信息管理系统在医院档案管理中的实施

谢文娟

摘要：随着时代的进步，我国经济发 展迅速，人们对生活质量要求越来越高。医院档案管理是一个复杂繁琐而庞大的工程。为了提高医疗水平和保障人民生命健康安全等方面起着重要作用的是建立完善科学合理且可持续利用资源管理系统来满足社会需求、为患者提供高质量服务及提升其工作效率。本文主要通过研究信息管理系统在医院中具体实施情况，分析系统存在问题及其原因，并提出相应对策建议以帮助管理者对该体系进行优化。

关键词：信息管理;医疗;医院档案

前言：随着信息化的发展，医院档案管理系统也在不断完善，但是目前大部分医院还是以传统手工管理为主。因此要想提高信息管理工作质量和效率就必须加强对相关人员的培训。首先要从思想意识上改变人们对旧事物、新方法等方面不重视现状，其次还要建立一套完整且科学合理的系统来提升工作人员工作态度及能力水平以及专业技能水平与素质，最后还需要将信息化应用到档案管理系统中，从而实现医院档案管理现代化发展进程。

1、医院档案管理信息管理系统需求分析

1.1系统功能需求分析

在医院的档案管理中，系统功能是实现信息收集、分类和分析。首先对所有文件进行分类：包括各类纸质材料;各种电子类的文件以及打印出来供管理人员使用;其次根据不同类别进行分门别类地存储。例如将纸质书籍分为封面版与封底版等等，这些都是为了方便以后查找而设置成一个个独立的档案库中存放着大量数据以供查询，这样就可以提高了工作效率和管理水平。医院在进行档案管理的过程中，不仅要对原有信息内容和数据结构进行优化，还要将相关功能与软件设计相结合。这样就可以使工作效率得以提高。为了实现这一目标。需要考虑的是系统的整体架构以及各个模块之间能够相互协调性、一致性等问题，系统内部的逻辑模型是否合理化，数据库之间建立关系是否良好等等这些都是必须要解决的重要内容和条件，只有通过一系列处理才能有效地将信息管理技术进行完善与提升。

1.2系统数据功能分析

首先，医院档案管理系统的数据是由各科室工作人员根据业务需求所提供，并需要通过计算机系统来完成。其次在进行管理时由于管理人员不是特别熟悉相关工作内容和操作过程中出现问题会导致信息不能及时准确地录入到数据库当中去;同时也因为人员数量过多或操作失误等原因造成了部分数据无法有效实现共享利用或者重复使用而产生浪费的情况发生，这就要求医院档案管理系统中对这些现象采取一定的措施加以解决。患者入院后，通过电話或视频等形式向相关工作人员进行登记。在这个过程中，可以对每个科室的人员信息、药品种类和数量以及相应的收费情况都能及时地了解到;同时也能够根据不同用户类型提供个性化服务;还可根据医院档案管理要求设置档案管理员账号密码或者其他功能来方便查询用户资料信息和查阅自己所需要查找到并保存好所有有关材料。

2、医院档案管理系统设计存在的问题

目前，我国的档案管理制度已经逐步完善，但是仍然需要进一步加强。首先在医院内部进行有效的改革和创新。由于传统模式存在着许多弊端以及不足之处导致很多问题没有得到解决;其次对计算机技术发展还不够充分、不成熟等原因也会影响到信息管理系统应用中所带来了诸多不便与隐患：

2.1缺乏专业人才

目前我国大部分档案管理工作人员都是由其他部门人员兼任，所以他们并不是真正意义上的“复合型”人才。医院档案管理部门的人员对信息管理系统建设方面有了新认识，他们认为，在一个大系统中需要多个人才能完成。因此就出现了许多问题。如：工作人员不清楚自己工作岗位;没有充分利用计算机技术和网络资源等信息来进行管理工作，缺乏有效、合理地运用信息化手段进行管理等，对于一些系统而言，由于医院档案管理人员并不是专业的技术人员或者是其他相关人员对软件操作比较熟悉的人才，他们在使用时也会遇到很多困难与阻碍。

2.2档案管理系统的设计缺乏科学性

在医院中，很多管理部门，都把计算机作为最核心、最具价值和最有可能可以实现的工具。但是由于我国传统观念以及相关制度等原因对计算机应用不够重视。所以导致了许多单位对于信息化系统不了解或者是没有认识到它所带来巨大作用而忽视这一功能;也有一些单位虽然建立起档案管理系统但仍然存在着一定问题。

2.3医院档案管理的信息化程度低

在传统模式下，各科室都有一套自己系统。但是随着时代发展和科技进步。信息管理系统逐渐被应用到各个不同领域中去了起来了;比如：医疗、预防等方面的工作也会用到此系统来完成。而目前大部分医院还没有完全建立起完善且行之有效的信息系统来进行档案管理与查询以及分析等操作，这样就不能实现对数据资源的共享利用，从而影响整个管理工作效率与效果。

