信息技术在企事业单位档案信息化中的应用

温 莉

（内蒙古电力<集团>有限责任公司信息通信分公司 内蒙古 呼和浩特 010000）

1 引言

信息技术是计算机与智能技术、传感技术、通信和控制技术等众多科技的综合利用，当前的信息技术从硬件到软件都已经非常先进，在日常的工作和生活中都得到了广泛应用，极大地提高了生活的质量和工作的效率。对于档案工作，传统的工作方式都是用纸质作为载体，这样的载体在实际的工作过程中是相对复杂的。所以，在目前档案工作的进行中应该重视信息化技术的应用，业务量在不断增长并且涉及的方面也越来越广，这样就更需要在工作的方式和管理上不断创新，尤其是档案分类、整理、查阅、共享中，更应该充分利用现代的信息化技术实现智能化的分类和检索等功能，这样可以有效提升档案管理工作的效率[1]。

2 企事业单位档案信息化工作中存在的不足

2.1 档案管理信息化认识不足

相对于国外的发展来讲，我国的现代化信息技术虽然发展速度比较快，但是起步较晚，并没有构建起完善的运转体系与框架。对于企事业单位的工作开展来讲，信息技术的应用与档案管理相结合受到了外部限制，缺乏管理制度与体系的应用，一部分的企业针对档案管理工作人员的招聘，不注重信息技术水平与工作经验，就导致整体工作质量较差，存在着较大的波动性。其次，企事业单位自身对于档案管理信息化工作开展认知不全，且一部分的管理人员过于依赖计算机管理系统的应用，没有正确认识到信息技术发展的风险所在，一旦管理系统无法正常运转，就会导致大量的档案管理资料丢失。

2.2 办公设备与软件不适应信息化管理要求

在当前企事业单位开展档案信息化工作的过程中，存在着办公设备老化、软件建设较为落后，不适应工作要求的问题。比如在大多数的企事业单位中，长期坚持开展纸质的档案管理工作，使用的各种设备也相对传统，而对于开展档案信息化管理过程中，需要的各种硬件设备，如计算机、信息档案管理系统等，存在设备老化、更新速度慢等问题，很容易造成档案管理工作的失误，不利于档案资源的信息化建设。另外，在当前企事业单位开展档案管理工作的过程中，存在着安全力度不够的现象。比如在信息化档案管理工作的开展中，由于硬件设备的安全保障措施不高，造成档案信息的安全性不能得到很好的保证，给档案资源信息化建设带来一定的安全隐患。在档案信息化管理过程中，还存在着档案资源整合管理效率低的现象，由于设备的使用相对落后，与上级单位或者国家档案管理单位之间的系统衔接存在矛盾，不利于档案资源的整合应用，限制了管理的效率和水平提高[2]。

2.3 档案信息化管理效率有待提高

大多数企事业单位在档案信息化工作中，存在着管理效率不高的问题。在档案管理工作中的数据信息检索管理工作中，传统的档案信息手工方法还在使用。在计算机检索系统开发应用不完善的情况下，手工检索的效率要高于计算机检索，更加方便和快速。但是在档案信息需求量不断提高的过程中，人工信息检索的方法使用，将会直接增加工作人员的任务量，也不利于整体档案管理工作效率的提高。比如在检索具有相似性质的档案信息过程中，人工检索方法的使用，存在一定的难度，需要耗费大量的时间，增加档案管理难度。因此，为更好地提高档案管理的效率，必须要对人工检索的方法进行不断的优化，并且加强对计算机检索系统的开发应用，充分发挥出机器检索的准确性效果，实现档案管理效率的显著提高。另外，在档案信息化管理的过程中，存在着信息共享困难的问题。比如在事业单位中职工发生人事调动的情况下，不同的单位之间在对其个人信息的档案处理过程中，存在时间误差的现象，将会直接影响调动人员的权益，或者为事业单位带来经济损失等问题。因此，还需要加强对信息共享平台的建设，以实现整体事业单位信息化档案管理效率的提升效果[3]。

3 改善档案信息化的思路和方案

3.1 树立信息化工作的思维

信息技术是计算机科学和通信技术的结合，信息技术的使用可以加快对数据的计算速度，可以使计算机处理信息的速度更高效。传统的企事业单位的档案工作始终认为白字黑字才最可靠，因此在实际工作中大多是以纸质为载体，以人工管理为主要方式，这就造成了整个档案工作过程的效率低下，不仅前期的录入费时费力，后期的整理、检索、借阅等也较为繁琐。所以，在当前信息技术快速发展的条件下，企事业单位在档案工作中也要紧随时代发展，从思想上改变对档案工作的定位和工作模式，不断适应新的发展理念，引入新的信息技术。例如，对档案的存储硬件进行升级换代，利用先进的磁盘阵列来实现档案信息化的存储，通过多用户协同、账户权限分配，构建企事业单位档案的信息化结构建设，实现档案内容的管理、更新、查阅、导出等功能。

