基于物联网技术的智慧档案管理系统

云宇光

（内蒙古医科大学附属人民医院 内蒙古 呼和浩特 010020）

1 引言

物联网技术正处于高速发展阶段，并且未来会有更广阔的发展空间。在当前的智能化信息时代，对于档案馆来说，如何用好和管好庞大的档案数据是现阶段最值得思考的一个问题，“用好”和“管好”指的就是建设物联网背景下的智慧型档案馆。基于物联网所具有的明显技术优势，深入设计和研究互联网信息技术应用下的档案管理对提高档案馆的工作效率具有至关重要的意义。物联网技术优势显著，目前在环境、军事、交通、网络以及医疗等领域中得到十分广泛的应用。因此，实现物联网技术下的智慧档案管理系统运用具有十分重要的意义。

2 物联网技术简析

2.1 物联网技术具有时效性和普适性

物联网技术具有的时效性，即现在互联网时代下信息的快速获取和转移，它可以随时间的延长而得到有效提升。普适性指的是物联网技术不仅仅只局限在某一行业，最近几年来相关部门通过出台相关政策支持物联网技术在各个领域的研发，从城市基础建设、优惠税收政策、专业核心技术等多个方面为物联网产业的发展展示了光明的前景。应用于自动化重工业控制、环境保护、医疗卫生、公共安全等各个行业领域，且应用效果得到显著的提升。

2.2 物联网技术具有高度智能性

物联网本身就是通过各种红外信息传感器、GPS系统等各种装置，实现对物品和过程的智能化感知、监测和管理。在档案馆的管理系统中也存在着这样的传感装置，通过装置可以对收集到的档案材料信息进行感应识别，以便下一步档案的分类整理[1]。比如：高校的学生需要实时记录在档案里的各类信息，利用物联网技术，相关的工作人员通过计算机就可以快速地搜索到该学生的档案，然后再进行信息的更新，在很大程度上便捷了档案信息管理工作。

2.3 物联网技术具有高度自动性

物联网背景下的档案馆建设能够实现档案信息的统一储存和提取，同时还可以根据需求给大众带去更便捷的“售后服务”，例如，对于求职应聘者，物联网技术可以依据智慧档案馆中个人档案的专业技能和求职意向，为其推送合适的招聘信息，需要人员可以在此基础上进行筛选，有利于更好的就业。

3 传统档案馆建设存在的不足

3.1 纸质档案转化为数字化档案的难度大

互联网技术现阶段正蓬勃发展，很多档案馆也都顺应形势纷纷采用数字化的档案管理形式，将纸质档案的数据进行计算机的录入和存储。但在智慧档案管理系统的实际操作中，仍发现很多问题存在，比如，少部分纸质档案在进行信息录入时智能化转化难度大且调整管理难度大，增加了智慧档案馆的建设难度。

3.2 档案管理工作效率低下

传统的档案管理工作过程中出入库档案信息数据庞大，少不了大量的人力物力的投入，为确保档案信息的完整性和准确性，工作人员必须一遍遍地进行核查检验，这就造成工作效率低，且人工处理长时间的工作可能会导致工作的失误，出错率高也是传统档案馆在建设过程中不可避免的问题。

3.3 传统档案馆缺乏安全管理

档案馆中所保存的资料信息都十分宝贵，相应地对档案保管环境的要求就会比较严格，但传统的档案馆档案都是纸质材料，易受到物理环境的影响，如受潮、字迹模糊、虫咬等，容易导致档案受损，并且占用很多可利用空间。加之纸质材料，如果不进行定时的安全管理，严重时会导致火灾的发生，使档案馆的档案管理安全性受到威胁。

4 智慧档案管理中应用物联网的重要作用

4.1 查询更新信息效率得以提升

在以往的档案馆查询信息的过程中，档案室一般都会采用实名登记或者是有着自己制定的规章制度，通过这种方式实现对档案信息的安全保证，但这样长期频繁的操作会使档案管理工作变得非常繁琐，工作效率低下甚至给普通民众带去不好的服务体验。基于物联网技术的智慧档案管理系统则有效避免了这一问题的发生，人们在智慧档案馆查阅或者提取档案时，只需要将IC卡插在档案借阅的识别处，系统就会对个人进行信息的识别完成借阅或者是归还，同时完成对借阅归还的纸质凭条打印，既节省了借阅人和档案馆双方的时间，也提高了档案管理的水平[2]。

4.2 智能化和自动化水平有所提高

基于物联网技术的智慧档案管理系统可以在很大程度上改善档案信息入库和出库的操作，在每一份档案入库时都会在互联网技术的基础上添加电子编号，系统可以对其进行自动识别，提高档案管理的自动化[3]。档案馆应用物联网技术可以将存储档案的库房最佳环境数据植入到一个芯片中，通过芯片实时感知档案室的各项指标是否合格，并实现档案室环境的自我调节，提高档案管理的智能化。

