网络环境下高校档案信息资源共享探析

张美英

（泉州医学高等专科学校 福建 泉州 362000）

1 引言

随着信息化技术的迅速发展，群众信息获取渠道日益多样化，人们十分注重社会公众信息知情权[1]。对于高校教学管理，师生及社会人士十分渴望获取最新的档案信息，而为了促进高校档案管理改革进程，传统档案管理已经难以满足社会大众对信息获取的需求。所以，为了能够有力地推动高校档案管理进程，建立健全现代化档案管理机制，注重档案信息资源共享是现阶段高校档案管理的重点。对此，高校应立足于高校档案管理经验，深入剖析高校档案信息资源共享体系的建立，以此来有力地促进高校档案管理改革进程，创设优质的学习与管理氛围，为高校师生提供更优质、更精细、更个性化的档案信息服务。

2 网络环境下高校档案信息资源共享必要性分析

2.1 更好地满足用户需求

现代社会中，网络环境日益高效与便捷，用户对信息量的需求日益倍增，对信息质量的要求也随之增加[2]。在这一形势下，高校档案传统信息资源管理模式“跟不上”的情况越来越严重，如跟不上用户需求、跟不上档案服务标准、跟不上工作人员管理效率等。对此，需加强改革，在高校档案信息资源时积极引入现代化网络技术，构建共享模式，以此来实现真正地共享档案信息资源。

2.2 提高整体运作效率

对于档案信息而言，其效率主要表现为如下几方面，如借阅效率、统计效率、资料查找效率、检索效率等。在网络环境下，社会大众对档案信息资源的需求量日益增长，教师掌握信息资源的水平日益提高，档案管理工作人员工作量也随之增长。在这一形势下，只有不断地提高运作效率，才能够有效管理档案。在网络环境下，不管是网站建设，还是办公信息化建设，其根本目的在于真正共享信息资源，确保档案管理高效率运作。

2.3 提供差异化信息服务

整个网络环境中，信息五花八门，网络信息对学生的影响难以估量，使得学生有了出更加创新、更加个性、更加独特的想法[3]。面对这一网络环境下，大学生对档案信息资源的需求逐渐表现出“多元化”特点。简而言之，学生能够获取形形色色的信息，个人色彩较为强烈。在这一形势下，高校档案信息资源传统管理模“统一化”特征较为明显，无法迎合学生个性化需求。然而，共享档案信息资源，开放性、包容性特征较为明显，能够为不同学生提供个性化信息服务。

3 网络环境下高校档案信息资源的共享模式

3.1 校际共享模式

对于高校档案信息管理而言，校际共享模式较为常见，是利用校外网络来实现不同院校之间档案信息资源共享模式[4]。基于地域因素、学校类型可分为如下两种模式：（1）同类学校共享模式：借助省级主管机关电子政务平台，合理分类档案信息资源，以电子政务网为路径，各高校实现共享档案网络信息资源，促使这些资源被充分利用，切实发挥自身价值。（2）同一区域内高校共享模式，则要求省级教育部门积极同各高校档案信息管理员互相协作，联网管理整个区域中高校档案，积极构建全域档案信息资源共享平台，真正共享各高校丰富的档案信息资源。为了实现这一模式，区域中各高校档案管理人员及省级教育部门及时沟通、互相协作，必要情况下可定期交流管理经验，并培训掌握最新互联网技术。

3.2 校内共享模式

校内共享模式，则是各高校档案管理部门积极构建完善的局域网，为档案信息在线功能及网络化管理提供技术支撑[5]。从硬性条件分析，各高校应积极组建高素质、责任意识强的档案管理队伍。建设队伍时，应对各学院组织情况、服务方向等相关因素进行综合考虑，结合各高校档案信息资源现状及计算机设备运用情况，积极开展平台建设工作。高校档案信息校内共享平台，以院校档案馆或档案办公室为信息资源共享平台的来源，再结合现代通信软件及网络连接高校计算机终端，高效率传输校内网络档案资源及相关信息。为了能够顺畅共享档案信息资源，要以高水准的网络技术为基础。

3.3 社会共享模式

社会共享模式，则是在高校档案室实现联网的前提下，借助云技术，再结合合法、专业的档案信息网站向社会大众提供档案资源，其是一种综合性服务模式[6]。这一模式是档案信息资源共享模式最高级别的层次，时空、地域等因素影响较小，可为社会大众提供更丰富、更多样的档案信息资源，共享主体多、运用范围广泛等特征较为突出。然而，这一模式也存在明显的劣势，实现方式及过程较为复杂，且安全风险较大。在档案信息资源中，社会共享模式以各高校档案管理部门网站为重点，将各高校档案连接到同一个服务器上，构建档案集群式的综合网络信息系统，再全面获取用户浏览网页的方式，确保网站与用户之间、档案管理部门同其他部门之间进行密切互动与沟通。

