新时期电子档案管理在信息化建设中的运用分析

田 蕊

（辽宁省铁岭市铁岭县财政金融事务服务中心，辽宁 铁岭 112000）

引言

目前，在公共卫生事件冲击下，各个事业单位之间的竞争变得异常激烈，而要在激烈的竞争中占有一席之地，就必须从机构内部管理入手，在实践中对机构档案进行管理，将电子信息化及时运用到事业单位档案管理中，顺应时代的发展规律，档案管理信息化的实现可以提高事业单位的竞争力，对事业单位的信息化管理具有建设性意义。

一、档案信息化建设

“加快推进档案信息化建设，引领档案管理现代化”是《“十四五”全国档案事业发展规划》（以下简称《规划》）的重点工作，“档案信息化强基工程”是其重点工程，充分体现了新时代档案在国家大数据战略体系中的重要地位，也充分体现了档案信息化建设的必要性。《规划》建议“加强不同领域的文件电子归档工作，努力在业务流程中引入文件电子归档要求，实现规划同步，在业务系统中同步引入文件电子归档功能，确保广泛开展文件电子归档工作，有效促进可靠来源文件的电子归档，制定程序规则，统一遵守电子格式要素”。随着国有事业单位信息化建设的不断深入，事业单位分别建立了科研、办公、人事、财务、生产和质量等多个业务的信息系统，各信息系统真实完整记录了事业单位在改革发展过程中的所有活动，这既是事业单位宝贵的历史记录，也是事业单位重要的信息资源，同时也是国家大数据战略资源的重要来源。档案信息化建设的第一个要务是尽快建立与新时代国有事业单位改革发展相匹配的档案管理信息系统。信息化建设的前期，事业单位为档案管理建立了单独的信息系统，它管理的更多的是纸质载体档案数字化后所形成的档案资料信息，并没有形成固定的档案资料收集、归档业务流程；它不能让档案管理信息系统与不同的业务系统实施对接，无法完成各业务系统产生的电子文件的直接归档。前期档案管理信息系统的搭建大多数采用的是非模块化设计，导致后期系统扩展升级基本无法实现，需要重新建立新的档案管理信息系统，这不仅造成资源的浪费，还需要投入大量的人力、物力和资金，而且数据迁移存在较大风险。档案信息化建设的第二个要务是尽快建立事业单位统一的电子文件和电子档案管理制度和标准。信息化建设前期事业单位陆续建立了多个业务信息系统，并且分别由不同的单位建设，系统建成运行后所形成的路径、数据、电子文件等标准、格式完全不同，根本无法满足档案管理信息系统的要求，无法满足文档电子存档和电子档案管理的规范，形成了多个数据孤岛。为适应事业单位长期发展的需要，应尽快制定唯一、通用的事业单位电子文件、电子档案的管理标准，建立事业单位级档案资源池，将事业单位所有业务信息系统产生的电子文件实行标准化管理，对所有电子文件和电子档案实现集中统一管理和利用，为事业单位后期的大数据运用创造条件。档案信息化建设的第三个要务是尽快完成事业单位馆藏档案的数字化工作。部分事业单位自90年代中后期开始陆续开展档案数字化工作，大部分事业单位都是自行组织，使用的是非专业的数字化设备和人员，数字化档案的工作质量无法有效保证，部分前期已经完成的数字化档案资源在后期的使用上也存在较大的风险。新时代事业单位档案资源缺少任何一部分，都将使事业单位档案资源的利用价值大大降低。为有效解决这一矛盾，建议通过数字化外包方式，尽快完成库存档案的数字化，进一步提高数字化档案的质量，提高存量档案的数字化率[1]。

二、新时期电子档案管理在信息化建设中的运用分析

1．提高了档案管理规范性

与档案信息化电子管理模式相比，传统的文件管理模式相对复杂，效率低下，需要较大的人力资源才能有效完成，这给相关单位带来不小的压力。此外，由于在整理过程中的操作错误而导致的档案管理不善的问题，从而影响到档案管理的质量和水平，这是传统文件管理模式的缺点。而电子信息化管理模式可以有效避免这类情况的发生，也能节约更多的人力资源，降低档案管理过程的复杂性和错误几率。将错误率降到最低。电子信息化管理模式为档案管理创建出了一定的规范性，让整个管理流程更加完善，更加有效；电子信息化管理模式也提升了信息资源共享效率，让内部工作人员调用档案时，更加方便、快捷、准确，从而有效地提高了工作效率。这也使传统的手工化管理制度转变成自动化管理模式，将人为因素带来的困扰降到了最低。并且电子信息化管理模式有自动更新的功能，能够将新的数据内容进行自动化整理、分析并及时保存，从而确保档案信息资源的准确性和相应的质量。

