浅谈OA系统应用与医院文书档案管理

诺 敏

（呼伦贝尔市人民医院，内蒙古 呼伦贝尔 021008）

在医院运营过程中，无论是临床、医技或党政工作均在不断产生档案和利用档案，档案管理工作在大数据时代下也日益受到重视[1]。医院文书档案管理工作为医院各项工作的顺利开展提供了重要保障，因此，形成科学的档案管理方案是保证医院各项工作可持续发展的前提[2]。OA系统的诞生为医院文书档案管理提供了有利条件，赋予了文书档案管理自动化、精准化和科学化，同时实现了对档案管理人员的减负，有效提高了医院文书档案管理工作的效率[3]。但在实践过程中，OA系统和医院文书档案管理系统的链接仍然存在一些问题，本文就如何在医院文书档案管理工作中科学、合理地应用OA系统展开综述。

一、OA系统的概念

OA系统即办公自动化系统的英文简称，是将通信、计算机等现代化技术应用于传统办公的方式，替代部分手动或者重复性的业务活动，从而形成一种优质且高效的办公方式，实现对信息资源的高效利用，达到提高生产率和为决策提供依据的目的，从而在最大程度上提高工作质量与效率。目前，国内OA系统得到了快速发展，越来越多的企事业单位开始注重对自身OA系统的建设和使用。

二、医院档案管理中应用OA系统的重要性与必要性

在过去的观念中，档案部门是一个边缘化的部门，档案管理既不能带来直接收益，也不能实现科研技术的提高，使得人们对档案管理工作形成一种刻板印象，认为档案管理就是整理和保管一堆纸质资料，实用性不强。而随着信息化、大数据等技术的发展，档案资料为医院高层决策带来了更多的信息支撑，在医院的建设和发展中扮演着日益重要的角色。医院的档案管理本质还是办公，在信息技术飞速发展的今天，各个领域办公模式都受到时代洪流的冲击而发生着深刻的改变，医院办公亦不例外，既往纸质公文流转过程已经向电子化办公转变，OA系统的诞生和广泛使用也为医院档案管理带来了更多便利[4]。

近年来，医院业务不断拓展，组织机构也频繁挑战，这些业务的更新和行政事务基础业务的精细化为传统人工办公模式带来重大的挑战。主要体现在以下方面：一是医院员工人数增多，流动性大，新入职人员需要较长时间周期适应工作模式，但传统的管理方式具有办事流程繁琐、人为干预与主观性强、流程审批困难等特点，延误了消息传递时间，影响工作进度，导致工作效率下降。二是传统纸质资料的保存存在占用空间大、保存困难、易毁坏等特点，而电子档案管理更加方便高效，节约资源。引入OA系统能够实现对各类资料的实时调取，同时克服了文书档案查询地点的限制，职工在工作过程中就能实现对文书档案的书写、上传和调阅等活动，可加快对文书档案处理工作的效率，实现了各个工作环节的紧密衔接，可加快对于各类信息的处理速度，确保院内各项工作质量。

三、OA系统对医院档案管理信息化建设的推动作用

医院提高办公效率是顺应时代发展的必然趋势，推动医院文书档案信息化建设和科学化发展，对提高档案管理工作的系统性有重要意义。各部门工作人员在OA系统上能实现与工作联系人的沟通，能在最长程度上减少因时间和空间显示而导致的沟通不到位，工作效率显著提升。在医院文书档案管理信息化发展过程中，利用OA系统开展管理工作，能够实现对各类档案的自动分类，精准梳理系统架构，并将档案所属科室、传输流程等以更加简明和科学化的方式呈现，职工通过规定流程就能检索到所需文档，实现对授权档案的查阅，避免了档案原件调用过程中发生的信息泄露、丢失等情况，同时查阅者在系统中留有明确的信息传输记录，在发生和档案相关问题后能够及时进行责任溯源，进而提供工作的整体规范性[5]。

