新时代加强房地产档案信息化管理路径研究

郑丽丽

（聊城市不动产登记中心 山东 聊城 252000）

1 引言

房地产对我国社会主义经济的发展有着重要的推动作用，是当前衡量我国社会主义经济发展水平的重要指标。房地产企业档案评价是指房地产企业相关监督管理行政部门在房地产企业发证管理登记、地产产权买卖、房屋交易、房屋建筑改造、拆迁和其他楼盘经营开发等各项活动中，经过资料搜集、整理和资格鉴定等多个过程，从而形成的可归档或者保存的法律文件证明材料，是房地产企业不动产产权归属管理登记工作的主要评价手段。随着我国社会主义市场经济的快速发展，信息化档案管理在房地产企业档案管理过程中的作用越来越凸显，对房地产企业档案管理进行专业信息化管理的呼声也日益强烈，并逐步引起了国家相关档案管理行政部门的高度重视。

2 新时代企业档案管理信息化建设现状

2.1 档案信息化管理不完善

数字化的档案信息管理还存在一些不同之处，这一过程伴随着信息技术的发展而过渡。许多大公司或组织没有改进适当的不动产信息文件管理系统，从而使这些文件直接暴露在计算机黑客、间谍或是非相关工作人员的视野之下，给房地产信息档案的管理带来了巨大的风险，也给大型企业或者单位造成严重的损失。

2.2 档案管理信息化建设人员专业知识不足

档案管理建设人员自身作为企业档案管理建设工作的主要实践者，自身档案专业知识能力和综合职业素养水平的高低，对企业档案管理信息化工程管理工作的开展具有重要的影响，且相对于企业的其他工作，档案管理工作是一项较为专业、系统的工作，对企业管理档案建设工作人员虽然有着较高的素质要求，但随着我国企业经济规模和人员数量的持续不断增加，档案管理建设人员往往身兼数职、档案管理待遇不高等各种问题的存在，导致档案管理人员自身档案专业知识能力仍然有所欠缺，业务管理操作等技能方面也仍然存在一定量的不足。

2.3 不重视档案管理工作

由于在企事业单位内部档案从业人员大多数的工作经历年限相对较长，学习创新能力和对于新鲜的事物以及思想的不断转变能力往往受到很大限制，很多中高层企业管理者的企业思想观念较为落后，对于企业档案管理信息化管理模式往往持一种观望的态度，觉得企业信息化档案建设较为繁琐。一方面，不论从政府资金政策支持还是其他政府扶持政策以及法律条文支持方面，都没有及时提供充分政策支持，导致专业档案管理相关工作漏洞百出。另一方面，人员专业认识能力不足，认为专业档案管理相关工作本身就是日常公共事务性质的工作，忽略了档案管理的重要作用，因此现在档案管理相关工作中的从业人员并没有具备专业档案管理知识素质和档案信息化操作技术基础，档案管理信息化专业管理工作系统建设工作进度缓慢。

2.4 操作流程不规范

由于我国社会没有形成一套相关的法律条文，对于实施档案管理信息化网络管理的具体工作流程没有依法进行充分规范，信息化网络建设较为混乱，导致档案网络使用环境比较嘈杂，更加不利于档案信息化工作的落实。机关事业单位也同样如此，对于企业档案管理信息没有确切的资料分类标准和实时信息更新，由于没有及时进行企业云端数据处理和进行信息数据统计，因此单位信息资料存档管理工作经常出现资料断档和后期信息补充资料补齐不得当的现象，导致很多单位信息资料查询困难，信息资料失真。

2.5 缺乏专业的技术团队

大多数的信息档案管理工作团队的组成人员都是已经临近法定退休年龄的人员，由于退休年龄和工作精力上的原因，大多数人认为信息档案管理工作是一个闲职，没有学习和探索更新传统管理模式的工作激情和热忱。事业单位内部和档案管理工作人员应用信息化专业管理水平低，不足以有效应对当前复杂多变的企业市场竞争环境，不利于加快现代化企业建设的进程。

3 新时代房地产档案管理信息化的对策

3.1 提高对档案管理工作的重视

档案管理行业作为我国企业经济管理的重要部分，为正确实现我国企业经济可持续发展的战略目标，确保企业档案管理各项工作贯彻落实无疑是极为必要的。因此，有效地缓解改善当前档案管理工作现状，一方面所在企业管理需继续加大对促进档案管理企业信息化体系建设相关重要工作的宣传，在不断逐步提高企业人员对于“档案”高度知识认知的基础上，为促进档案管理企业信息化体系建设各项工作的继续顺利开展创造良好条件；另一方面所在企业内的档案管理工作人员还要对不完全符合企业管理要求的档案重新整理，将需要归档的声像录音带、录像带等作为声像声音档案，应在每盘声像磁带上明确注明档案相关的基本信息[1]。

