简析做好国有企业文书档案工作的策略

徐 艳

（南京河西新城建设发展有限公司，江苏 南京 210000）

引言

在企事业单位以及机关部门的行政管理实务活动中会产生大量的请示、批复、通知、会议纪要等文件，这些文件统称为文书档案。文书档案工作是国有企业行政管理工作中不可或缺的一部分，其具有较强的业务性，并且对细致程度要求较高。文书档案工作能够将单位运作发展的全过程真实地反映出来，因此，其考察使用价值较高。国有企业作为大型企业，为了实现健康发展，必须对文书档案进行良好的管理，利用文书档案对企业发展的历程进行回顾，对企业发展的趋势进行预判。文书档案管理工作质量的好坏可以反映出一个单位档案管理水平的高低。文书档案作为档案资料的发源地，对档案资料的真实性和完整性有着直接的影响。因此，国有企业必须规范管理文书档案，为单位的建设提供保障，为单位的发展提供可靠依据。

一、文书档案工作的概念

一般来说文书档案包括法规性和行政性的文件。根据国家规定，企业在行政事务中出现的报告、请示、会议纪要等文件都属于文书档案。文书档案不仅是对企业事务的记录，更是工作人员熟悉企业发展情况，从各项事务中总结经验，制定完备计划的重要依据。在遇到问题时，工作人员就需要从文书档案中查找相关证据，许多问题在有档案参考的情况下就非常容易解决，这对于推动国有企业工作顺利开展有着至关重要的作用。文书档案随着时间的推移，其发挥的作用也越来越明显，不仅对于企业本身有着重要的作用，还对于社会经济政治也有着重要的研究价值[1]。

二、文书档案的收集整理

文书档案的收集工作是文书档案管理工作的基础。文书档案的收集指的是对档案和与档案相关的文献进行接收与整理。文书档案工作的初始环节就是文书档案的收集工作，文书档案的收集工作为后续工作奠定了基础，因此，其也有着较高的地位。文书档案收集工作的好坏与档案的归档率和完整率有着紧密的联系。在收集文书档案时，需要及时收集有价值的文书档案，并且进行集中保管，以便后续的立卷工作顺利进行。

文书档案的整理工作是关键工作。有序管理档案实体是国有企业进行文书档案工作的一个基本任务，企业要有秩序、有条理地保管所收集的文书档案并对其进行整理。文书档案的整理工作包括对划分排列全总、分类全总、立卷文书以及对案卷进行排列与编号等环节，每一环节都对文书档案管理工作的质量有着至关重要的影响。因此，需要在收集和整理文书档案的过程中做到认真谨慎，仔细筛查每一个对企业发展有意义、有价值的信息，为文书档案的完整性与规范性提供强有力的保障。文书档案的收集与整理工作要求档案管理人员不仅要有高度的责任心和认真负责的态度，还需要具备较高的管理能力，有较为专业的档案知识。近几年，随着市场经济的不断发展，国有企业越来越重视文书档案工作的重要性，因此，加强了文书档案工作[2]。

三、传统文书档案工作存在的问题

现阶段，许多企业对文书档案的管理工作不够重视。由于档案管理人员受到传统思想的束缚，企业仍然采用传统的文书档案管理模式，没有一个完备的制度来对文书档案进行系统化的收集整理、归档。这就导致企业的文书档案管理工作十分的不规范，没有对所有的有效文件进行录入，导致后来工作人员在查找文书档案进行参考时出现问题。随着国有企业的业务量越来越大，文件和档案的数量也逐渐增长，因此，必须采取先进的管理手段和高效的管理方法对文件和档案进行管理，实现文书档案工作的现代化。

四、加强国有企业文书档案工作的具体策略

1．文书档案的现代化管理

文书档案的现代化管理是必然的。要想在庞大的文件和档案中筛选出重要信息并进行收集和整理，文书档案工作者必须要掌握现代档案管理科学技术，利用计算机和科学技术对文书档案进行高效的管理。在新时期下，面对快速发展的国有企业，文书档案工作者需要进行现代化的文书档案管理工作，采取有效措施解决文书档案管理工作中的一些问题。

