地震科技档案分类法及档号编制的现状分析与对策探讨＊

朱少华

（山东省地震局，济南 250014）

中国地震局于1988年立项，组成编辑组编制《中国档案分类法地震档案分类表》。1991—1994年间，前后易稿7次，1994年3月10日，国家档案局以档函字〔l994〕22号文批准，将《地震档案分类表》（以下简称分类表）作为地震行业表发布实施。20多年来，《分类表》[1]在规范地震科技档案分类与档号编制，完善地震行业档案管理方面，都发挥过重要作用。随着我国防震减灾事业的不断发展，地震系统体制改革的不断深入，地震领域科技项目、工程不断增加，以及新老地震档案工作者的更迭交替，使地震科技档案在管理上落后于当前地震事业信息化、数字化的发展要求。

2014年国家档案局发布了《数字档案室建设指南》，对政府机关、事业单位档案信息化工作提出了更高的要求。传统的档案工作模式面临着信息时代高速发展的挑战，计算机及信息技术的普及，电子文件逐步取代纸质文件，数字资源建设将成为档案管理的主要方式。2019年1月1日起实施的《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号），更是对新形势下的机关档案工作提出了新思路、新任务，为解决实际工作中出现的问题，指明了方向。

1 现行的地震科技档案分类法与档号编制

1.1 地震科技档案的特点

地震科技档案是指在从事与地震科研、地震监测预报、地震应急与救援、震害防御等有关的基础理论和应用研究、地震观测仪器研制和基本建设等活动中直接形成的具有保存价值的文字材料、图纸、图表、磁盘（带）、光盘等音像、文件材料[2]。它记载和反映了地震科研活动的全过程和具体成果，是地震科研活动的真实记录，也是保存地震科研成果的宝库。其具有以下几个特点：①内容具有专业性。它形成于特定的专业技术领域，内容涉及地震监测预报、震害防御、应急救援等，档案的分类与整理都要建立在专业性的基础上。②种类具有多样性。既有诸如强震、测震、地磁水化、地形变等观测资料；也有震情分析报告、会商报告和地震预测意见等信息资料；还有地震科学研究形成的科研报告和学术论文等学术资料；③具有成套性。科技档案的特点就是具有成套性，一个独立的专题科研项目，无论是国家重大科技工程、国家星火计划，还是地震行业专项等，从项目准备阶段的立项申请、可研报告、任务书、实施方案等，到项目实施阶段的管理文件、执行报告、招投标文件、中期检查文件、设备安装，再到项目验收阶段的测试报告、竣工报告、监理报告、财务报告、验收意见等一系列文件材料、照片、光盘等，共同形成了一套完整的项目档案。

1.2 现行地震科技档案的分类法

现行的《分类表》共分主表9大类：包括地震管理、地震监测与预测预报、地震工程、地震对策、地震科学研究、基建、设备仪器、标准计量、环保及其他。其中前4个是以中国地震局的主要职能来确定的，反映了地震行业的主要业务工作，后5个是依照中国档案分类法统一设置的。辅助表分为5类[3]。各类目按照逻辑关系有层次的排列，并根据其隶属关系、重要程度等细分到3—4级，共有大小类目573条。如此繁琐的层层分类，不仅增加了人为不确定因素，还给新学者带来了很大的困扰。

1.3 现行地震科技档案档号的编制

档号是实体分类号、案卷号、件号的总称。地震科技档案经过分类，提示了其地震文件材料之间的逻辑关系，并以此整理成有机的整体，要将整理结果固定下来，以便按此体系进行保管和利用，则必须通过编号来完成。这就是编制地震科技档案的档号。

地震科技档案档号的构成：地震档案分类号（TC）—地震档案分类法中的基本类目，下位类目依次进行复分（例如：21195代表地震电信传输台网）—隔点（•）—该类目的第几份档案（例如：15，即该类目的第15份档案）—地区号（例如：370000代表山东省）—大流水号（例如：1018），组合起来档案为TC21195 15（370000）1018。

2 现行方法存在的弊端

2.1 不适应于新形势下地震信息化的发展要求

当前互联网+时代，档案信息化、数字化水平不断提高，国家档案局近年来也一直在大力推进数字档案室工作，档案数字化已日臻成熟，档案的单轨制也提上了日程。原来的地震科档分类编号法是否还适用于现在，笔者认为值得商榷。地震科技档案的分类法与档号的编制也需随着信息时代的发展而求变求新，才能更好地适应当前形势的需要。

（1）地震系统各机构、部门、单位从事各项地震工作社会活动中，存在着互相交叉、错综复杂的关系。同一个机构组织可能产生不同类别的档案。例如，研究所某个研究室在承担研究课题时形成的全部档案入“科学研究”类目，承担国家工程地震工作形成的档案则入“地震工程”类目，其研制地震仪器形成的档案则入“设备仪器”类，这样就将一个课题的内容分割开了，各部分工作归入不同的类目，给日后的查找利用，带来极大的不便。

