企业数字化档案信息资源的利用策略

贾丽丽

（中国航发动力股份有限公司 陕西 西安 710021）

1 引言

为更好地迎接特色社会主义新时代挑战，军工国企信息中心逐步开始建设数字化档案，信息资源以电子数据方式呈现，在企业实际管理期间，数字化档案虽具有应用便利性，且无纸质磨损等问题，但数字化档案的实例利用率仍有待提高，因此在“军民融合”发展战略指导下，军工国企为加快转型发展进程，需将数字化档案信息资源用到实处，提高资源利用率，在信息数据支持下实现可持续发展。

2 数字化档案信息资源的利用方向

2.1 智能化服务

现代化信息中心落实档案管理工作时，需根据时代发展形势做好数字化档案开发利用工作，以便捷化网络技术为载体，实现数字化档案信息资源的远程利用，并在大数据技术应用下整合归纳档案信息，运用自动检索功能完善军工国企数字化档案利用体系，为企业各部门员工提供良好资源利用服务。相较于社会档案馆、行业企业档案部门，军工国企信息中心的数字化档案信息资源更为具体，针对性更强，可根据信息资源类别及内容间的关联，厘清档案数据间的关系，突出数据化档案内容重点，使数字化档案利用人员可根据关键词汇检索出所需信息，实现档案的精准定位，在较短时间内即可获得自身所需资源内容[1]。军工国企信息中心构建数字化档案时，需将实际应用环节考虑在内，引导档案利用人员挖掘出潜在信息知识，提高档案利用效果。利用数字化档案信息资源时，可基于特定档案调阅信息平台精准定位，由于军工国企部分数字化档案具有保密性质，为避免不良分子恶意利用信息资源，军工国企员工利用档案前，档案管理信息平台将对该员工进行信息判定，确定具有调阅查看权限后方可获得档案信息，满足不同人员的档案查看需求，为军工国企员工提供智能化服务。

2.2 业务流程再造

军工企业在信息化背景下必然趋向数字化、智能化发展，这就导致利用数字化档案信息资源的方式发生改变，数字化档案的开发、管理及利用均需有新档案管理模式的支持。传统化纸质档案利用方式对数字化档案的应用产生了一定限制，需根据军工国企工作业务实践及信息化条件进行数字化档案管理流程再造。数字化档案管理流程再造不仅需解决内部员工资源利用问题，更应做好军工国企数字化档案信息资源的安全管理工作。近年来，我国军工国企信息化建设步伐逐步加快，涉密网络日渐成熟，数字化档案承载着军工国企大部分信息资源，信息中心完成数字化档案开发后，需由国家保密局进行涉密网络测评，确保数字化档案信息资源利用流程安全可靠[2]。为确保数字化档案信息资源利用效果，可将数字化档案与ERP软件、PDM软件、OA软件等办公软件衔接，在数字化档案便捷化应用下，对日常管理工作的流程做出优化再造，此外依托于涉密专网全面保障数字档案安全性，在长期利用实践中梳理数字化档案运用模式。

2.3 提炼资源精髓

军工国企数字化档案承载着大量信息知识，记载着军工国企发展建设相关的所有信息，是军工国企的宝贵财富。在军工国企信息中心数字化档案信息资源利用时，需突出数字化档案中所蕴含的知识内涵，搭建具有军工国企特色的档案管理体系，同时在数字化档案形态下，更易提炼出档案信息资源精髓，对军工产品加工工艺、设计图样、工具开发设计、行业企业标准等资源精髓信息做出保护，将军工国企数字化档案的管理上升为无形资产的保护。为保障数字化档案可安全可靠应用在军工国企发展的各个环节中，需明确信息中心档案管理工作职责，以权责对等为原则，将责任落实到个人，合理划分责任目标及内容，确定数字化档案管理流程及业务要求，采用动态化管理手段，确保数字化档案信息资源可在军工国企发展中被有效利用。

3 信息档案资源在企业建设中的利用策略

3.1 提升资源利用意识

数字化档案信息资源为军工国企的“软”资源，数字化资源在军工国企发展建设中具有不可取代的效果，需加强对数字化档案信息资源的重视。在当前管理工作中，对信息资源的利用程度仍有待提升，需高度重视，将数字化档案应用到实处，使档案可在日常管理及经营业务中发挥效果。为有效提高军工国企数字化档案资源利用意识，可采用档案讲座、座谈会等活动普及数字化档案应用方法及优势，使军工国企内部员工意识到数字化档案对日常工作的促进作用，以此逐步提升数字化档案利用率。除此之外，还可将月度、季度数字化档案调阅次数、查看时长优异的员工评为“月度（季度）档案之星”，以此激发员工利用数字化档案的热情，使数字化档案可军工国企发展中发挥效用。为提高数字化档案信息资源利用意识，满足军工国企员工对档案信息的不同需求，军工国企信息中心档案管理人员应加大资源开发力度，灵活应用各类信息技术完善数字化档案信息，为军工国企发展建设提供高价值信息资源。

