企事业单位档案管理中存在的问题及对策分析

谢 娟

（贵州电网有限责任公司毕节市郊供电局，贵州 毕节 551700）

随着现代社会的迅猛发展，互联网信息技术为现代人们生活和工作提供了巨大的支撑，在文书档案管理过程中，计算机技术正在逐渐替代传统的人工文书档案管理方式，文书档案管理效率和质量因此而显著提升，计算机管理与人工管理共同存在的情况正在相当大的程度上改变现有文书档案管理形态，使得其正在呈现出崭新的发展局势，在此种情况下，针对性地分析文书档案管理的问题以及相应解决策略便显得极为重要。

1 档案管理的概念

档案管理，顾名思义，是档案馆或档案室工作人员对不同组织机构的档案实体与信息进行有效管理，并形成利用服务的工作总称。作为档案事业的基本构成部分，档案管理本身具有不容忽视的重要作用，不仅存在于国家政府部门，广大企业、事业单位也不断推动档案管理工作的开展，用于发挥档案管理的良好作用。档案管理不仅突出管理性特质，还需要凸显自己的服务性价值。所以，无论是企业还是事业单位，都需要重视档案管理工作的有序开展，突出其中的管理、服务价值，为广大企事业单位职工提供更为多元化的档案利用服务。

2 现阶段档案管理工作存在的问题

从档案管理内部因素的角度分析，现阶段档案管理工作主要体现出以下3个主要问题：首先是对档案管理工作缺乏重视。很多企事业单位没有意识到档案对于企业或单位发展的重要性，忽视对其的管理工作，在实际管理过程中，不能有效落实国家相关法律法规，导致管理工作混乱；其次是基础性管理业务薄弱。具体表现为缺乏系统健全的档案管理制度和部门监督体系，导致基础性管理业务不符合行业规范甚至出现违法违规行为；最后是管理人员职业素养不过硬。具体表现在两个方面，一方面是很多档案管理人员没有经过专业化的业务培训，导致档案管理意识和能力没有达到岗位要求，另一方面是部分管理人员缺乏端正的工作态度及良好的岗位责任感，对待工作敷衍了事。从档案管理外部因素的角度分析，也存在3个主要问题：首先是由于档案文件系统不兼容而引发的归档问题。目前，在我国很多企事业单位中普遍存在智能化办公系统与档案管理管理系统缺乏兼容性，甚至相互冲突的情况，导致电子档案归档困难；其次是由于档案管理平台缺乏而引发的信息利用率低下问题。由于缺少标准化、系统化、智能化、网络化的档案管理平台，现阶段，所谓的档案信息化管理仍主要停留于利用计算机技术对电子化档案进行简单编辑和录入的初级阶段，大部分管理工作仍以人工操作为主，显著降低了档案信息管理、调阅、传输的效率；最后是由于过度依赖信息技术而引发的电子档案安全问题。由于具有操作简便、储存方便、易于传输等技术优势，电子档案逐渐成为现阶段我国企事业单位主要的档案形式。

3 大数据时代档案管理工作的革新路径

1）转变档案管理思维和理念。在大数据时代，档案管理工作要想真正做到与时俱进，相关工作人员就要尽快实现自身工作思维和理念从传统的纸质化作业向信息化作业转变。以大数据为支撑的档案管理工作的开展，需要工作人员进一步意识到大数据融入到档案管理工作的重要性，提升对档案管理的重视度，并根据档案管理工作开展模式，将大数据技术、信息化技术运用到其中，提升档案管理工作的实际成效。同时，工作人员还要树立新的档案管理服务理念，如智能化的服务理念、个性化的服务理念、人性化的服务理念等，要根据这些服务理念构建出档案管理服务工作体系，推进智能化、个性化、人性化档案管理服务理念在企事业单位档案管理工作中的有力贯彻和落实，进而推进企事业单位向现代化经营管理方向发展的相关进程。此外，根据大数据在档案管理工作中的运用，还要构建出档案管理的大数据库，要充分发挥数据库的根本效能，推进档案管理工作的信息化发展。

2）创新队伍建设，优化工作形态。现代科学信息技术正在迅猛发展，档案管理的模式将会伴随信息技术的发展变化而产生变动，整体科学性、合理性正在不断增强，但即便如此，档案管理也需要人员的操作支撑。所以，档案管理工作者有必要坚持学习培训，不断提高自身的从业能力，通过科学合理的技术工具，增强档案管理工作的投入，促使档案管理工作实现创新发展。相关企事业单位需要把好人才入口关，注意招聘具备专业文化知识、技能的人才，以为档案队伍的充实建设奠定下坚实的支撑作用。要注重现有人才的应用，大胆应用具备专业理论知识和技能特长的年轻干部，稳定现阶段文书档案管理团队，解决其存在的各种实际问题，保证投入到本职工作中。此外，还需要健全完善人员进出管理制度，以促进文书档案工作的稳定发展。与此同时，企事业单位还需要不断强化对现有档案管理人员的培训教育，对档案管理工作有效补充，有条件的单位需要重点提升档案管理工作者的计算机应用能力和外语水准。

3）转变传统工作方式，建设新时代工作规范标准。随着大数据技术的应用，缺乏前瞻性的工作方式已经明显不适应时代。企事业单位档案管理工作要顺应时代发展，转变工作方式，响应“无纸化办公”，积极采用计算机录入等工作手段，将电子档案作为主要的存储方式。这样不仅方便查找档案，还简化了调阅的流程，省时省力，让档案及时发挥了应有的作用，符合大数据时代的要求。大数据背景下，企事业档案管理工作不仅要有规划，更要往精准化、规范化方面发展。工作方式产生变革，那么工作规范标准也应该与时俱进。比如，某单位开始着手档案的信息化录入，需要进行大量的信息扫描，此时关于“信息录入扫描”的工作规范就应该被制定出来。此外，还需要制定一系列相应的规章制度，形成一套全方位的工作规范标准，如档案信息录入标准、档案查询标准、档案调阅手续标准、档案保存标准等等。只有建设一套符合新时代要求的工作规范标准，才能在大数据背景下，将档案管理工作的作用发挥出来。

4）安全保密原则。安全保密原则，是企事业单位档案管理的重要实施原则。无论是档案收集，还是档案整理与保管，乃至档案利用，都需要秉承安全保密原则。一方面档案管理的工作环节需要在安全的环境氛围中开展。这里的安全，既是信息无泄密的安全，也是档案整理与保管的物理性安全，即储存档案实体内容的空间必须要做好防火、防水、防盗的处理，也需要做到防鼠咬、防蚊蝇，使得所有档案实体内容都能够在安全干净的环境中得到良好保管。另一方面安全保密原则中的保密，是对档案管理工作人员提出最基本的道德要求。档案管理工作人员在收集、整理和保管相关档案内容时，需要有良好的职业道德素养，不能将相关的档案信息向任何人任何形式泄露，尤其是其中的机密级档案信息，更加不能对外泄露。而相关的档案利用人同样在自己翻阅档案信息时，也不能向其他人进行泄漏，这也是安全保密原则体现的重要内容。

4 结束语

总之，文书档案的内容将会见证企事业单位从无到有，从有到创新，从创新到拓宽的历程，是现代企事业单位的重要管理工作。所以，切实有效地提升在文书管理上的投入具有极为重要的实践意义。