4.3 安全性能得到加强

传统的档案馆大部分是通过视频监控、红外测温等安全措施来对档案信息进行监管，但这些技术的安全性能还有待加强。基于物联网技术的智慧档案管理系统则是通过安装各类安全软件来实现档案管理的信息不被侵袭。例如库房环境智能管理系统，其中最具特色的一个功能是可以通过专业软件控制计算机相关算法来判断管理系统设备是开启还是关闭状态，来确保档案库房的环境各类指标在要求的合适范围内，几项指标包括库房的温度、湿度、刺激性气味、烟雾、空气质量等的监测、报警和有效地控制[4]。相比于传统的档案管理，安全性能得到了很大加强。

5 提高物联网在档案管理中工作效率的措施

5.1 科学规划并严格实行规范化档案管理标准

档案管理存在于各行各业中，且大多服务于群众，要想有效运用好物联网技术的档案管理工作，第一步要科学规划规范化的档案管理标准并严格执行。制定智慧型档案管理标准的同时，首先要认真学习钻研物联网技术下制定的相关标准规范，在此基础上，落实属于智慧档案馆自身的规章制度，积极投入实施，保证在此管理标准下使智慧档案管理系统的高效运行。

有了规范的档案管理执行标准之后，档案馆相关管理人员要根据管理学知识和经验聚集合适的人才先对原有的纸质档案资料进行分类整理和计算机的录入，然后再参与到物联网技术的智慧档案管理系统建设中去，将档案信息全面化、细致化，促使智慧档案管理工作有条不紊地进行。

5.2 搭建高素质档案管理工作团队

即便是身处智能化、自动化的信息时代，也离不开工作人员的操作，提升工作人员的信息化应用水平和工作素养非常重要。首先，档案馆要从提高管理人才录用标准开始，对应聘人员进行考核，筛选真正适合运行智慧档案管理系统的优秀人才，同时注重人才团队的建设，要配有具备专业知识技能的计算机人员，有档案学专业的知识背景，以满足档案馆的人才需求。其次，为了保证档案馆信息的保密性，应定期给工作人员开展业务培训课程，培养良好的工作素养和思想认识，建立奖惩制度，鼓励其开发研究新型管理系统。最后，建立业务考核制度，注重考核综合素养尤其是面对突发情况工作人员的随机应变能力，通过这种方式督促管理人员提高工作效率。

5.3 争取相关政策扶持和资金支撑

软件设施的良好运行需要配套相应的硬件设备，现阶段来看，物联网技术下的智慧档案管理系统还存在着很多的不足之处，在相关部门出台促进物联网技术应用的政策背景下，相关管理部门也要具体情况具体分析，结合档案馆的实际情况，为智慧档案管理系统提供一定的资金支撑。除此之外，针对已有的档案管理系统，工作人员要及时对系统进行更新升级，保证原先的系统兼容性和有效运行性。有了相关部门资金的支持，档案馆也要提升工作人员的工作能力和综合素质，结合多年的管理经验，积极主动学习物联网技术下的智慧档案管理系统相关知识和新型软件的现实操作，提高工作水平和工作效率。

5.4 提升安全防盗软件的技术水平

随着人们对个人信息安全意识的加强，对于市场上各类安全软件的应用，其安全性能还有待考察。档案信息管理的首要原则就是确保其安全完整，因此，提升智慧档案管理系统的安全防盗技术水平至关重要。第一，关于数据材料的存储，专业技术人员应当建立高质量的防火墙系统，避免重要档案信息泄露造成无法估量的损失；第二，安全监控系统，例如，现在基于RFID技术的物联网智慧档案管理中的库房自动防盗报警系统，其中最重要的一个功能是它包含一个全部范围内的电子地图，一旦检测到档案馆周围存在安全隐患，在其对应的位置会出现醒目的红色flash点来进行警示，这个警示点具体范围到每个阳台或者是监控器放置的周围几个点，可以快速便捷地查询到事故发生的具体位置，快速响应报警事件，保证档案管理的安全性。

6 结语

综上所述，基于物联网技术的智慧档案管理系统有着光明的发展前景，同时还有很多潜力等待挖掘，智慧档案管理不仅要提高档案整理提取和管理的水平，还要保证档案的信息安全。现在的物联网技术水平在档案管理中并不成熟，在未来的应用过程中还需要专业人士进一步地探索研究。本文依据现阶段出现的各类问题列举了科学规划措施并严格实行规范化档案管理标准、搭建高素质档案管理工作团队、争取相关政策扶持和资金支撑以及提升安全防盗软件的技术水平的针对性对策，希望能给相关人士提供一些参考建议，保证智慧档案管理系统的优化运行，为物联网技术下的智慧档案馆建设贡献一份力量。