功能语言学理论对商务信函写作的启示

周瑾瑜

内容摘要：功能语言学派认为语言不仅仅是一套约定俗成的语言符号，而是一个为特定目的服务的功能系统，是社会生活的一种交际手段，强调把语言的结构与功能结合起来。用功能的观点去研究商务信函的主要特定并运用到实际写作中，尽量保证信函正确、完整、客观、专业，力求提高撰写质量。

关键词：功能语言学 商务信函 语篇分析 启示

功能语言学研究主要有两个方面：一是语言所完成的交际任务，一是语言单位在语言结构中的功能。韩礼德发展和创立了系统功能语法，把语言功能分成三种：概念功能、人际功能和语篇功能。实际使用中的语言的基本单位不是词或句这样的语法单位， 而是表达相对来说是完整思想的“语篇”。语篇是语言体现意义及其所反映的社会文化模式的基本单位，不受长短限制。从功能来看，它是一个语义单位而非语法单位，因此整个表达都要在具体语境中进行，商务语篇也是一种功能性语篇，在国际贸易交流中，商务信函的重要性随着商务贸易活动的发展而日益突出，逐渐形成了适用于不同语境的商务文体，商务信函是贸易双方建立业务关系的重要载体，信函内容应随着使用领域及场合的变化而变化，在措辞、构造结构、语法、修辞手法等各个方面体现出其文体特性。因此以功能语言学为背景的研究下，商务信函的文体特征、语篇功能等有别于法语通用语，是在商务语境中形成的功能性变体;它具有时效性、客观性、措辞讲究、用语规范等特点。

一.从功能语言学视角看商务信函的基本文体特征

1、法规及文化方面

对商务法规有一定了解。在双方经贸交流过程中，如果在销售、运输、保险等方面出現问题纠纷时，商务信函将成为重要凭证。在公司内部，广告、工作关系、财会制度等的交流也注重用语措辞。所以在写作时应该注意语言表达的规范性、谨慎性，表达内容需符合国际法律法规。

对商务文化和习俗的了解。信函撰写属于跨文化的交流，所以需注意不同国家有着不同的文化风俗和商贸制度，因此有必要学习了解对方国家的商务法规、商务礼节和文化忌讳，在信函中使用恰当的表达方式和手法，便于双方有效沟通。

2、词汇特征

功能语言学提出，语言是人类社会活动的产物，与人类的社会实践密不可分，作为语言交际的最小单位， 词汇承担着商务信息和交流的有效传递，体现了语言的交际功能;对商务语篇信息的获取效率也取决于对专业词汇的准确领悟上。在实践商务活动中，需要运用大量的专业术语、行话、缩略语和习惯表达方式。专业术语及缩略词是人们长期从事商务活动中，频繁使用固定的词汇或专门的表达方法所总结的结果，这些词的特征是词义单一、简洁明了，专业规范、略缩词能使双方准确表明意图，减少误差。比如一些国际商务机构、贸易组织、税收种类、付款方式等，都有专门的写法，都体现了商务信函的专业性和规范性。商务英语词汇形式多变、搭配灵活， 既能能体现商务写作的特点，也是难点。因此在写作过程中，不能生搬硬套，随意选词，出现意义不明确的现象。

3、语法特征

在写作过程中，多用长句、复合句、并列复合句等以及分隔现象、关系代词、介词短语、插入语、倒装句、被动语态等特殊句型，目的在于对主句意义进行解释、限制或补充说明，以使信函结构完整，逻辑严密，避免出现歧义，引起不必要的误会而不利于双方正常沟通。

商务信函的语体给人一种严谨正式的感觉，在描述商务事务的表述上需强调客观性，说明实际情况，利于双方的有效交流和保障双方的合法权益。为了体现礼貌原则和客观事实，往往使用被动态代替主动态，避免直接指出对方的错误和陈述客观事实和实际问题。

陈述句、祈使句、长短句搭配都可用在信函写作中，但为避免过于口语化、客观公正地传达信息，在写作时多用陈述句表达。

4、语篇特征

在语言学中，语言的结构单位分别是词素、词、词组、句子以及大于句子的语言单位。而语篇就是指大于句子的语言单位，是连续语段所构成的语言整体。商务信函篇章格式规范，结构严谨， 用语讲究。在特定的商务语境下，需用固定的表达方式，专业性较强。

商务信函应只有具备完整的格式和信息，才能有效达到预期效果，体现出正式性和严谨性。一般而言，正式且完整的商务信函由信头、日期、地址、文档号、注意项、称呼、事由、正文、结束语、公司名称、签字、附件等部分所组成。在信函开头部分，对对方的称谓要得体，与交流者的社会角色匹配，不能缺乏应用的尊重，如何称谓要根据双方亲密程度来定。信函正文部分篇幅不宜过长且表述清晰、逻辑严密，意图明确，利于贸易双方达到快速交流的目的。比如在描写货物受损程度的信函时，为避免盲目下笔，可以拟出由三个部分组成的大纲：在第一部分开门见山地说明写此信函的目的，意图明确;第二部分传递与主题相关的信息、内容或尚待解决的问题;第三部分表明如何解决该问题的态度、方案或商议并使用礼貌用语表达期盼。简洁性、时效性、严谨性是商务信函应呈现出的语篇特征。