3.2 引进现代化的信息化设备

在开展档案信息化管理工作的过程中，要对当前使用的办公设备进行优化升级。如根据企事业单位开展信息化档案管理工作的需要，采购大型管理设备、信息管理系统等，为全面开展信息化档案管理工作做好基础保障。对当前使用的管理系统，做好信息平台的共享，能够与主流的档案管理系统相互兼容，实现档案信息的共享检索，更好地发挥出信息化档案管理的作用。

软件技术是档案信息存储和使用的关键技术，在先进的硬件技术支持之上，还要做好软件的配置部署，才能提高档案信息化工作的能力。首先，应该成立专业的技术部门，其负责整个企事业单位的信息化建设，这其中就需要档案部门能够根据自身的需求，结合未来的发展趋势，提出具有长期可行性和可扩展性的建设需求，通过单位内部的信息化部门来实现档案工作的信息化建设。

其次，在信息技术的档案管理工作中，安全性是最基本并且最重要的要求，因此，档案的信息化建设中，要注重信息安全，始终将信息安全放在首位，才能保证档案管理工作的有序、有效开展。鉴于档案的特殊性以及是否涉密等，应该在工作中，从战略高度将档案信息进行分类，在分类的理念下，引入合适的信息技术来保护。例如，可将档案分为可联网和不可联网的类别，并做好安全防护，防止信息的泄露。对于不可联网的档案信息，要进行内部网络的建设，只能采用适用于局域网、内部网等技术来进行信息化建设。当前，信息安全防护的技术非常多，例如操作系统自带的防火墙，硬盘或者磁盘的不可逆加密技术等，这些技术的使用，可以有效抵挡病毒、黑客的入侵。企事业单位的一部分资金财政预算，要为信息的安全做考虑，否则信息的泄露将会给工作带来非常大的负面影响。

对于可联网的信息，则有较多的网络技术可以使用，例如云技术等较为先进的网络存储和计算机技术就用于非涉密档案的信息化建设。云技术通过在云端建设的档案信息化数据库，不仅能够在网络中无限制地扩展信息存储的空间，而且通过虚拟服务器的方式，能够实现信息的互联、共享，极大地提高信息处理工作的效率，也能够提高信息的传播速度。这对于需要远程操作和多人协同的档案处理任务而言，是极佳的信息化手段，并且当前的云端备份和加密技术也十分先进，信息丢失和泄露的概率也非常小，这项技术在一定程度上给企事业单位信息管理提供了极为便捷的途径[4]。

3.3 使用信息化档案管理措施

首先，要对传统的数字档案信息管理系统进行性能提升，尤其是在存储系统中，要不断对其扩容，能够充分将各种档案信息资源进行有效存储。在这个过程中，可以有效结合云技术的应用，使用云空间，对相关的档案信息上传至云端，实现更大容量的存储效果。其次，要对开展信息化字档案管理工作的安全性进行保障，要求在信息管理系统中使用的软件系统、硬件设备都能够充分具备较高安全性能，并且不断进行技术更新，通过设置防火墙、密码、权限等形式，保证信息管理的安全稳定。在这个过程中，还要注意对计算机接口的安全设置，在使用计算机进行档案信息的下载、传输过程中，要保证端口的使用安全，使用病毒查杀技术，保证信息的传输安全。再次，要对信息化档案管理工作的操作系统进行不断更新和优化，要能够真正结合事业单位的工作实际，充分发挥出数字档案管理的价值作用，促进管理工作的质量水平提高。

各级单位或者部门想要实现档案信息的共享，可以建立起相应的数据库资源，同时做好日常的数据库检修与维护工作。各个区域中的事业单位可以在政府部门建立起的档案信息数据库中，对自有的档案资料进行维护，内部的管理人员可以在使用云技术的共享功能中，将自身所拥有的档案信息资料及时通过云端传输功能，并保存在云端，有效避免了档案信息在相关部门中的停留时间比较长，继而导致出现档案信息资料泄露的情况，促使整体的档案管理工作开展质量得以提升[5]。

4 结语

综上所述，在新时代的背景下，信息技术在事业单位的档案管理工作中已经越来越普及，并且使用率在不断升高。这是现代化的档案管理系统中重要的组成部分，信息技术对事业单位的档案管理工作有效开展有着直接的影响。在部分事业单位使用的模式不科学、不合理时，应该提高事业单位和档案管理人员在信息技术科学运用中的认识，保证信息技术可以在档案管理工作中的有效使用、实施以及改革。档案部门和工作人员应该及时调整改动管理的策略和管理的模式，在新的社会大环境中，将信息技术应用于事业单位档案管理的工作中。