建筑工程档案管理存在的问题及改进策略研究

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随着我国建筑施工水平的不断提升，关于建筑施工的各种信息和档案资料管理越来越受到建筑工程单位的重视。在建筑工程施工这个复杂的过程中，会产生无数的文本资料，这些资料最终形成档案，并未下一次的建筑工程建设提供借鉴。但是，纵观当前的建筑施工档案管理工作，施工单位普遍存在档案管理水平缺失或者较低的情况，建筑工程单位的不重视、不作为对档案管理后续工作的开展非常不利。因此，建筑工程单位要认真正视本单位在档案管理方面的问题，重视档案资料管理工作，充分利用现代化的信息技术建立完备的档案管理平台，提高档案管理水平，确保施工出现问题时有能够找到相关的档案资料可以借鉴，最终有效的维护和管理建筑工程工作。

1 建筑工程档案管理工作存在的问题

建筑工程档案是贯穿于建筑工程单位从创立至今所有工作的重要资料集合和整理，是一个单位的真实情况的写照，具有非常重要的借鉴作用。现阶段，我国大部分建筑工程单位普遍存在重建设、轻资料的问题，这在很大程度上阻碍了建筑工程档案工作的开展。

1.1 不重视资料管理，加大档案收集工作的难度

当前，在建筑工程建设过程中，虽然已经认识到建筑工程资料的重要性，工程资料的管理工作也得到了推广。但是，通过对当前建筑工程单位实际情况的调查发现，很多建筑工程单位仍然不重视资料的管理工作，加大了档案资料收集整理工作的难度。首先，建筑工程单位在思想上不重视档案资料管理工作。我们都知道建筑工程建设是一个非常复杂的过程，其中涉及的资料非常琐碎，而资料管理工作对实际施工并没有太大的影响，更不产生经济效益，这就导致很多人员并不重视，很容易造成资料整理工作的一塌糊涂，极大程度上会造成资料的缺失。其次，很多单位在施工过程中，由于工作人员以及领导人员观念上的局限，不注重资料的保存，到工程即将交付时，才匆忙的进行资料的整理，导致很多资料缺失。还有的单位在资料管理上存在很大的主观性和任意性，设置的资料管理部门形同虚设，这对后续的档案管理工作，甚至对整个建筑工程建设造成直接不利的影响。最后，还普遍存在资料真实性存在问题的情况。具体来说，主要是因为档案资料管理人员的专业性不够，往往是其他部门人员兼任，他们一般忙于本部门工作，并不到施工现场，资料的收集往往缺乏实时性，在竣工后收集，针对资料缺失可能会出现瞒报、漏报的情况，严重影响资料的真实性，不利于档案管理工作[1]。

1.2 资料归档不规范，档案管理工作缺乏科学的机制

资料的归档和建筑工程的进度必须是同时进行的，在工程竣工之后，资料管理人员应该将资料整理到位，进行归档管理。但是在实际建设过程中，建筑施工单位对此规定漠视，在资料存档的过程中存在资料缺失、信息不规范的问题，例如将原件与复印件混合，没有按照时间顺序整理，资料的格式不规范等，出现这些问题的根本原因是工程档案管理方面缺乏科学的管理机制。健全的机制是工作开展的重要保障，而缺乏就会在很大程度上加大资料的收集、整理工作的难度，各部门缺乏对档案管理部门的配合，档案管理部门自身缺乏正科学管理，目录与内容不符，文件编号不统一，文件格式不规范等档案管理的混乱。

1.3 管理人员素质不高，缺乏对档案管理的责任心

档案管理的最终落脚点是档案管理人员，如果选择素质不高的档案管理人员，管理工作将很难开展。当前建筑工程档案管理人员多是其他部门人员兼任或者离退休人员管理，严重缺乏专业的档案管理知识，在很大程度上很难胜任档案管理工作。另外，档案管理人员还存在轻视心理，认为档案部门是不重要的清闲部门，缺乏相应的责任心，最终影响整个工程档案管理工作的开展。

2 建筑工程档案管理工作改进措施

第一，从思想方面重视档案管理工作，确保档案从资料收集阶段就完整、真实。档案管理工作是建筑工程建设顺利进行的重要保障，要将这个观念深入到每一位建筑工程人员的心中。档案管理人员要端正自身对于档案资料收集和整理的态度，熟知档案管理的规范化要求，在收集、整理、归档的各个环节都要严格要求，明确具体的收集流程、存档方式等。要派专门的人员跟踪整个工程进度，确保每个环节的资料都能够完整的留存，保证收集到的资料是真实准确的，把好资料收集的质量关，才能确保档案管理工作从根源上是准确、真实，有效的，以便于为后续的查验工作提供坚实的资料基础[2]。

第二，创建健全的资料管理机制，将档案管理工作落实到制度管理上。在建筑工程建设之初，施工单位就应该根据自身实际和施工的各项要求建立完善的资料管理机制，确保后续的档案管理工作能够有序地开展。首先就是在工程的各个环节落实好管理工作，协调各部门之间的关系，确保资料管理工作顺利开展。其次建立有效的档案管理数据平台，确保数据能够准确完整的，能够细致的进行分类管理。最后，为了让管理机制落到实处，建筑工程单位应该在各方面都开展宣传、教育工作，加强管理人员的配备，并对档案管理的各个环节进行监督，确保档案管理工作机制的高效运行。

第三，加大对档案管理人员专业知识的培训，不断提高档案管理人员的整体素质。档案管理人员的专业能力是影响档案管理工作开展的关键，因此，要建立一支具备专业档案知识的高素质管理人员，并且定期对他们进行培训，学习相应的专业知识和管理知识，在学习中提升自我对于档案管理工作的认识，积极主动地开展管理工作。此外，还要不断提高档案管理人员的现代化信息技术，不学习新的知识和计算机技术，尝试将计算机新技术应用于档案管理，紧跟时代的发展，提高自身的综合创新能力。