（2）分类表中采用汉语拼音字母和阿拉伯数字的混合编号法，基本大类的类组用双字母，即“TC”为地震类目代号，在双字母之后加上阿拉伯数字，表示类目的等级及标记顺序，数字位数一般表示类目级次。为了使号码适应类目设置的需要，在号码的标记上采用了八分法与双位制，以及必要的符号。

（3）分类方法主观性强，结果因人不同。鉴于从事档案行业时间的长短或原来所学专业的不同，每个人对于层层类目的分类理解上也会不同。千人千面，同样一份档案每个人的归类可能千差万别。另一方面，地震学科存在着交叉与模糊的分类区域，同一工程可能归属于震防类和应急类，放到哪一类里都是正确的，如果将它分拆成两类，就会破坏了工程项目的完整性和成套性。

（4）档号形式过于复杂，不便填写在档案盒上，也不便计算机识别。在编制档号时首先要分门别类，层层对号入座，如果在哪一层级出现错误，都将无法正确反映这份科档的归属类别。

（5）给档案库房的保管带来困扰。如果按现行的科技分类法，把归档的档案入库上架就要预留某一类档案的排架空间，否则分类上架就无法实现。在目前地震行业档案库房面积都比较小的情况下，如果浪费空间，会对档案保管带来很大的压力，给实体档案的查找也带来不便。

2.2 不适应新上岗档案管理人员的工作需求

1996年中国地震局颁布了《中国档案分类法地震档案分类表》。1997年在杭州举办了培训班，而此后的25年里再没有举办过地震科技档案分类法的培训，使一些新入行的年轻档案工作者手足无措，只能靠老带新，口口相传。由于每个档案工作者在对分类法的理解上存在差异，因此，在实际工作中进行分类进也会千差万别。这20多年的时间里，老的档案工作者已陆续退休，现在做档案的大都是80后的年轻同志，他们对这个分类表都感到很陌生，有的单位甚至连《中国地震档案分类表》都已遗失，年轻同志更是无从查找，增加了实际工作的难度。例如：“鲁南地震评定工作录像带”，如果按照现行的档案内容归类，该档案分类编号为TC316.3，但是这个分类号不能反映该档案的载体形式，计算机检索时不能检出这份档案，还需要进行组配，将该档案重新分类标引为：TC316.3+TC-71。如此繁琐的分类方法，需要档案人有长时间的从业经验，如果把分类号写入案卷脊背档号一栏，再加上科档复分表，加上大流水号，恐怕在很小的格字里是很难填写完整。

3 新形势下的分类法与档号编制的建议

大数据管理档案时代，特别是数字档案室的发展，实体档案不一定要与数据库内虚拟档案位置相同，方便利用才是档案工作的最终目标。

3.1 制定科学的地震科技档案档号编制标准

档号的编制必须要具备唯一性、合理性、扩充性、稳定性和简单性。地震科技档案以一级门类为基准，在确保档案号唯一的前提下，允许多种编制方法并存。制定规范的档号标准应以室藏增量档案为起点，对新标准实行前就已入库上架了的档案，尽量保持不变。

3.2 按照国家档案局 13号令执行新的档号编制方法

2018年10月国家档案局令第13号《机关档案管理规定》对机关档案的档号编制提出了明确要求。指出：“机关档案应当逐卷或逐件编制档号。档号应当指代单一，体现档案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序等档案基本属性。”[4]《规定》将机关档案分为13个一级门类，KJ为科技档案一级门类的代码，在此基础上，又分为科研（KJKY）、基建（KJJJ）、设备（KJSB）等二级门类及代码。这种方式易学易操作易检索，应在地震行业中普及实施。笔者以为，依据《规定》和《科学技术档案案卷构成的一般要求》，地震科技档案档号的编制结构应为：全宗号—档案门类代码—案卷大流水号。例如：山东省地震局基建档案的档号应是A227—KJJJ—001。这样一目了然。

档号编制要求：

（1）全宗号：各级档案馆给立档单位编制的代号，是字母与4位数字的组合标识；

（2）档案门类代码：按照国家档案局《规定》执行。

（3）流水号。应根据各档案室室存科技档案数量制定合理位数的阿拉伯数字标识，且全部案卷只能有一个流水顺序号。

地震科技档案的成套性，决定了它至少按每一个项目，每一个科研课题即为一套，在项目或课题完成后移交档案室。对于档案利用者，只要能快速准确地查找到所需档案，就是档案管理工作的出发点和最终目的。因此，分类法与档号的编制应采用最简单、最高效的方法。

总之，在大数据背景下的地震科技档案管理必须要走信息化、数字化之路，要逐步进行档案的数字化管理。档案室藏科技档案信息要趋向于数字化的转变，这是数字档案室资源建设的重要组成部分。地震科技档案的分类与档号编制是科技档案管理最为基础性的工作，是科技档案整理的第一步，也是进行档案计算机检索的重要依据。因此，只有简化分类与档号编制的方法，使初涉档案工作人员易学易掌握，缩短上岗培训时间，减少人力物力浪费，同时能够在一定程度上避免人为因素对分类法掌握的偏差，减少错误概率，易于计算机网络管理，使地震科技档案更具有准确性和可靠性，跟上信息化时代发展的步伐，为地震科技创新发挥更大作用。