数字化档案管理系统在医学科研工作中的作用研究

（湘潭市中心医院科教科，湖南 湘潭 411100）

前言

随着信息化时代的到来，医学科研工作的档案管理方式逐渐表现出难以满足信息化需求的问题。而数字化档案管理系统的引入，不但可以很好地提高工作效率，同时还可以更好地满足人们的需求。因而，在信息化时代，紧跟时代的发展需求，在传统的档案管理的基础上引入数字化技术，对医学科研的档案管理工作进行优化，进而提高医学科研档案管理的水平，是值得我们研究与探讨的重要话题。

一、数字化档案管理系统

目前，随着我国信息技术的发展，数字化成了传统档案管理工作的转变的技术支撑，与此同时，也很好地促进了自身系统的革新与发展。这对于档案管理工作来说，不但是一种挑战，也是一种进步。一直以来，与发达国家地区进行比较，中国档案管理工作的开展表现得相对地滞后[1]。

数字化档案管理可以说是对一直以来科研档案管理工作的一种创新，能够更好地对档案资料进行收集、鉴别、保管以及统计等，还能够利用系统专网对档案开展网上查阅，进而为科研部门的档案资料的保存和检索带来了很大的便利。

目前，数字化档案管理系统主要分为以下的几个方面：一是日常业务管理系统，二是档案数字化采集系统，三是数字化档案查阅系统。

而数字化档案管理系统对比传统的档案管理方式有着可以更有效地对珍贵的档案原件进行保存、更快捷地优化文件的归档方式、更方便地对档案资源进行整合以及贡献等的优势，这不仅是今后档案管理的重要方向之一，同时也是当前档案管理研究的重要课题之一。

二、数字化档案管理系统在医学科研工作中的作用

1.数字化档案管理系统在医学科研档案资料管理中的应用

目前，依然会有很多的医学科研机构在科研档案管理方面使用纸质档案文件保存的模式，这样的模式其最大的特点便是查找档案资料效率低，文件容易丢失。医学科研管理部门会保存医院的科研立项文件、科研实验记录、科研结题资料、科研获奖资料等相关的科研档案资料，这是医院科研人员开展科研工作的重要基础。在过去医学科研机构的科研档案管理工作中，普遍会使用到纸质档案资料保存的方式，医学科研机构里的所有工作人员，均是采用这种方式保存档案资料，查找相关档案资料的效率比较低，文件资料容易丢失。一旦丢失，事后要也找回是十分困难的，对于人力、时间均会带来很大的挑战与浪费。

数字化档案管理系统在医学科研工作中的运用，可以很好地避免了上述问题的出现，显著地提高了医学科研机构档案管理的准确率与效率，为医学科研管理工作水平的提高奠定了良好的基础。虽然现在也有部分医学科研机构也在开始使用数字化档案管理系统保存和管理档案资料，但是系统的应用程度还不高。所以，如果要想让数字化档案管理系统可以更有效地运用至医学科研管理工作中，还需要做很多的工作[2]。

首先，医学科研机构的管理者必须提高对于数字化科研档案管理系统应用意识，进一步加强对科研档案管理工作的重视。加强对员工的培训，让员工均可以认识到数字化科研档案管理系统的重要性，并且提高员工科研档案管理的能力，形成健全的管理体系。只有从意识上形成统一才可以进一步地促进各项工作的推进和开展。

第二，医学科研机构要提倡所有员工主动、积极地参加科研档案管理工作，更好地发挥数字化档案管理系统在医学科研档案管理工作中的作用，对于一些不属于保密领域的档案资料可以进行公开化管理。

第三，构建起良好的科研档案管理团队，增强档案管理者本身的业务素质，进而可以培养有着更为专业素质的档案管理工作人员，推动医学科研档案管理工作向着规范化的方向发展。

数字化档案管理系统在医学科研工作中的运用，能够显著地提高工作效率，为档案查找工作带来很大的便利。同时，还能够有效地预防过去管理方式容易导致的管理漏洞，保证科研档案信息储存的完整性。经过数字化系统的引入，科研档案资料所占的保存空间将会显著缩小，计算机本身便蕴含着大量的空间，可以对相关的信息时行海量的存储。

2.数字化档案管理系统在医学科研重要数据安全管理中的作用

为可以更有效地保障医学科研工作中的重要档案数据信息的安全性，医学科研机构档案管理部门需要使用更为有效的档案管理方式。数字化档案管理系统的运用，则可以很好地实现对传统上的纸质档案和录像、照片等资料开展数字化的处理，对一些重要的科研档案资料安全防护的重点是对实体的档案资料做好保护工作，同时预防数字化档案资料的丢失、破坏或者是被非法下载。针对医学科研机构档案重要数据信息的管理，必须要在稳定运行和备份两个层面上作为切入点，进而更好地保障医学科研档案信息数据的安全。网络技术的应用在促进科研档案管理质量水平提升的过程中，一定要做好档案资料的安全管理工作，要对重要的科研数据等资料进行及时的保存和备份，必要时还要做相应的加密处理。

结语

综上所述，在信息技术快速发展的形势下，数字化档案管理系统运用到医学科研工作中，将可以很好地提高科研档案管理工作的效率，提高科研档案管理工作的安全性，实现科研档案价值的最大化，进而提升了医学科研工作的经济价值及社会效益。因此，在数字化档案管理系统的运用中，我们应该要增强意识，加强培训，让数字化档案管理系统更好地在医学科研工作中发挥作用。但是对于数字化档案管理系统的建设还需要多方的共同努力和支持，希望通过数字化档案管理系统的应用，新时期的医学科研工作可以得到进一步的提升。