档案管理中计算机技术的应用

（阜新市传媒中心（集团），辽宁 阜新 123000）

在“大智移云”时代，档案由原本的纸质资料转变为存储数据，传统实体档案室也转化为档案数据库，在大数据等前沿颠覆性技术的支撑下，档案的价值凸显，并成为企业各项管理与经济活动的决策依据。但部分企业仍沿用传统的档案管理理念与模式，过于注重资料的归档与对档案载体的保管，忽视档案内在的数据与信息价值，导致档案利用率低、管理工作逐渐边缘化与附属化。在此背景下，档案管理亟须通过理念、技术、模式的创新充分挖掘档案信息的价值，借助计算机技术促进档案信息的互联互通，并运用互联网与大数据思维提升档案信息的流通率与使用率，以彰显新时代下档案管理的重要性。下文将结合实际工作经验阐释档案管理中计算机技术的应用路径，旨在为档案管理的创新与升级提供思路及方法。

一、树立以知识经验为核心的档案管理理念

在高度信息化时代，档案管理的重心由保存及管理资料载体，转变为非实物意义下的知识与经验。因此，档案管理人员需要树立以知识经验为核心的档案管理理念，在保证档案安全性、完整性与真实性的基础上应用计算机技术深入挖掘档案的价值[1]。

当前我国大部分企业均构建了自动化办公系统，用以下达指示、促进各部门间的交流协作。档案管理人员可以利用自动化办公系统实施掌握各部门对档案资料的浏览、参考情况，在此基础上运用数据分析、统计分析方法了解各部门对档案资料的需求特征。例如一些部门下载及浏览企业规章制度类档案的频率较高，档案管理人员可以整合与企业规章制度相关的档案，为各部门人员提供便利，以彰显档案管理的服务性，提升各部门对档案管理的信任程度，不仅可以有效提升档案管理在企业管理中的地位，还可以促进档案管理与各部门的交流。

二、建立以流通利用为基础的档案管理模式

档案管理是企业信息服务的一种方式，不仅服务与企业内部各部门的日常工作、业务拓展、人员培训及奖惩激励机制制定，而且服务于外部投资者及外部监管部门。因此档案管理的价值便在于促进档案信息在企业内外部的流通，提升档案的利用率[2]。为此，档案管理人员需要建立以流通利用为基础的档案管理模式。首先，参与档案生成的全过程，积极与各部门沟通了解其工作会议、人员晋升、业务开展等各项工作的时间；其次，指导各部门人员按照规范及标准编制档案资料，请各部门相关责任人签字确认，以便进行责任追溯；再次，对档案文件进行归档前需要利用计算机数据挖掘、关联性分析技术对资料进行重新分类，例如工作会议涉及对企业规章制度的整改，则需要将此类资料与原有的规章制度类档案进行关联，识别整改的内容、方向以及整改后规章制度的具体落实措施。最后，将整理好的档案录入档案管理系统，各部门人员登录系统后便可以了解此次会议的重点，并结合档案体现的规章制度落实措施调整自身工作计划与方法。

三、创建基于PDCA循环圈的档案管理方法

首先，识别影响档案管理质量的关键性因素（Plan）。利用产业集中程度模型构建内外接因素与档案管理质效的隐性关联。产业集中程度数据模型的数据反馈流程为：根据档案管理原始资料识别影响档案管理质量的因素—计算并分析因素与质量的集中程度—选择集中程度最高的因素作为影响档案管理质量的关键性因素。该模型的优势在于无须提前知晓各类因素与档案管理质效之间的关系，通过自学习及自适应功能构建因素与质量的隐性关联，且算法可靠性高，构建的档案管理质量模型具有极强的使用价值。

其次，解决集中程度较高的档案管理质量问题（Do）。基于上述档案管理质量模型选取影响档案管理质量的十大关键性因素，制定档案管理质量问题解决方案。如针对档案管理信息化程度不足问题，需要借助数据分析技术掌握使用频次高的档案，并将其转化为电子档案，可降低档案管理信息化成本。

再次，评估档案管理质量问题解决成效（Check）。根据各部门的反馈、档案使用率是否提升等评估问题的整改成效。

最后，解决评估后依然存在的档案管理问题（Action）。按照Plan步骤重新评估影响档案管理质量的关键性因素，如果前述选取的十大因素已经得到解决，则重新选取十大因素作为本阶段档案管理的重点。

四、构建以信息素养为重点的档案管理队伍

信息素养是信息甄选、信息观念、信息价值挖掘等能力的统称。在信息经济时代，档案管理人员需要具备高度的信息素养，主动挖掘档案价值以为企业管理决策提供支持。基于此，建议企业加大对档案管理人员以及各部门人员的培训。首先，培养档案管理人员的互联网及数据思维，具体包括“用户思维”及“地图思维”。其中“用户思维”是指以档案使用者为核心提供信息服务，要求档案管理人员树立服务意识，通过完整、全面呈现档案信息为各部门工作提供指导。“地图思维”是指将分散的档案信息按照地图方式进行整合与分类，各部门人员可以根据档案目录索引、关键词查询等方式准确找到自己所需的档案，继而为各部门的档案使用提供便利；其次，提升档案管理人员的计算机技术应用能力，如数据挖掘、网络爬虫、数据关联等技术，使其能够尽快适应档案管理信息化要求；最后，加强对各部门人员的宣传与引导，使其认识到档案的重要性，继而主动配合档案管理人员完成档案资料采集与归档工作。

结语

在知识及信息经济时代，档案的重要性与价值凸显。档案管理人员要重视计算机技术的应用，提升档案的质量、拓宽档案的使用范围，并且以高度的责任感、扎实的专业技术为各部门的档案使用提供便利。与此同时，要积极运用计算机技术构建以知识经验为核心的档案管理模式、以流通利用为重点的档案管理方法，提升档案管理质效。此外，企业需要加强对档案管理及各部门人员的培训，加快推进档案管理信息化进程，并制定完善的档案管理制度为档案管理工作的有序、有效开展提供指导。