四、OA系统和医院档案的链接

1．OA系统和医院档案的链接方式

医院档案管理和OA系统相链接的目标是当OA系统流转完毕后，将所需归档的信息直接转入到档案管理系统中，这一过程必须确保所有数据的完整性和准确性，确保数据交换过程和交换完毕后，所有数据和系统均是安全与稳定的。OA系统完成流转以后，其间所关联的数据必定存在于一个或多个数据表当中，因此，档案管理的系统主要依靠一个或多个数据表实现。当前医院使用最为广泛的链接方式主要包括两种。一种是采用标准接口，目前国内多数医院对OA系统与档案系统的后台数据库主要依靠接口程序JDBC或ODBS实现两个系统的互联，具体操作是使用接口程序将OA数据库当中的原始数据提取出来后，建立起档案系统数据库字段相对应关系，在上述操作完成后，将其转入到档案系统对应的数据表当中。第二种是采用Excel数据表对文件数据进行交换，以实现OA系统和档案系统的链接。目前国内OA系统较多，不同软件公司开发的OA系统有其各自的特点，使用时存在差异，因此需要通过Excel数据表实现对数据的导入和倒出，这一过程无须建立统一的接口标准，只须确保导出和导入接口配置好就能实现。以上两种链接方式，第一类重点把握链接过程中的数据完整性、准确性和安全性，第二类虽然相较于第一种更简单，但在一定程度上增加了工作量和成本[6]。

2．实现OA系统和档案系统无缝链接过程中需要注意的问题

2.1 转变归档方式。将以往的逻辑归档模式转化为物理归档。归档是信息储存步骤，归档后的档案需要由专门的部门和人员进行管理。在传统工作方式当中，使用的是逻辑归档，也就是说在OA系统上分析归档的档案以后，直接将信息转交给相关部门却不改动信息储存的位置，这是这种归档模式的一大缺陷。OA系统占用内存较小，不适用大量数据的储存，因此，需要强调对信息储存的物理归档，也就是加大投入，引进专用储存器，将分析后的归档信息用专门的载体储存，并将储存器交由相关部门管理，可以避免因OA系统储存不足引起的信息丢失等问题。

2.2 统一OA系统和档案管理系统登录权限。统一的登录权限是实现OA系统和档案管理系统无缝链接的前提，若登录权限未统一，可导致两个不同系统的信息丢失、信息匹配度差等问题，影响信息安全，统一登录权限后可以解决这一问题。

五、如何在档案管理工作中高效应用OA系统

1．加强监管

医院信息涉及患者隐私和科研机密，因此，系统的安全性十分重要，必须加强对系统的安全性管理。OA系统的安全管理包括诸多因素，其中技术决定了大部分信息的安全性，因此，在实际工作中，必须协调好网络硬件设计方案、软件开发方案和安全保密方案等的关系。OA系统开发过程中，可能会遇到可读性和程序高效率之间的矛盾，这里主要指软件编制与监管的问题。当确定好系统需求以后，就要开展编程工作，在这一过程中必须合理监管，才能确保系统程序的质量。这要求管理人员不仅要从宏观角度统筹管理，确保工作进度，还要考虑如何进行编程，确保程序应用效率，保证OA系统的建设与医院主体业务联系紧密。

2．协调各部门关系

医院OA系统的投入和正常运行，需要全院多部门共同配合协作。作为系统的开发者或管理者，应当有意识地协调各个相关部门的关系，听取各个部门的意见，充分考虑各部门工作人员需求，协调好各科室之间的工作关系，才能确保OA系统投入运行的顺利。

3．OA系统必须建立于管理的基础上

当前多数OA系统主要以办公事务计算机自动化管理为基础，基本内容涉及文字处理、事务处理、日程处理、邮件收发、档案处理、电子报表、会议管理等，实现了医院日常工作各方面内容的管理。但是一个高质量的OA系统要达到的远不止于此，比如融入管理者的思想，引进可行性高的管理技术，使OA系统为管理服务。管理是医院发展的推动力，也因为管理而产生了办公，因此，OA系统必须构建在管理的基础上方能确保OA系统实用性和高效性。部分医院引入OA系统办公工作反而增多，究其原因是OA系统和管理的定位不清，本末倒置。

4．文档一体化

OA系统要实现档案和文书工作之间的协调。简而言之，当前工作多数以文件信息或行业信息为主要表现形式，而档案就是这些信息的延伸，同时也是目前工作的信息来源。工作信息和档案是对立统一的关系，因此，一个合格的OA系统必须考虑到文档一体化问题。

结语

OA系统和档案管理工作在不断创新和发展，OA系统与档案管理工作的融合极大程度上促进了办公自动化，提高了工作效率，而这也是一个不断完善的过程，需要在实践中不断发现问题并探索解决方案，实现工作效率的持续提升，同时确保档案资料安全性。