质不高

管理人员的专业素质对档案管理的结果能够起到至关重要的影响。具备专业素养的档案管理人员，能够切实有效提升档案管理的效率，减少因为人工原因所导致的档案管理错误。反之，缺乏专业素养的人员会对人事档案管理造成不小的考验，会增加因为人工原因到时档案信息出错的概率。由于全国高校开设人事档案管理的专业课程较少，加上人事管理单位平时对人员专业能力培训的不重视，导致管理人员的专业素质普遍不高，正是这样也制约了人事档案管理的信息化建设。

2 我国人事档案管理信息化建设的必要性

2.1 人事档案管理信息化建设是提升档案管理效率的必然选择

传统的人事档案管理信息化程度低，大多数情况下都是依靠人工来完成的。当面临繁琐的数据需要处理时，依靠人工处理的方式效率低下且容易发生错误。随着我国信息技术的不断发展，加强人事档案管理的信息化建设成为有效提升档案管理效率的必然选择。信息化的档案管理模式，能够促进档案信息的互通共享，能够有效分析处理各种档案数据并科学将各类档案科学归档。在我国信息技术得到不断发展的今天，需要不断加强人事档案信息化建设，促进档案管理效率的提升。

2.2 人事档案信息管理安全性的必然要求

人事档案是反映个人成长历史的凭证和依据，是人力资源管理与开发、使用的重要依据，其具有很重要的价值。在传统的人事档案管理模式下，人事档案资料容易遭到窃取或者损毁，对人事档案管理的安全性造成了很大的考验。因此，加强我国人事档案管理的信息化建设能够促进档案信息的安全性。相较于传统的纸质档案，利用信息化技术通过建立电子档案并严格规范修改删除程序的方式，能够大大提升档案信息管理的安全性，有效降低档案被窃取、损毁的可能性。

3 我国人事档案管理信息化建设的建议

3.1 加大资金投入，更新软硬件设施

由于地方政府的不重视，在人事档案管理中的投入十分有限。为了加强我国人事档案管理信息化建设，地方政府就必须要转变发展观念，加大对人事档案管理建设的资金投入。引进先进的管理技术，更新老旧的软硬件设备，切实提升单位信息化水平。一方面硬件设施建设中，可以引进如：高性能服务器、电子储存设备以及防火防潮设备等；另一方面在软件设施建设中，可以利用大数据技术、互联网技术等建设档案电子信息管理平台，通过互联网络实现人力档案信息的互通共享。

3.2 加强管理制度建设

完善的制度能够切实提升人事档案管理的规范化程度。现如今各地区在人事档案管理当中没有统一的标准，各个地区“各自为政”往往会造成人事档案管理的孤立、混乱。建立统一规范标准的制度，能够加强各地人事档案管理的协作，从而更为可能的建立起科学的信息化管理系统，使得人事档案的管理更加精细。在人事档案管理的制度建设中，首先要规范档案管理人员的工作内容，严格要求档案管理人员能够按照规章制度办事。其次是要建立信息化管理体系，要通过树立信息化管理理念、建立信息化管理系统、信息化管理模式等多个方面来实现。最后，要建立监督制约机制，确保管理制度的实施。

3.3 打造一支专业化的管理人员队伍

专业的管理人员能够在人事档案管理当中起到决定性的作用。传统的档案管理模式下，管理人员的专业素养普遍不高。因此为了实现人事管理档案的信息化建设就必须要打造一支专业化的管理人员队伍。首先，要更新现有管理人员的管理理念，加强其信息化管理的思想，使其能够做好与时俱进用更加创新的思维去做好人事档案的管理。其次，要引进具备专业素养的档案管理专业人才，通过这种引进高素质人才的方式来带动整个管理人员队伍的提升。最后，要加强对管理人员的培训，通过定期开展专业知识技能培训的方式，不断提升管理人员的能力水平。