事业单位档案管理信息化建设创新思路研究

周 奇

（山东省滨州市邹平市中医院 山东 滨州 256200）

1 引言

随着我国改革开放的进程不断推进，市场经济得以快速发展，档案信息资源日趋复杂化和多样化，并且社会各界对于档案信息的相关需要也越来越多，在这种情况之下不断加强事业单位档案信息内容管理的质量效果显得尤为重要，但是目前在我国相关事业单位开展档案管理工作的过程中尚且存在着许许多多空白空缺和混乱的现象，这就需要档案和档案学者对此进行更加深入的探索和挑战。社会各界对于档案信息管理的要求变得越来越严格，所以档案工作者当下面临的最大挑战便是如何适应新的环境。

2 档案管理信息化现代化在档案管理工作中起到的重要作用

首先是如果仍旧沿用传统的档案信息管理的模式和方式，那么很容易出现死档案的情况，换句话说，即便是档案室对所需要的档案资料内容进行了保存，但是可能因为种种因素比如说存放不当、检索工具不够完整等多种原因导致事业单位需要更多的人力、物力和财力来进行大面积查找，但是当档案管理信息化开始建设之后这种问题正在逐渐得到有效解决，计算机凭借着其自身计算精度高、存储的信息量比较大、运算速度非常快等多个优势可以帮助事业单位快速地对所需要的档案信息内容进行全面快速准确的检索，提高了档案查询的工作效率[1]。其次事业单位开展档案信息信息化建设还可以更好地保存档案信息的完整性，除了在一开始输入信息的时候需要使用到原件，其他时间都不需要再使用原件。最后是开展档案信息化建设工作之后，可以在多个存储空间内储存大量的档案信息资源内容，让档案信息的存储更加简单和便捷。

3 提升事业单位档案管理信息化建设水平的相关措施

3.1 完善档案管理信息化水平

根据当下所有事业单位的档案管理工作发展现状来看，事业单位档案管理信息化水平不高是一个普遍存在的问题，所以为了加强和提升事业单位档案管理信息化建设水平，就必须对传统的思想观念进行一定的摒弃和改正，在档案内容信息化管理的过程中采用更多灵活和多变的方式，除此之外还需要对相应的工作人员进行定期的教育，将传统思想观念和信息化档案管理相违背的方面进行摒弃，只有这样才能将信息化在事业单位档案信息管理过程中的巨大作用充分发挥出来，对事业单位档案管理工作进行不断优化和创新。

3.2 建立完善的事业单位档案信息管理相关服务设施

档案管理信息化建设实质上就是借助计算机等高科技设备来通过互联网对信息实现搜集和储存，以此来达到对信息进行加工和传输的目的，事业单位在开展档案管理信息化建设过程中应该根据自身的实际情况来对计算机进行更加合理有效的利用，对现代的电子信息设备的实施进行统一的管理，只有这样才能在最大程度上提高电子信息设备的使用周期和作用效果，除此之外事业单位还要实现对信息化设备进行统一管理，对计算机档案管理设备的资源进行最大程度的使用[2]。

3.3 提高档案管理工作的信息化水平

随着社会的不断进步和经济的快速发展，信息技术得到了突飞猛进的进步，新型的档案管理软件在事业单位档案管理的信息化过程中发挥出了巨大的作用。我国事业单位的档案信息化管理水平在现代网络软件快速发展的基础之上得到了很大程度上的提高，并且当下档案管理工作开展信息化的优势已经凸显出来。传统的档案管理工作一般都是采用纸质档案的方式对相关的材料内容进行保存，但是纸质档案进行保存具有一定的缺点比如说会受到周围环境的影响，如果纸质档案周围的环境湿度过高的话会导致出现变质发霉的问题，如果发生这种情况那么很多重要的信息都会得不到应有的保存，而档案管理信息化就可以很好地弥补这一问题，档案管理信息化借助计算机将档案备份在电子磁盘之内，这样不仅仅可以在很大程度上大量节省档案存储的空间并且可以保证一些比较重要的信息不被丢失，通过建立更加科学合理的措施来对事业单位的档案和文件进行合理的分类，以此来提高档案管理工作开展的信息化水平。

3.4 加大资金投入的力度

事业单位档案管理工作未来的发展趋势和走向一定是不断提高事业单位档案管理的信息化水平，因此在这种情况下事业单位在档案管理工作开展的实际过程中就需要不断改变自身档案管理的理念和工作方式，不断加大对档案管理信息化建设资金的投入力度，通过购买一些开展工作所需要的现代化设备，不断推动档案信息的管理水平。[3]。

总而言之，在档案管理信息化工作建设过程中存在许多的问题，在对现代化信息技术借助的基础上这些问题正在逐渐得到解决，针对这种情况就需要对传统的工作理念和工作方式进行转变，不断加大资金投入的力度，提高档案管理工作的信息化水平。建立和完善事业单位的档案管理服务制度，然后不断提高档案信息化的管理水平，只有这样才能不断提高档案管理工作开展的质量效果，帮助事业单位更好地发展和进步。