基于依法治档的航天企业档案信息化管理探索

朱丹酃 崔玉吉

摘  要：本文从信息技术在航天企业档案管理中的特点着手，分析信息化给企业档案管理带来的影响，并提出了一些相应的建议和对策。

关键词：依法治档;航天企业;企业档案;技术档案;档案信息化

Abstract： This paper starts from the characteristics of information technology in the archives management of aerospace enterprises， analyzes the impact of informatization on enterprise archives management， and puts forward some corresponding suggestions and countermeasures.

Keywords： Managing Archives according to law; Aerospace enterprises; Enterprise archives; Technical documents; Archives informatization

相對于航天科技工业中现代信息技术的推广和应用来说，航天档案信息化建设的步伐略显滞后。以笔者所在公司为例，公司2009年才开始数字化建设，在企业“数字化工厂”的建设背景下，各级人员均认识到“企业的信息化数字化水平是核心竞争力的重要体现，是实现科学发展上水平的重要途径”。档案工作在“管以致用”宗旨的指引下，添信息化之翼，将为航天工业科研生产和经营管理提供快捷的技术保障服务。

1 航天企业档案管理模式现状

1.1 档案工作模式

航天企业的管理模式与我国其他行业的管理模式相似，基本上都是“统一领导，分级管理”。建立“主管厂领导-档案部门-各档案资料室”的三级管理网络，明确专兼职档案人员及职责，由档案部门履行机关管理职能落实本单位的档案管理事务。基本工作模式也是利用年度计划、专项计划或是科研生产综合计划调度将归档、整理、鉴定等工作内容安排到业务组或各档案资料室。通过检查、反馈完成情况给对应的业务部门，将档案工作纳入企业的考核体系中。档案部门负责本厂档案管理规章制度的制定、修订等一系列动态管理工作。在职能的不断调整中，档案部门还承担文件复印、图纸晒蓝、涉密文件打印、分发调拨、声像摄制等任务，围绕各部厂所的科研生产中心任务或重大活动提供技术保障服务或现行文件服务。

1.2 档案人员管理模式

本公司的档案人员的岗位设定基本包括：档案业务指导、库房管理、底图管理、分发调拨、现行文件更改、声像摄录等。岗位职责现已进行合理规划，岗位职责区分明确，不存在交叉或空白管理区域。与之对应，每个岗位均建立岗位规范细则，工作按照良好习惯和相应规范开展。

1.3 档案实体管理模式

档案实体的管理实行“双套制”，即以完整有效的纸质文件的收集、整理、保存为准，在纸质文件保存的前提下对电子文件的归档提出相应要求。实际工作中，只有公务文件与航天产品研制有关的档案门类，如设计文件、研试文件、工艺文件等。因为档案部门承担了现行文件的更改控制，才建立了纸质文件与电子文件同时归档的做法，其他各门类档案管理日趋信息化，但是电子文件的归档基本没有硬性规定。[1]

2 航天企业档案信息化建设存在的问题

2.1 传统管理思想与信息化开放创新思想相矛盾。信息技术的应用为档案高水平的管理提供了许多便利条件，很多复杂的管理通过利用计算机变得容易简单。企业档案管理的信息化，把管理创新摆到了空前重要的位置，档案管理要在不断创新过程中满足企业发展对档案信息资源的需求，在创新中优化档案管理模式，在创新中提高档案管理的水平。由此可见，管理思想的创新成为了信息技术能否在档案管理中成功应用的至关重要的因素。

2.2 繁琐的管理流程与信息化所带来的高效便利管理流程相冲突。

以传统档案管理理论为指导建立起来的传统企业档案管理模式，严格遵循收集、整理、保管、检索、编研、提供利用和鉴定，统计等模块和环节进行。其中大部分的工作需要手工完成，并且管理过程非常细致，有时为了一份档案的分类而大费周折。我们不可否认，这种模式在传统的手工管理时期的确发挥了重要作用，但在传统的手工管理已逐渐被信息化技术所替代的情况下，这种模式就有点过时了。在信息化的条件下，档案管理的归档整理检索统计等工作，都可以利用信息技术的电子化来高效运行，大大减少了时间的损失和人力的浪费，尽可能地发挥出信息技术的效益潜能。

2.3 档案分级管理与信息化的网络化管理不相适应。

在传统的档案管理体制中，企业档案部门实行分级，档案多套制管理，随着信息技术在企业管理中的应用，这种管理模式已逐步显现出它的不适应性，比如资源的浪费，管理环节的冗余，利用需求难以得到及时满足等。[2]

3 航天企业档案信息化建设的对策

要实现航天企业档案管理的信息化，必须在一定的范围内优化配置资源，进行一定的改革和教育，可以从以下几个方面入手：

3.1 健全档案信息化管理制度

现代化生产管理模式均基于信息化手段，从图纸设计和工艺规程数字协同，到生产过程进入MES时代，最后形成电子化项目全周期数据包，数字化制造已逐步形成趋势，这对档案信息的收集带来了新的需求。需要健全的档案管理制度，明确各部门信息化档案工作的职责，为企业提供更高级别的档案管理创造先决条件。因此，现代企业要建立健全档案信息化、数字化管理制度，用完善的制度规范企业档案信息化的管理工作。

3.2 实体档案数字化

航天企业的档案库房里，存有大量的纸质文献和资料，既占用库房资源，又难以查询和维护，每年需要高昂的保管费用。应建立数字化库房，将纸质资料扫描成电子文档，应用“瀚海之星”的平台，建立数字化档案馆。数字化、信息化的建设不能单方面建设，要和其它相关单位一同考虑，资料的传递完全可以借助保密网络实现数字化传输，大大提高流转效率，降低劳动成本。

3.3 运用新技术

应加强档案计算机技术的开发与应用，可以用二维条码进行信息传递，也可以完全实现数字化流转和审签归档等工作。二维条码： 区别于传统的一维条码，二维条码是在二维方向上表示信息的条码符号，因此其存储容量比传统的一维条码有了飞跃性的提高，数千个字符能够被存储到一个邮戳大小的条码符号中，是一种简洁而廉价的信息存储方式。在档案管理中引入二维条码，实质是将纸质文件、元数据、电子文件封装在一起。[3]

笔者所在公司档案部门正是借鉴这种二维条码的模式来对档案进行管理。近年来，由于工作需要借阅的档案频率越来越高，为了确保航天档案的完整、准确和安全，笔者所在的公司在档案安全管理方面，采用RFID技术以后，库房所有的档案都在读写设备的读取范围中，同时RFID技术的条码系统可以实时监控所有的档案是否在指定的位置。档案库房门口装有RFID技术的安全门，如果一份档案未办理正常手续就出库或入库，库房门口就会发出异常警报，从而可以有效地维护档案的实体安全。

参考文献：

[1]方敏.浅谈信息化下的企业档案管理[J].科技传播，2011（06）：25+32.

[2]聂丹萍.大数据时代企业档案信息化建设研究[J].城建档案，2018（10）：17-18.

[3 ]石华.二维条码技术在档案管理中的应用研究[J].档案管理，2010（01）：40-42.

（作者单位：上海航天设备制造总厂有限公司  来稿日期：2020-12-20）