3.2 完善档案信息管理系统

房地产企业档案管理的服务信息化体系建设基础应基于建立和健全完善有效地房产档案管理服务信息共享系统。信息自动归集管理系统能够收集房地产市场相关行业信息，并且能够保证整个信息归集可以在房地产相关信息发生变动时及时进行更新，便于用户检索、咨询、查询。便捷、实用的信息检索系统可以用房地产的各种相关专业信息，如住房地址、面积和地理方位等条件作为信息检索的必要条件，提高信息检索服务器的质量。信息安全管理系统的基本功能主要是为了确保财产权属人的信息全面、精准、安全，不被任何非法分子恶意篡改、盗取等。数字化档案的持续保存发展关系到很多档案信息安全技术上的安全问题，必须切实做好档案信息安全技术上的保障工作，才能有效确保档案相关知识权利人的合法隐私不会被泄露[2]。

3.3 提高档案管理人员综合素质

房地产专业档案管理从业人员，只有真正懂得房地产档案管理的基本专业知识和熟练掌握专业信息管理技术，才能使工作真正跟上专业信息时代快速发展的市场要求。随着企业档案管理以及信息化事业发展的日益需要，对企业档案管理工作人员的素质要求也越来越高[3]。档案管理从业人员若想扎实做好企业信息化时代背景下的企业档案管理相关工作，就要积极、主动地学习运用互联网档案相关专业知识，不断强化提升自身档案综合管理素质，培养人员创新创业意识和弘扬工匠奉献精神，用先进的档案科学管理手段扎实做好房地产企业档案管理工作。

3.4 提高档案管理信息化建设程度

一方面，加大财政资金投入支持力度，完善档案设备的技术武装和装备武装质量保障，国家和地方政府也需要提供一定的专项贷款或者政策资金支持，全力支持我国档案管理机构信息化体系建设各项工作的顺利开展，提供大量财力资金支持；另一方面，提高档案信息安全技术和科技能力，净化档案网络安全环境，提高档案信息的网络安全性；综合考虑提高档案管理信息的安全保密性和信息安全性，需要不断提高档案软件的安全防盗保护功能，避免利用系统漏洞，引进先进的档案数据分析管理软件和档案登记管理软件，提高档案存储管理机构的档案信息安全保密度[4-5]。

3.5 重视档案管理信息化专业人才的培养

信息化管理时代对当前档案管理的各种工作人员管理提出了更高的素质要求，管理方面也应当对档案工作人员定期进行各种多方面的管理培训，提升档案工作人员的档案综合管理素质，以便能适应当前信息化管理时代的各种更高管理要求。在这个信息化发展时代，不法人员恶意窃取用户信息的风险成本将会大大降低，管理方面也应当继续加强对基层工作人员的职业道德素质培训教育，加深基层工作人员对信息档案管理这一工作的认识理解，从而有效降低个人信息资料泄漏的风险[6]。除了进行专业培训，管理方还可以定期举办企业档案管理相关行业的技术人才培养交流会，为档案工作人员亲身学习先进的企业档案管理专业经验知识创造条件。除此之外，管理方还提出应当大力鼓励引进企业信息化及技术管理领域的专业技术管理人才对企业档案管理系统信息化检索系统设计进行技术优化。一方面，管理方需要高度重视不断提升档案检索系统的档案检索工作效率、简化系统检索档案信息的工作流程；另一方面，管理方还要适当加强档案信息系统的网络安全性，防止出现由于黑客非法入侵系统导致档案信息系统泄漏、数据信息丢失等安全问题。

4 结语

综上所述，房地产行业档案信息化建设已经是历史发展下的必然趋势，而如何保障体系化的建设安全则一直是我国档案系统信息化体系建设过程中经常出现的关键问题，这个问题几乎涉及到了档案系统信息化体系建设的全过程。档案管理信息安全中的问题不仅是档案技术管理层面的安全问题，更多的是档案管理体制层面的安全问题，需要加以重视，才能真正全方位地有效应对以上所说的各种安全风险。同时，房地产企业档案管理信息化体系建设者还需要不断增加企业资金的管理投入，并不断抽调专门的专业技术人员建设一套专业的管理体系。