新形势下做好档案管理工作的路径探究

（菏泽市人力资源和社会保障局，山东 菏泽 274000）

一、基层档案室的现状

当前，基层档案室肩负着单位在档案收集、整理、保管、利用和开发的重要职责，随着各单位档案意识的提高，单位在档案管理方面投入的资金有所增加，档案室的基础条件得到一定程度的改善，档案管理工作也得以正常开展，一是注重加强对档案的收集，能够及时对各科室产生的档案进行定期收集，确保应收尽收；二是注意做好档案整理，及时按照档案管理规范标准对档案进行整理上架；三是妥善保管好档案资源，防止丢失、泄密等事件发生；四是做好档案利用服务，无论是单位还是个人，都能够按规定查阅档案，满足利用需求。

二、基层档案室管理存在的问题

虽然档案管理工作有条不紊，但是限于单位规模、性质等的不同，各单位的档案室也差别较大，存在着不同类型和不同程度的问题，总之，实现规范化、科学化管理还有着很长的路要走。

1.档案室设置不规范

对于单位档案室来说，大多数设置不够合理，主要体现在档案室面积、档案管理设施设备、档案室门窗等。首先，档案室的面积限于单位办公场所的不同，档案室面积存在着较大的差别，个别单位都没有单独的档案室，有的单位的档案室面积相对较小，不符合要求；其次，有的单位档案室是由普通办公用房改设，没有对门、窗、窗帘、线路、排水等进行改造，导致不符合档案室规范；最后是档案管理设施设备，大多数的档案室均没有配备专业的计算机、扫描仪等设备，也没有应用先进的档案管理系统，直接制约了档案室的信息化发展步伐。

2.档案管理人员水平参差不齐

大多数单位不重视档案管理人员的配备，有的单位没有专职档案管理人员，依靠综合科室的人员兼职从事档案管理工作，有的单位则是将一些年龄较大的人员安排在档案室工作，也有的单位是将一些不能胜任业务工作的人员安排从事档案管理工作，这些档案管理人员非档案专业，加上档案意识不强，对档案工作不够重视，直接导致大多数的档案管理人员将档案管理工作作为可做可不做的任务，缺乏做好档案管理工作的主动性和积极性，不能有效的开展档案管理工作。

3.档案管理模式相对老化

我国已经进入信息化时代，档案信息化建设也逐步加快，综合档案馆大多数已经完成或者正在开展信息化建设，但是基层档案室，尤其是小单位的档案室，在信息化建设方面缺乏主动性，没能及早规划，早日开展[1]。

4.缺乏完善的档案管理制度

大多数的基层档案室，由于领导对档案工作不够重视，档案室配备不够规范，加上档案管理人员责任意识较差，档案管理的各个环节都存在一些漏洞，缺乏必要的制度约束，没有在档案收集、档案整理、档案保管和档案借阅利用方面制定系统完善的档案管理制度，给档案安全管理带来很大的隐患，容易导致出现档案丢失、损毁或者泄密事件发生。

三、提升档案管理工作的实践探索

1.加强对档案工作的重视程度

作为单位的领导人员和档案管理人员要提高对档案工作的认识，更新档案管理理念，提高自身责任感和使命感，高度重视档案管理工作。尤其是单位的领导人员，要在档案室配备和规范化建设上予以倾斜，保证档案室面积达标，门窗等符合规范要求，档案室内部满足档案库房“九防”建设要求，为档案安全管理提供必要的基础条件；在人员安排方面，要配备具备档案业务知识，有能力、有担当的人员从事档案管理工作，为做好档案工作打好基础。

2.加大对档案室的资金投入

各单位要合理分配资金，注重加强对档案室的资金投入，购买档案库房的加湿、除湿、消毒、杀菌等设施设备，保护档案实体安全。还要购买满足档案数字化需求的计算机设备、高清扫描仪和高效便捷的数字化档案管理软件，为下一步的档案信息化建设打好基础。此外，在档案管理人员的培训教育方面，也要加大资金投入，努力提升管理人员的业务素质。

3.完善各项档案管理规章制度

制度是做好档案管理工作、保障档案实体安全的有效保障，各单位要结合单位实际，制定切实可行的档案收集、档案整理、档案借阅利用、档案信息化、档案安全等方面的各项规章制度，确保档案管理工作的各个环节都有章可循，并且，在工作中要严格贯彻落实，加深对制度的执行，切实做到用制度管人、管事，管档案，坚决避免因制度的漏洞给档案带来不必要的损失。

4.建立高素质档案管理工作队伍

建立高素质、业务精、能力强的档案管理队伍是做好各项档案工作的人力保障，各单位要加快构建档案干部队伍。一方面要加强对现有档案管理人员的培训，学习档案业务知识，尤其是计算机技术等档案信息化知识，满足档案的日常管理工作；另一方面，要加强档案人才引进，通过招考或者高素质人才引进等方式，引进一些档案业务熟练、文化水平高、综合素质过硬的人员，补充到档案管理队伍中[2]。

5.加快推进档案信息化建设

档案信息化是档案工作发展的大趋势，各基层档案室要加快在档案信息化方面的投入，逐步对现有室藏档案进行数字化扫描，并购买符合信息化建设所需的服务器、计算机等设施设备，同时开发符合单位需求的档案管理系统，对数字化成果进行统一管理，方便进行档案在线接收、整理和利用，提高档案工作效率和档案服务工作能力。