信息化系统构建下办公室文书档案管理工作的改革和创新

王飒飒

（天津社会科学院 天津 300191）

1 引言

现阶段，传统文书档案管理中逐渐暴露出越来越多的不足与问题，而信息时代的到来，为办公室文书档案管理创新发展带来了机遇。将信息技术应用于办公室文书档案管理工作中，可以解决传统办公室文书档案管理中无法对数据信息进行大量收集、分析、储存等弊端，还可以更多地释放人力，为档案管理人员减负解压。此外，在文书档案管理工作中通过对大数据、云计算等技术的应用，可以彻底实现文书档案管理工作由传统载体向数字化转变，实现文书档案从信息收集、整理、分析到存储保管的全过程信息化操作，有利于办公室文书档案管理进一步朝着智能化的方向去发展。办公室文书档案管理中应用信息技术能够提高效率与质量，但也带来风险隐患，所以必须辩证地来看待这件事，提高风险意识，及时构建文书档案管理信息化风险防范机制[1]。

2 办公室文书档案管理工作实现信息化发展的意义

办公室文书档案管理工作对单位发展非常重要，所以必须要想方设法保证其工作效率与工作质量，而推动办公室文书档案管理的信息化发展，则更有利于达到这一标准要求，所以落实办公室文书档案管理的信息化发展对我国档案事业建设将具有深远的意义。

2.1 更有利于办公室做好档案信息的查询及管理

在传统办公室文书档案管理模式下，单位、办公室档案管理人员想要查询文书档案，需要将整理入库的文书档案拿出进行查找，需要花费一定的时间，所以传统办公室文书档案管理工作效率一直被人们所诟病。在信息化时代，通过利用信息技术可以实现办公室文书档案管理的信息化发展。信息化办公室文书档案管理最大的一个优点便是可以实现档案资料的信息化存储，这样如果需要调用办公室文书档案时，就不需要像以往那样花费大量的时间，而是利用信息系统直接查询并调阅办公室文书档案资料，既节约时间，又操作方便。此外，在传统办公室文书档案管理模式下，文书档案资料不能够实现同一时间内多人查阅、浏览等，而信息化的办公室文书档案管理可以实现这一操作。

2.2 有利于降低办公室文书档案管理成本

办公室在管理与保管文书档案时，需要花费一定的成本，这里面包括人力成本、时间成本、维护成本等，但信息化的办公室文书档案管理方式，可以进一步节约管理成本，但需要时间过程才能够体现的更明显。因为在信息化办公室文书档案初期，可能并不能够达到节约成本的目的，但是随着时间的深入，其在节约成本方面的作用会越来越明显。在构建办公室文书档案管理信息化体系过程中，需要对档案管理人员进行信息化培训，需要引入先进的管理系统、管理软件等，确实会花费一定量的资金，但在系统构建完成以后，后期对文书档案管理系统的管理成本不需要像以往那样持续投入，即便投入，成本也是比较少的。此外，办公室文书档案信息化管理系统构建后，可以分担档案管理人员的工作压力并提高工作效率，以往在传统办公室文书档案管理中，可能需要3名档案管理人员才能够完成办公室文书档案管理工作，但在信息化下，1名档案管理人员就可以完成。由此可见，从长远分析，办公室文书档案信息化建设将有利于节约单位的档案管理成本。

2.3 有利于减轻从业人员工作负担，推动从业人员转型发展

信息化办公室文书档案管理建设，能够起到减轻档案从业人员工作负担，推动其转型发展的双重功效。首先，在传统办公室文书档案管理中，办公室档案人员需要日常通过手工收集、整理、保管各个工作环节和管理部门所产生的文书档案资料，工作效率和工作质量一直被人们所诟病，而将信息技术应用其中，可以从传统线下管理转移到线上管理，在提高文书档案收集整理与保管效率的同时，能够减轻办公室档案人员的工作负担，提高他们对工作的满意度。其次，办公室文书档案管理以信息化方式开展工作，必然会提高对从业人员的工作能力要求，不仅需要处理好基本工作，还需要学会应用系统，在这种状况下单位为了使管理队伍能够胜任当下的工作要求，会提高对其的管理与培训要求，帮助办公室档案人员加速完成转型发展。

3 信息时代办公室档案管理工作特点分析

3.1 管理对象由传统载体向数字化转变

信息时代，不管是档案学研究对象还是档案工作对象都发生了变化。传统的档案学理论研究与档案工作，都是以传统载体为客体和研究对象，而信息时代，传统载体的文件和档案越来越少，电子文件和数据越来越多。而国家档案局也提出了存量数字化，增量电子化的要求。

3.2 管理过程向信息化转变

在网络信息时代下，信息化给我们日常的学习、工作、生活带来了影响，而且我们逐渐意识到传统的档案管理已经不适应于当代社会的发展，对于档案的管理还需要引进更为先进的设备。目前，越来越多的单位建立起了自己的档案管理网络体系，而且还将档案管理工作的发展方向向着信息化转变。