二.功能语言学对商务信函写作的启示

从系统功能语言学的视角来看，“语言在使用的过程中由于语言环境的改变而引起变异”，情景语境中的变量变化，话语范围不同，写作的范围、方式、语气也应做出相应调整或改变。在撰写信函时，特别是国际信函时，双方正面解除往往不多，在亲密关系上有一定距离，因此表达相对正式，信息表达应简洁明确。

1、“输入-输出”相结合

把阅读和写作有机结合。商务信函的写作内容和讲解应从实际出发，符合学生就业、升学深造及个人发展的需求点。因此在教材和讲解内容选材上，应以商务环境相关的语类为教学内容，分析其社会功能。课堂教学内容的安排应该与阶段性和长期性的培养语言能力和交际能力的目标结合，因此首先要“输入”，选取难度适宜且具有商务信函的语言特征的语篇和结合销售、货运、还盘等典型案例的阅读材料，对文本内容进行解码输入。从一定程度上而言，实际交流中的语言单位不是分别的词句，而是语篇，因此应该从系统功能学的角度去探究写作方法，应根据学习者的水平来选择相应的语言输入信息并提供元语言信息，以语篇、语用和语境为核心指导思想去研究词句、段落和语篇，进行有效阅读输入，了解语篇模式组合的构成，学习语言表达方式的选择，有效总结重点语言模式。在学习过程中分清口语与书面语的区别，逐步熟悉商务语篇的语言叶子，通过读写循环，把阅读与写作有机结合。在合理组织段落、衔接段落、找出写作技巧的同时，应把思维方式训练融入写作中，达到发展学生的认知能力、学习能力和思辨能力的目的。

系统功能学学者认为，语言研究应从语言要表达的意义着手， 应了解语言产生的背景及所要表达的功能，因此，应该把语言的实际使用作为研究对象，有效运用启发式教学法、归纳法和案例教学法，区分书面语和口语的语言特征，了解不同的语境下应如何遣词造句，商务信函的写作原则、术语及常用表达方式，在寫作时能无意识的去模仿句型，进而进行相关总结积累，通过不断的读写循环循序渐进地提高学习者的写作思维能力和写作技能。

商务写作往往会受到交际内容、交际目的和交际对象等的影响，案例法的运用主要目的在于帮助学生了解双方在贸易过程中的实际情况和相关问题，如何选句表达可以通过实际案例，通过不同语境来选择写作法式。比如， 语气的表达要因为语境的不同而做出相应变化。比如货物在运输途中受损，我方要求赔偿的语气， 和发函介绍自己公司新产品的语气，就不能用同一表达法，在语法上也有差异。前者用陈述句表明态度和立场，被动句表明货物受损的实际客观情况;而后者语气缓和、礼貌，可用祈使句表明希望对方购买自己产品的意愿。通过对比，可提供在不同语境下如何遣词造句的思路方法和写作技巧， 使文章逐步规范化，从而激发学生的创造潜能。

2、从语篇的角度来审视写作

商务信函写作是考量学生商务语言知识储备和应用能力书面形式的体现。经过调查，很多同学在初次尝试写作商务信函时，出现跨文化国际贸易交际的阻碍。如何用词、运用什么样的修辞及文体风格在具体实践写作中存在一定问题。语篇结构松散，连贯性差，对情景语式的选择也存在一定疑惑。经过调查，很多学生认为对商务信函的写作或翻译，只要基本通顺就行，甚至在实践练习或工作中，同其它类型的法语写作一样处理。因此会出现写作较为口语化，格式混乱、语义不清、语言含糊性等因素。究其原因，是因为忽略了商务信函写作的基本特征。系统功能语言学认为语言是一种交际的工具，以“语言即语篇”为指导思想。以语篇为基础进行语言教学是语言教学的基本原则。即是说语言的学习不是单纯地遣词造句，而是要从语篇的角度来审视写作，在理解整个语篇语境中判断是否准确用词、段落衔接度高。写作重点在于专业思维方式，所以我们应该从语篇与语境的关系着手，准确把握商务信函的结构和语汇特征，分析具体商务事宜是在哪种特定情景中进行， 招商投资、广告宣传还是保险赔偿，在写作过程中形成的结构和语汇、语篇特征也要进行调整，语气表达、选词、主被动句的选择、陈述句还是祈使句的选择等都要根据情景变化而变化;根据交流双方的亲疏关系，称呼、礼貌用语也不同。将系统功能语言学观察语言现象的视角和方法技巧融汇在具体写作中， 掌握应用写作的一般规律。

三.结语

写作是语言技能的直接输出，必须在词汇、语法的基础上言之有物，使内容具有意义;更重要的是，还必须言之有序，遵循语篇结构的常规，讲究总体布局，实现语篇的连贯。在功能语言学理论分析商务信函特点，有助于提高对商务语境的理解、语篇分析和布局的能力。在外贸商务中，商务信函起着传递商贸双方业务往来信息、陈述商务事实、记录商贸业务进展等的多元化作用，是国际商贸顺利开展的重要工具与手段。因此，通过功能语言学的视角了解外贸函电的文体特征，可帮助我们掌握商务信函的写作原则，使国际贸易活动有序进行，双方义务往来顺利开展，为商务的持续往来提供有利保障，提高交易的成功率。

注 释

[1]胡壮麟，朱永生，张德录等.系统功能语言学概论[M].北京：北京大学出版社，2008

[2]王文融，法语文体学教程[M].上海：上海外语教育出版社，2006.

基金项目：四川外国语大学重庆南方翻译学院校级项目：语域理论视域下的法语商务信函文特特征研究KY2019006

（作者单位：四川外国语大学重庆南方翻译学院）