事业单位人事档案管理存在的问题与对策探析

陈 旭

（通榆县人力资源和社会保障局考试中心，吉林 白城 137200）

人事档案记录了人才的人生轨迹，包括历史背景、行为轨迹、奖惩情况、工作表现、德才能绩、个人经历以及政治面貌等，通过人事档案能够帮助单位掌握员工的综合素质和基本信息，是单位管理人才、使用人才、培养人才、识别人才以及发现人才的关键依据。但是当前事业单位在开展具体管理中存在一定的问题，难以发挥档案的价值和作用，因此，单位要对管理工作进行适当的优化，将其应用到人才队伍建设的各个环节中，以人才为支撑推动事业单位的健康发展。

1 事业单位人事档案管理的重要性

1）掌握人员信息。在知识经济时代下，人才是事业单位获得长远发展的基础和基石，人事档案中记录了单位员工的详尽信息，可以帮助单位领导了解内部人才储备情况以及人员学历和能力情况。只有管理层充分掌握人才信息，才能更好地进行人员管理，制定各项有关人才引进和人才培养的决策，为单位发展丰富人才储量。

2）优化配置岗位。人尽其才是事业单位优化岗位配置的重要原则，而想要人才在适合自己的岗位中发挥力量，则要以人事档案为依据，对单位内部岗位进行适当的优化。人事档案中记录了单位内部人员的具体信息，单位领导可根据员工在各个方面的优势进行岗位调整和配置，促使所有人员在既定的岗位中发挥个人能力。

3）落实人才引进。人才是现代事业单位重要的发展源泉，而想要保持单位内部活力，则要不断从社会和高校中吸纳具有一定能力和素质的人才。人事档案是单位引进人才的依据，通过对档案资源进行整理，能够帮助事业单位快速完成人才引进工作，满足单位日常运行的人才需求。

2 当前人事档案管理中存在的几点问题

1）管理理念片面。档案工作较为繁琐，默默无闻，一些单位领导和管理人员对人事档案的重要性缺乏正确认知，管理理念也较为陈旧，例如一些管理人员将档案工作视为事务性工作，只要做好不泄密、不损坏、不丢失即可，在工作中态度不端正，没有发挥人事档案在人才队伍建设和干部选拔中的作用。

2）管理手段陈旧。在信息时代下，信息技术已经在档案领域获得广泛应用，并且成为推动行业发展的核心技术。但是当前，一些事业单位虽然在人事档案管理中积极引入信息技术，但是应用程度较低，依然以以往的人为管理模式为主，档案资源没有转变为数据资源，而纸质档案不仅在保存中容易出现损坏，同时还不利于档案资源的应用。

3）资料管理缺失。人事档案是事业单位在长期发展中积累而形成的宝贵资源，其中很多内容都与单位人才选拔和员工队伍建设质量密切相关，但是当前在档案资料管理中却存在资料缺失的问题，例如管理人员在收集材料中不全面、不及时、不规范，很多资料都没有完整、以及归档，甚至在收集资料中没有注重核实信息的真实性，对档案资料的应用价值带来负面影响。

4）人员素质不高。人事档案中的很多信息都具有保密性，对工作人员的业务能力、政治素养、责任意识具有严格的要求，但是当前一些事业单位由于对档案管理缺乏重视，没有配备足够数量的管理人员，甚至还存在大量的兼职情况。现有的管理队伍在综合素质和业务能力方面都难以满足岗位要求，导致管理工作质量差、效率低。

3 优化事业单位人事档案管理的相关对策分析

1）转变管理理念。理念是行为的指导，只有树立正确的管理理念，才能做好档案管理工作。首先，事业单位领导要给予档案工作以支持和理解，加大管理资源投入，提升岗位工薪待遇，促使管理人员可以全身心地投入到工作中；其次，在内部开展人事档案宣传，转变所有员工对档案工作的态度，积极配合管理人员完成各项工作，同时，单位领导还要起到带头模范作用，主动学习有关档案的知识，在单位内部营造良好的档案管理氛围；最后，充分利用新媒体加大档案工作宣传，提升所有员工对档案工作的认知，进而更加理解档案工作，为档案信息的获取和整理提供便捷。

2）更新管理手段。随着信息技术的蓬勃发展，其已经在档案领域获得广泛应用，信息化也成为档案事业发展的必然趋势，因此，事业单位要积极引入信息技术，将其作为重要的管理手段，进而提升管理效能。首先，采购信息化管理所需的仪器设备，包括计算机、打印机、复印机等设备，提升设备利用效率，配置专人负责硬件设备的管理工作，确保其处于正常运行状态下，不能影响档案工作的正常运行；其次，积极构建信息化管理体系，将纸质档案转变为数字档案，对数字档案进行管理，做好档案的保密和整理工作；最后，构建人事档案检索系统，便于单位领导及时检索和应用档案，同时，以信息技术为支撑，转变以往的管理模式，由被动服务转变为主动服务，为单位聘用和选拔人才提供资源支撑。

3）规范管理程序。基于人事档案的特殊性，在开展管理工作中，要求所有人员都按照既定的程序操作，严禁存在盲目或者随意管理的行为。首先，建立完善的档案管理制度体系，制度要涉及管理的各个方面，将制度落实到具体管理环节中，发挥制度的规范和指导作用；其次，管理人员要做到跟踪收集、随时收集、定期收集以及定向收集，保证归档所有信息的真实性和完整性，材料填写规范、内容真实可靠，如果发现虚假信息，要追究相关人员的责任，促使所有管理人员以正确的态度对待管理工作；最后，在内容归档中，要查看材料的完整性，包括涉纪涉法材料、政审材料等，所有材料都要有本人签字以及组织审查盖章。

4）提升人员素质。管理人员是开展档案管理的主体，其个人素质、综合素养以及业务能力与管理质量密切相关，事业单位要注重提升管理人员素质。首先，基于人事档案的特点和重要性，面向社会和高校招聘具有专业背景的人才，充实完善管理队伍的知识结构；其次，对现有的管理人员开展技术培训，培训内容要涉及岗位知识、专业技能、信息技术操作能力等，发挥培训在管理队伍建设中的价值；最后，定期开展职业素养教育，促使所有人员以端正的态度面对管理工作，并且制定科学的考核制度，在人员完成培训后要参与到考核评价中，评价结果要与档案人员的岗位晋升和工薪待遇挂钩，调动所有人员对培训考核的重视程度。

4 结束语

总而言之，对于事业单位而言，人事档案是建设人才队伍的依据和参考，单位要给予档案管理以高度重视，采取科学的措施优化各项管理工作，提升管理效能、发挥档案价值，推动事业单位的稳定以及可持续发展。