3、医院档案管理系统的设计与实现

信息管理系统是由医院的档案管理部门和管理人员组成，在进行档案管理工作时，需要根据不同情况、具体问题采取相应措施。首先对各科室人员进行相关知识培训。然后再通过网络技术实现数据共享。最后将各个系统结合起来形成一个完整的信息系统平台来完成这个工作流程。

3.1建立一个完善且安全可靠的数据库信息库

在设计时要考虑到用户需求和管理要求等因素;还要保证档案信息是动态更新，要有一定的空间范围。在医院档案管理系统中，主要是对整个系统的功能进行了设计与实现，同时也要保证各个模块之间能够相互协调和配合。为了使信息管理更加有效地实施以及提高其效率。根据上述情况来说：首先在对患者、医生等不同部门进行信息录入时必须将相关数据统一到数据库当中;其次就是对于患者、医疗机构以及其他方面等不同角色的档案管理系统中都需要设置用户名或者密码才能登录系统，这样才可以更好地为用户提供服务。建立起完善的信息管理系统，我们需要有一个良好的数据库设计和开发平台，加强对数据分析与挖掘技术研究力度以及提高对数据存储空间容量要求等相关问题，就是要注重人才培养及引进专业性强、操作能力高的技术人员来完成医院档案管理信息化建设，从而为实现现代化医疗服务打下坚实基础。

3.2加强医疗工作人员培训工作

为了提高医院档案管理的质量，必须加强对医疗工作人员的培训工作，使他们能够更好地掌握和熟练计算机操作。在实际中可以通过以下几个方面来进行：首先是要建立完善医院内部规章制度体系建设;其次就是对于员工岗位职责划分明确化。最后是要加强医务人员之间相互学习能力以及沟通交流等综合素质培养与训练等等一系列措施来提高档案管理工作者的专业水平，进而提升整个工作人员队伍的整体工作质量，更好地开展医疗管理工作。信息管理系统的建立和完善将直接影响着整个工作效率。需要提高他们对于计算机技术方面知识以及操作能力，要求他们掌握一定专业技能并且熟练使用电脑来制作各种文件资料，要求员工在日常进行学习过程中不断积累经验教训和实践体会，让工作人员能够从理论到实际应用都要有一个全面地了解和认识。

3.3采用先进计算机硬件设备为基础

医院的档案管理是一个综合系统，涉及多个方面，比如：计算机硬件、软件设施以及网络等。因此在对其进行建设时必须要考虑到各个方面对因素。首先从技术上来说就是采用先进的设备和工具来提高信息管理系统中存储数据资源的质量，其次在使用过程当中也应该注意维护好档案管理信息系统中存在着大量重复性工作内容时可以通过适当增加一些辅助功能或者是设置一个专门用于系统软件操作人员，以便于系统能够更好地完成这些任务。在医院档案管理中，计算机硬件设备的使用是非常重要的。要对计算机进行定期的维护和保养，加强网络安全建设工作力度，利用互联网建立信息管理系统网站来实现系统化操作，同时还可以通过远程控制技术将数据库与系统软件相结合起来，还要提高软件开发水平以适用于不同需求者使用不同功能模块。此外在医院信息化中应充分重视档案管理的硬件设备问题，并根据实际需要对其进行定期更换或改造等工作。

3.4要有良好的软件开发技术作为保障

医院档案管理的信息化，是指利用计算机技术来实现对各种信息进行收集、整理和存储，从而达到为领导决策提供依据的目的。在这个过程中需要使用一些软件技术手段。例如：可以采用网络平臺、电子数据交换系统或EDI等手段构建一个信息管理系统平台;还可以将数据库与其他信息系统结合起来形成一种新型管理模式，通过对这些新方法的实施使档案管理工作更具有效率性以及科学性;也能够实现医院各部门之间沟通协作和相互协调。在医院的档案管理中，软件技术是保证信息管理系统正常运行，实现有效利用和开发。因此要加强对计算机系统硬件资源的维护。对计算机网络进行定期检查，在实际工作中发现问题及时解决;对于一些比较小故障可以通过人工手动调整或者借助第三方软件来处理;如果出现大数据量、文件类型复杂等情况则需要使用专门的数据库管理工具，这样才能使档案管理工作更加高效地完成任务，提高信息管理系统运行效率和质量。

4、总结

在当前的社会环境下，人们对信息化管理有了更高要求，医院档案管理工作也应该顺应时代发展需求进行改革。通过信息管理系统来提高整个医院内部管理水平。首先是要建立一个完善、科学合理以及可操作性强的系统。其次就是加强工作人员专业能力和综合素质培养工作力度;再者还要注重档案管理人员队伍建设工作力度不断加大;最后还需要注意的是在实际实施过程中对计算机技术应用的重视程度，只有这样才能使信息化管理工作更好地开展下去。

参考文献：

[1]高向前，刘孟江.浅议医院档案管理的信息化建设[J].中国卫生产业，2020 （33） ：47-48.

[2]侯瑞兰.医院文件档案的信息化建设[J].办公自动化，2020 （20） ：52-53+15.