3.2 深入挖掘档案价值

数字化档案为今后军工国企信息中心档案管理工作的发展重点，需做好档案遴选与分拣、资源库建设、档案信息保密、信息管理系统、信息规范化管理等工作，而上述工作的落实离不开当代先进技术的支持，为做好档案管理工作，使数字化档案信息数据广泛应用到军工国企生产经营活动中，需运用信息技术将档案内蕴含的深层次价值挖掘出来。例如：在开发数字化档案时，根据档案类型及内容做好分类，厘清同一类型档案间的关系，并运用大数据、物联网等技术明确数字化档案内蕴含的实际价值，将其标注，使军工国企内部员工调阅利用时，可直观化了解数字化档案中所承载的关键信息，使军工国企信息中心数字化档案开发管理工作更为有效，并在关键信息标注下提高数字化档案利用效率。信息技术的广泛应用加速了实体档案到数字化档案的进程，并在信息技术灵活应用下进入了档案数字化管理时代，相较于传统档案，数字化档案的应用为高效利用信息资源奠定了基础，因此为切实发挥出数字化档案信息资源的作用，军工国企信息中心档案管理人员应做好档案价值挖掘与开发工作，在档案信息数据支持下促进军工国企在特色社会主义新时代背景下可持续发展。

3.3 加强数字档案建设

数字化档案建设工作的核心在于信息资源库的建设，而信息资源库主要涉及全图文数据库与目录数据库两大部分，并在数字化档案建设工作中严谨落实信息资源录入工作。根据我国军工国企档案目录要求，需做到目录数据库的100%数字化，并以“分步实施”为指导原则建设全图文数据库，要求军工国企将急用档案、常用档案、重要档案列为首批数字化档案扫描转化范围，对上述档案内容数字化加工处理[3]。数字化档案信息资源的高效利用建立在数字档案建设基础上，因此为提高数字化档案利用率，需加快数字档案建设进程。

首先，将待数字化的档案进行清点，明确档案类型、纸张、数量、规格，做好档案原件的分类整理工作，并按数字化扫描方式分别存放，如拼接扫描、彩色扫描、字迹灰度处理，对不同处理方式制订扫描方案。扫描转化前需将档案原件表面金属物品去除，并检查档案页、件、卷是否齐全完整，若存在字迹不清现象，需进行誊抄、打印，将档案原件拆卷整理后进行批量扫描。其次，根据档案原件清晰度、字迹状况、纸张质量等情况制定技术手段，灵活运用各类技术，确保档案扫描质量，尤其对于高价值的珍贵档案需严谨处理，结合档案原件实际情况选择不同扫描形式，不可损坏档案原件，完成纸质版档案原件扫描工作后将其归类整理，做好档案存储工作。最后，为便于数字化档案信息资源可便捷化应用，为高效利用奠定基础，需于档案原件扫描接触后将数字化信息资源进行整理归纳，检查档案页、件、卷是否对应准确，核对档案内容与标题是否对应，确保档案数字化扫描质量，于数字化档案检查期间发现存在扫描不清晰问题，需查明出现该现象的主要原因，若因扫描方式选择不佳，则需重新扫描处理，若因档案原件质量的问题导致扫描不清晰，则需于数字化档案中予以标明。数字化档案转化完毕，确认无数据问题后方可将完成数字化转化的档案纳入信息管理系统内。

3.4 确保资源信息安全

在数字化背景下，档案安全管理不再为防潮、防火、防虫蛀，而在于数字化档案信息管理工作中，安全管理重点在于网络，需将信息数据安全作为关键。数字化档案管理人员应正确划分涉密档案及非涉密档案，定期组织档案信息排查工作，在赋予军工国企内部人员自由查看调阅权限的同时，做好档案权限防护工作。采用备份恢复、异地存储、加密存储等方式开展数字化档案安全管理活动，从不同层面落实安全保密措施，按《涉及国家秘密的信息系统分级保护技术要求》（BMB17-2006）指导贯彻落实涉密网络建设[3]。

3.5 培养资源利用人才

为保障数字化档案信息资源可被高效利用，需根据军工国企信息中心人才结构组建一支高素质数字化档案管理人才队伍，加快数字化档案建设，为数字化档案高效利用奠定基础，为实现该目标，需加强数字化档案人才的培养，将档案管理人才培养重心放在信息化业务中。（1）构建档案专家小组，小组内成员必须为数字化档案信息资源管理人才，且数字化档案管理经验丰富，可为军工国企信息中心档案管理工作提供指导，优化档案管理决策；（2）加强业务培训，为数字化档案管理人员提供业务技能培训，从档案扫描、档案归纳、信息管理系统操作、档案规章制度、档案涉密管理、档案安全管理等方面入手，以此增强数字化档案管理人员综合素质；（3）建立数字化档案引才育才体系，为信息中心档案管理工作构建通畅的岗位晋升渠道，做好人才梯度建设，同时需确保数字化档案管理人员具备一定的军工专业知识，以此更好地开展数字化档案管理工作[4]。

4 结语

综上所述，对于军工国企信息中心档案管理而言，数字化档案建设及应用为发展的必经之路，不仅可为各部门人员提供信息数据支持，还可引导档案调阅者进行数据挖掘，深入探究数字化档案信息资源中蕴含的内容，提升军工国企内数字化档案利用意识，运用先进技术挖掘档案价值，加强数字档案建设工作，为避免档案泄露及篡改问题，应加强信息安全管理，并进一步培养资源利用人才。