数字化管理在高校档案体系建设中的重要作用探析

赵宗明

（滨州学院档案馆 山东 滨州 256601）

1 引言

进入21世纪以来，信息科学引领社会发展，数字化、智能化已成为推动各个行业发展的重要手段。高校档案体系建设工作也需要与时俱进，通过融入数字化管理，以弥补传统高校档案管理工作中存在的不足，降低出现档案损失以及档案错误的可能性，有效地提升管理工作的效率和实际效果。

2 档案数字化管理的意义

2.1 数字化教学的需要

随着计算机网络技术的普及应用以及数字化水平的提升，我国高校档案管理中也开始融合使用大数据以及网络技术，进而可以推进高校数字化管理模式建设[1]。高校档案数字化建设可以将教学活动和档案管理进行有机融合，以数字信息的形式储存在资源库中，为后续工作提供有效地支持，推进高校全面数字化与信息化建设。比如在高校进行跨区域交流以及技术交流时，可以通过网络传输数字化文件，方便快捷的同时又能保证交流效率和效果。

2.2 档案建设与管理的需要

档案数字化管理是高校管理工作发展的必然趋势，可以满足云存储的要求，也是目前档案管理工作进行的主要方式。在数字化时代，传统的人工档案管理模式无法适应时代发展的需要，而利用计算机以及网络技术则可有效地降低人工成本和时间成本，进而提高工作效率。另外，在教学改革不断深化的背景下，大多数课堂都引入了全新的数字化教学方法，作为保存资料的档案部门也需要实现数字化管理。进而可以顺应时代变革。

2.3 校园建设的需要

数字化除了可以推进教学活动，还可以推进校园建设。校园建设的过程中会产生大量的数据信息，在其中应用档案数字化管理模式可以有效地提升高校的教学质量以及管理效果。例如校园数字化中可以利用计算机技术调查学生的学习特点、兴趣取向，并且开设相关的课程，满足个性化学习的需求。这是档案数字化管理的优势，也是推进校园建设水平提升的关键，以此推进我国高校的数字化信息化建设。

3 档案数字化管理模式的特点

3.1 文档一体化

在大数据背景下，高校数字化档案管理可以实现电子版的文件和数字文件的有效结合，并且将这些东西融合在同一个管理体制中，进而可以实现文档管理一体化。档案数字化管理可以打破纸质和电子档案之间的界限，将档案转换为数据并且进行数字化归档，对于整个管理工作进行实时监控，保证文件保存的安全性和可靠性。

3.2 档案数字化

传统的档案利用计算机网络技术将纸质档案转换为数字形式，可以利用计算机进行统一的管理，利用计算机技术对档案进行处理，相比较于传统的管理模式具有检索简单、快速下载等特点，提升管理工作的质量和效率[2]。

3.3 平台虚拟化

高校档案数字化管理综合运用各种技术，建立各个院校独立的数字档案管理平台，进而可以实现对档案数据的跨院系管理，并且管理人员可以依托数据平台结合管理内容提供服务，进而提升数字化档案工作的科学性和有效性。

4 档案数字化管理模式的创新路径

4.1 提升工作人员的工作素质

档案数字化管理对于管理工作人员的工作素质具有比较高的要求，因此相关部门需要积极地利用培训手段提升工作人员的工作素质，促进高校的智能化和数据化建设。档案管理工作人员的知识培训需要包括档案知识业务培训以及计算机应用技术培训。在档案数字化管理模式下，工作人员在需要具备一定的档案业务管理知识的同时，还需要具有自动化网络化技术的相关知识，但是传统的档案管理工作存在比较明显的缺失，工作人员的工作意识存在明显的欠缺。因此，在进行培训工作的时候，需要调动员工对于培训工作的积极性，让他们在培训的过程中可以学习新的技术新的思想，以此提升工作人员的工作能力。另外，在掌握了基本的基础知识以及基本的信息化技术以外，还需要在培训工作中加强有关档案鉴别学习方面的内容。档案数字化管理将传统的档案转化为数字化工具，进而可以避免在转换工作进行时出现信息不完全或者错误的现象。因此培养工作人员的档案鉴别能力，可以保证档案的真实性，促进其健康发展。

4.2 加大对档案管理工作的资金以及技术投入

档案数字化管理工作的顺利进行需要充分的资金支持，才能进行数据库以及管理平台的建设，进而可以实现档案管理工作的数字化和自动化，进而推进档案管理数字化的工作效率以及工作效果。因此，高校在推进档案管理信息化中需要为其提供必备的物质支持，及时更新档案数字化管理的设备，并且需要充分地认识到档案数字管理工作的重要性，将其作为一项比较重要的工作进行，进而可以保证档案管理工作的效果。

数字化管理需要技术手段进行支持。无论是数字化档案平台还是数据模拟都需要大数据以及互联网技术来实现。因此，相关部门需要及时地更新信息化设备，加大技术支持，提升管理工作的效率。

4.3 构建分步档案数字化管理模式

高校的档案数字化管理在进行的过程中需要充分地尊重开放性、实用性以及特色性的原则。在实际进行工作的时候，为了提升档案管理的效率以及其实际工作的效果，需要对高校数字化管理进行整体的规划，制定科学合理的工作计划，对工作的细节进行具体的标注，然后按照一定顺序，分阶段四进行工作，推进档案管理工作的顺利进行。

首先，高校自身需要完善档案数字化管理的规定，建立科学合理的管理制度，使档案管理工作的所有流程都可以得到实时控制。在进行规定的时候需要从业务、技术、和管理三个方面进行，进而明确工作人员的工作流程，解决技术管理方面存在的问题，并且保证资源的合法性和安全性。高校数字化管理的规定需要由国家档案管理部门统一指定的，高校需要积极地进行借鉴，实现数字化档案的共享，推进其顺利进行。其次，高校需要积极地完善档案管理自动化系统。高校需要对自身的实际情况进行调查，并且根据自身的实际需求选择适合自身的档案管理工作。软件需要具备健全的功能，保证数字档案的完整性和兼容性，可以有效地提升管理工作的效率，全方位保证管理工作的质量。这种软件可以实现各个部门之间的信息交流以及收集，实现电子档案和办公系统的有效衔接，进一步实现办公电子化和信息化，进而可以有效地提升管理工作的效率，保证其实际工作的质量。第三，档案数字管理需要实现纸质档案数字化管理。纸质档案易损坏、易丢失，利用信息化技术将纸质档案转换为数字档案馆，创建数字档案数据库，相关部门对纸质档案进行归类，将重要的文件进行数字化转换，再将利用率比较高的档案转换为数字化，最后再将特色的档案进行合理转换。

另外，相关部门为了保证其实际应用的效果也需要注重对于纸质资料的保存工作[3]。有一些历史悠久的纸质文档可能会因为年代久远以及保存不当的问题导致文档出现污染或者破损，并且对这些档案进行及时的修复和扫描，保证高校档案管理的完整性。这种分步分阶段的管理工作可以完善高校档案数字化库的建设，促进高校的数字化和信息化建设，提升档案管理工作的效率，促进学校的数字化智能化发展[4]。

5 总结

随着我国经济的发展和技术水平的提升，信息化技术得到了飞速的发展，成为各个行业发展的必然趋势。高校数字化档案管理工作也需要利用计算机手段和信息化技术实现自身的发展。基于此，本文从各个角度对其进行分析，以有效地提升管理的效果，推进档案管理工作的效果和效率，进而推进高校现代化建设。