2．重视事业单位档案信息安全工作

信息安全问题是构建事业单位档案信息的关键问题。包括两个方面：一是电子文件介质作为数字资源存在损坏的风险，电子文件本身存在安全问题；二是外部的安全威胁，这包括黑客攻击、病毒入侵、系统漏洞等，所有这些都会带来电子文件的安全挑战。因此，在信息化建设过程中，事业单位应当定期检查数据库和网络平台，确保防火墙正常运行；在设备升级后传输数据，并在多个位置及时创建异构备份。实施安全评估，以避免技术漏洞造成的数据丢失。

3．建设信息资源数据库，实现电子归档

事业单位在进行档案管理工作时，应该进行数字化管理，通过数据库对归档进行分类。对于一些未及时提交的重要档案和文件，应该进行统一化的管理，通过对档案的扫描确定档案的类型，结合以往的工作经验对其进行辨别和归类，实现档案的电子归档。还要不断提升档案管理工作人员的个人素养，善于运用先进的技术和设备，促使档案管理工作更加规范和科学，在工作中不断学习新的信息技术和管理手段，包括档案的保护技术、档案管理的理论知识，等等。同时，还要了解和掌握计算机技术、光盘技术和复印复制技术等，提高个人的综合能力和综合素养。不同工作人员之间应该加强技术交流，取长补短，对工作问题进行高效处理，优化和提升档案管理工作的质量[2]。

4．对事业单位档案进行现代化管理

随着电子信息技术的进步，传统的事业单位人工档案管理模式无法满足所有方面的需要。进一步提高公共机构档案管理的效率，应充分借助电子信息化的管理技术，使事业单位的档案管理现代化。首先，相关管理工作人员要借助专业的电子信息化管理网络服务系统，通过便利的管理系统实现高效率的事业单位档案查询等相关服务，以及通过系统互联共享的功能实现相关事业单位档案的共享功能，从而给事业单位带来更大的便利。其次，管理部门应当加快档案管理的信息化建设，从而实现更加高效的管理。最后，加强对档案管理流程的改进和优化，为事业单位提供高质量、流畅化的档案查询服务。

5．加强前端控制，重视文件收集

电子文件主要由各业务部门产生，与传统纸质文件相比，电子文件格式多样，数量庞大，因此，基于“全员参与”的管理思想，必须加强电子文件前端控制，尤其是每项具体业务工作中形成的文件，应当注重此类文件的收集。事业单位应提前制定电子文件归档范围，对收集文件的完整性进行审核，并及时督促相关业务部门将电子文件进行归档。在收集过程中，档案部门应当加强指导，及时深入到事业单位各生产部门，指导接收、整理和存储大量收到的电子文档的工作，保护电子文档的原始信息。通过使用技术处理并将电子存档文档替换为只读文档，确保电子文档的准确性，使其与纸质文档一样有效用。

6．档案的收集和整理工作的提升

在电子档案管理工作中，关于档案的收集和整理工作十分关键，传统工作的开展受到技术原因的限制，很多纸质版的档案对空间和时间的要求很高，工作限制因素很多。在信息时代背景下，电子档案管理提高了档案管理的效率和质量，特别是在档案的收集和整理工作环节发挥了重要的作用，使整个工作的系统性和逻辑性得到明显的提升，也为后续的档案查阅提供了便捷。很多档案都是由许多卷宗构成的，一些比较久远的档案没有固定的编号，所以会导致管理工作出现混乱，为了满足标准化电子档案管理的要求，应该不断完善档案分类管理工作体系，对档案进行科学的分类和管理，使整个档案管理工作具有持续性。同时，建立电子档案管理标准，对现有的档案资料进行完善，它在提高电子档案管理和质量方面发挥着重要作用。此外，需要将档案管理纳入标准评估系统，不断完善安全管理系统、归档系统和电子档案查阅系统，避免工作失误和错误的行为发生。

结语

综上所述，在互联网时代，事业单位档案管理要合理使用电子信息技术，努力实施良好的电子信息平台，使事业单位档案管理水平明显提高，使电子信息技术与事业单位档案管理有机结合，可以促进事业单位的良性发展，以满足事业单位档案管理的需要。总之，在事业单位档案管理中使用现代信息技术，不仅可以提高事业单位的工作效率，还可以减轻事业单位的工作负担，优化所有事业单位的档案管理，提高所有事业单位档案的机密性。电子信息化技术使得整个档案管理工作从采集、录入、整理、上传、归档入库等全生命周期的管理都有机地统一起来。在有条不紊地管理事业单位的档案后，事业单位的工作人员对档案的借还申请、借还登记、提醒事项和其他工作更加满意。使得档案的作用能够充分发挥出来，高效地协助工作人员开展工作。真正做到事业单位档案管理的信息化，将高质量的档案信息呈现给每一位工作人员，为事业单位的生产、管理、发展作出积极的贡献。