4 信息时代办公室文书档案管理工作中存在的常见问题

信息时代办公室文书档案管理工作必须要全力推进信息化发展，加强信息化应用力度与深度，但往往部分单位在落实办公室文书档案信息化管理中还存在信息安全意识淡薄、风险隐患高等较为常见的问题，这既不利于充分运用信息技术，又会增加单位的档案管理风险，必须要及时对这些问题做好分析，以便为后期制定解决方案打好基础[2]。

4.1 文书档案管理中信息安全意识仍需提高

办公室文书档案在不断推进信息化发展的同时，一些信息化方面的应用问题也逐渐暴露出来，尤其是信息化风险防范落实不到位引起了各方的关注。现阶段，一般企事业单位在落实办公室文书档案信息系统构建中，往往将更多的关注点放在办公室文书档案信息化建设速度、基础配备等方面，缺少风险意识，对信息化风险没有一个科学的认知，导致办公室文书档案管理系统的风险隐患较高。一方面，办公室文书档案管理系统防御等级不够高，系统极易遭到外部入侵与攻击，导致系统中存储的档案信息遭到破坏、盗取等，从而诱发文书档案管理风险。另一方面，办公室文书档案管理系统建成后，并没有定期对管理系统进行安全检查和更新等，不仅降低了系统的运行速度，还会增加系统漏洞。

4.2 办公室文书档案管理中信息化风险防范水平仍需提高

信息化技术在办公室文书档案管理中的应用，一方面有利于推动办公室文书档案管理的创新发展，另一方面也显著增加了办公室文书档案管理风险，所以一定要客观认识信息化的办公室文书档案管理。现阶段，很多单位在构建办公室文书档案管理系统时，往往风险意识淡薄，并没有对文书档案管理系统进行定期更新与升级，导致管理系统工作一段时间后，运行速度会越来越慢，严重耽误工作效率及质量。最关键的是办公室文书档案管理资料中，往往记录着大量的数据信息，这些数据信息有很多可能是机密性文件，如果因系统安全性不够遭受到入侵，将会给单位带来巨大的损失与风险。此外，不同类型文书档案在风险防范中，应该有针对性地运用不同的风险防范手段，但往往一些单位在办公室文书档案风险管理中却没有这样去做，对风险的防范没有针对性。

5 推动办公室文书档案管理改革的方法

5.1 加强云计算在办公室档案管理中的应用

现阶段，云计算技术已经受到了广泛的关注，其也被应用于我们日常生活中的各个方面。对于云计算技术来说，其是通过许多运算技术组合而成的，是目前我们所接受的较为新型的计算方式之一。在办公室档案管理的过程中引入云计算技术，不仅能够实现对档案数据的分析、整理、总结和归纳，还能大大降低计算的时间，进而减轻了工作人员的压力，使得档案管理更加真实可靠。通过运用云计算方式，可以有效整理、分析、储存来自政府、企业等大量的数据。由于科学技术的不断进步，档案资料也越来越复杂，不仅包括视频、音频，还有大量的图片需要进行处理，这无疑增加了处理的难度以及储存的容量，而利用云计算，可以有效处理这些档案，提高了档案管理工作的效率[3]。

5.2 构建完备的办公室文书档案信息化管理体系

办公室文书档案管理的现代化与精细化发展，离不开信息技术的支撑，所以必须要利用信息技术打造完备的办公室文书档案信息化管理体系，但必须要保证其在硬件与软件上的科学配备。首先，在办公室文书档案管理信息化建设过程中，一定要保证硬件配套设施与软件配套设施齐全，一定要拿出足够的资金来及时购置高速扫描仪、高拍仪等硬件配套设施，还要及时建立完备的办公室文书档案管理格式转化系统、文书档案管理系统等，实现办公室文书档案管理的信息化、数字化发展。

5.3 提高风险意识，做好办公室文书档案信息化风险防范

办公室文书档案信息化系统构建中，如果风险防范不得当，很容易诱发风险，所以一定要做好信息化风险防范与管理。为了进一步提高办公室文书档案管理的信息化风险防范能力，需要在系统中添加必要的杀毒软件、拦截软件等，还要提高系统的密钥等级，设置安全系数高的登录密码，并保证办公室文书档案管理系统密码不外泄。此外，需要进一步提高办公室文书档案管理系统维护管理的专业性。为此，可以选择与专业的IT企业进行合作，通过这种方式来提高办公室文书档案管理系统维护的专业性，以便更好地提高管理系统的安全性。这种合作方法也是现代社会发展中比较常见的，互相之间通过优势互补、互换来实现各自的发展需要，在不增加各自成本的前提下，能够创造更好的管理效应。

6 结语

本文主要分析了在信息化时代下，办公室文书档案管理工作中存在的常见问题，并提出了几点优化策略，希望能够为做好办公室文书档案的信息化建设提供有价值的帮助。