4 高校档案信息资源共享策略分析

4.1 建立统一的资源共享管理标准和规范

为了实现档案信息资源共享，高校应结合实际情况制定相对应的规范及标准[7]。首先，对于档案信息资源共享而言，高校应注重顶层设计，教育部职能部门为领导，结合各高校具体情况，积极构建网络环境下档案管理共享机制，确定好共享流程及标准，确保每一个共享内容都有据可依，以此来确保档案信息资源能够真正实现共享。其次，推进档案信息资源共享进程中，高校应对各成员权利及义务进行明确，确定相对应的权责及义务标准。对于档案加工标准、信息安全标准，应广泛收集各高校意见，推出被广泛认可的档案信息资源共享模式，并设立完善的资源管理制度。

4.2 加强高校档案信息资源共享网络安全管理

对于高校档案信息资源共享而言，安全是重点问题。对此，各高校应高度重视共享网络的安全管理，有效保护档案信息资源的安全，避免大规模流失、被篡改。首先，加强管理。高校档案信息资源共享时，应加强安全管理，注意强化档案信息提供者、使用者网络安全意识，全程保护档案资源信息的安全，配以相对应的安全管理机制。同时，从技术上进行保障。各高校共享档案信息资源时，互联网是主要途径，所以应采取科学合理的防范技术，如加密、数字水印等技术，有效预防档案信息被泄露。另外，各高校应同相关部门合作，构建可追溯的全流程机制，若档案资源被非法共享或泄露，可迅速察觉，立即报警处理，并统一协调与追踪相关责任方的责任。

4.3 建立高校档案信息资源共享统一协调组织

高校档案信息资源共享时，应设立统一协调组织，主要职责在于对接各高校业务部门，积极整合资源。在当前高校合作框架中，教育部主管部门应带头，各高校积极共享档案信息资源，建立官方、专业的协调机构，由协调机构积极协调各高校档案管理业务，统一协调，有效对接。同时，各高校应积极参与到统一协调的组织中，把本校档案管理相关条线及协调组织予以沟通，以统一的共享规范及标准重新构建内部资源，以这一方式实现协调、统一的发展模式，确保各成员能够根据统一的标准、制度及流程进行有效交流，有效强化高校档案信息资源共享质量。

4.4 推进档案信息服务体系

档案信息服务系统，则是以科学合理的信息组织、交流理论为基础，采用针对性策略，引入现代化计算机网络及信息技术，在共享环境下广泛收集、整理与存储档案信息资源，并对用户信息需求予以有效满足的一种活动，是档案信息用户借助档案信息时提交申请、咨询与检索的关键性工具。对此，档案信息资源共享中，档案信息服务体系构建成为了关键。在档案信息资源共享时，应积极为档案用户给予便捷、高效、个性的服务，结合用户信息需求，积极革新档案信息服务理念及方式，创设最佳的档案信息服务系统。值得注意的是，各高校档案管理机构应与时俱进，对档案服务内容进行广泛拓展，并革新服务方式。

4.5 数据共享中心

档案信息资源共享模式建设，首要任务在于通过建设数据共享中心。当前，高校可采取如下两种模式推进数据共享中心建设：其一，选择市场中的云服务平台，采用外包模式，利用云服务商进行档案数据共享中心的建设。比如，国际上的软件服务（SaaS）、基础设施服务（IaaS）、平台服务（PaaS）、国内的如浪潮的“文化云”，可以为多个高校档案提供云服务方面的整合服务，有效解决数据异构问题。其二，基于高校自研建立数据共享中心，主要是通过各个高校之间进行深入合作，同时与有关的科研企业进行深入合作，针对当前各个分布式数据库进行有效的整合，打造档案专用的云服务共享中心。基于上述两种数据共享中心建设方案来看，外包方式的主要优势在于周期短、技术成熟，能够在短时间内打造一套较为成熟的云服务共享中心。自研的优势主要在于具有更强的针对性、专业性，能够打造更为适合档案数据共享服务的云服务平台。这就需要各个高校参考自身实际情况，针对各方因素进行深入的调研分析，选择更为符合发展需求的方式。

5 结语

网络环境下，各高校档案信息资源共享成为了必然趋势，这是高校档案管理必须应对的新挑战。对此，高校领导应真正意识到这一问题的价值，从制度、规范、基础设施等方面进行有效完善，建立科学合理的档案信息资源共享平台，积极迎合高校师生学习、科研需求，创设优质、浓厚、自由的学术氛围，有力地促进高校现代化建设建成，逐步强化高校档案管理共享服务质量。