首先，文书档案工作者需要掌握一定的现代化技术，能够利用计算机技术解决文书档案管理工作中的一些问题。在传统的文书档案管理模式下，一些工作是需要手工抄写来完成的，例如文件的传阅、整理等。手工抄写存在较大的弊端，效率较低。为了提高文件档案工作的效率和准确性，工作人员需要灵活运用计算机技术在应对文书档案的各项工作，包括起草、删减、修改、登记、统计等各个环节，促进文书档案工作与办公自动化相结合。为了提高文书档案工作文员的专业水平以及管理能力，企业需要加强对文书档案工作人员的培养，在帮助他们丰富档案专业知识的同时，培训他们利用计算机技术进行工作。文书档案管理工作者需要认识到自身所在岗位以及所负责工作的重要性，注重自身能力的提升和专业素养的提高。

与此同时，国有企业还可以建立一套专业的现代化文书档案管理工作系统，将文书档案的收集整理、检索编辑、统计借阅等都与现代信息技术进行紧密的结合，实现系统化的管理。例如，相关技术人员可以根据企业的实际情况，利用计算机编制符合企业文书档案数据的检索系统，方便企业内的工作人员查找相关的文件与档案，此外，还要加强系统的安保工作，对一些机密文件进行安全保护，避免企业重要信息泄露。除此之外，企业还可以通过现代科学技术对文书档案进行共享和交换，登记与统计文件档案的调阅情况，使企业工作人员在借阅文书档案时不需要进行繁琐的登记[3]。

2．加强文书档案的保密与利用

由于文书档案中有重要的企业信息，因此，需要对其进行严格的保密工作。文书档案的保密工作一直都受到企业与各级文书档案工作人员的重视，因此，国有企业的文书档案管理工作效果较好，但与此同时，文书档案的利用效果却不太理想。例如，许多工作人员收集起来的档案并不能得到有效利用，这既加重了文档工作人员的工作负担，还导致了文件资源的浪费。除此之外，领导对于文书档案工作并不是十分的了解，所以在遇到问题时，并不能马上调阅相关文档。这些都使得文书档案工作人员的工作价值没有充分体现出来，在一定程度上也损害了文书档案工作人员的工作积极性。因此，如何高效利用文书档案并且做好保密工作是现阶段文书档案工作的一个重要问题。档案工作人员不仅需要有较强的档案处理能力，还需要提高自身的服务意识，积极创新，让所有档案都能得到有效利用，将档案的价值发挥到最大。

文书档案的保密工作的目的之一就是让企业能够更好地利用文书档案，不能让文书档案失去了利用的价值。需要注意的是，文书档案的利用必须以保密工作为基础，不能无限制的利用，需要在法律允许的范围内进行合理利用，为企业和国家的安全和利益提供保障。基于此，文书档案工作人员需要将保密工作与文件的利用相结合。在开放文书档案前需要进行严格的审查，对文书档案开放和使用的范围进行严格控制。工作人员还需要对文书档案进行解密。以文书档案的保密等级为基础，采取针对性的管理措施，最大限度地发挥档案的作用。企业也可以根据自身发展情况制定与文书档案保密利用相关的制度，让档案工作人员对档案的保密与利用有一个更清楚的认识，也为档案工作人员的工作提供依据。

3．加强对文书档案工作人员的培训

有一部分文书档案工作人员对档案管理工作不够重视，没有一个清楚的认识，这样轻视文书档案工作的现象会对文书档案工作造成较大的影响，很多文件和重要的资料都不能被及时收集和整理，甚至出现了收集整理不规范的情况，导致重要资料没有及时存档，严重时还会给企业带来较大的损失。企业内部的一些文书档案工作人员业务能力还需要进一步提升，许多工作人员在上岗之前没有接受过专业的培训，在进行文书档案工作中经常出现纰漏，导致后期需要耗费大量的精力去审查和批改。有一些工作人员虽然接受了培训，但培训次数较少，培训形式也仅仅局限于理论教学，导致工作人员在真正进行文书档案的收集与整理工作时效率低下。因此，企业需要加强对文书档案工作人员的培训，一方面，要对即将上岗的工作人员进行专业知识和实践能力的培训；另一方面，还要培训工作人员运用现代信息技术开展工作的能力，提高文书档案工作的标准化和规范化程度。与此同时，企业还需要将文书工作和档案管理工作进行紧密联系，防止这两个工作脱节[4]。

结语

综上所述，做好文书档案工作对于国有企业的发展有着重要意义。文书档案工作的作用是不容小觑的，因此，国有企业要加强文书档案工作。随着时代的发展，文书档案管理模式也在不断更新，国有企业应该积极采用符合企业实际情况的新型管理模式，充分利用计算机技术让文书档案管理工作变得更加科学系统。国有企业还需要制定完善的文书档案管理制度，落实责任到个人，让档案管理工作朝着一体化的方向发展，为企业的发展建设提供有力支持。