新形势下卫健局档案管理工作的新思路

程金旺

（宁阳县卫生计生行政执法大队，山东 泰安 271400）

引言

档案是人类历史记忆的传承，也是人类社会实践活动的真实记录，人们在社会生活的各项活动中形成的具有保留价值的原始材料，就是档案。档案对于一个组织而言，具有现实意义、历史意义和纪念作用，是人类文明的结晶；是人类历史经验成果的具体表现，也是人们生活的传承。根据调查研究表明，档案的管理是一项庞大复杂的工作，每年都要花费大量的时间精力进行管理，而高质量的档案管理成效其微。卫健局将现代科学技术与档案管理工作相结合，符合新形势下国家对档案管理工作的新要求[1-3]。

一、卫健局传统档案管理工作中的薄弱环节

1.卫健局内部档案管理工作存在的短板

卫健局的档案管理工作，在一定程度上反映其组织的管理文化。在卫健局日常工作事务中，档案工作有很大的发展空间，与办事人民大众的联系愈加紧密。而当下卫健局在档案管理工作中还存在一些问题。一方面，由于档案管理工作思想落后，上层领导干部没有充分认识到档案管理工作在日常业务中的重要作用，对档案管理工作不重视，对于档案保管的手段方式不合时宜，跟不上时代的潮流，导致档案管理的无序、混乱，在查阅和借鉴档案时手忙脚乱，从而没能真正使档案发挥其价值、造福团队发展。另一方面，缺乏系统档案管理工作的体制机制，对档案的接收、整理、鉴别，对档案的保管以及公众对档案查阅使用等的途径不完善，对档案管理技术设备资金投入匮乏，不会依托互联网、高科技技术对档案进行科学化、智能化管理。耗费大量人力、物力、精力，虽然档案管理效果差强人意，但投入成本太大[4-5]。

2.卫健局档案管理工作外部面临的挑战

随着民众对与自身息息相关相关事事情关注提高的迫切现实要求，卫健局主要工作负责制定并组织实施全县中医药及相关产业中长期发展规划，加强中医药行业监督、市县保健对象的医疗保健工作，承担辖区重大会议和重大活动的医疗卫生保障工作、负责医疗机构和患者权益维护，保障医疗机构和患者在就医过程中的合法权益等。卫健局的工作性质决定其与民众的利益息息相关，积极推进档案信息资源共享，鼓励档案室把可公开的各类档案材料上传网络，开展远程档案信息查询使用，保留完备真实的工作内容档案，对于其他工作的顺利开展和增进人民福祉有促进作用。

二、新形势下卫健局档案管理工作的核心

随着党和国家各项社会主义事业的快速发展，社会领域的各方面都需要高价值的档案支撑，凸显出档案管理工作的重大意义，对卫健局而言既是机遇，也是挑战。卫健局档案管理工作的服务质量、受众面、广度、深度及效率，都还存在不小改进空间。面对档案工作面临的新形势，卫健局必须适应国家治理体系和治理能力现代化的需要，不断深化对新时期档案管理工作规律的认识，进一步转变传统观念和思路，创新工作理念和工作方法，努力破解档案管理工作面临的新问题。面对档案管理工作面临的新任务，尽快补齐短板，不断加强社会信用体系、社会保障体系等各类重要民生档案工作管理，为党和国家各项工作顺利发展提供有力的专业档案支撑。努力发挥卫健局档案管理工作在国家综合治理能力现代化和国家现代化建设中的重要作用[6]。

三、新形势下卫健局档案管理工作新思路

1.完善档案管理工作基础建设

1.1建立健全卫健局档案管理体制机制。

配制档案管理工作部门，引进高级档案管理人员，规范档案工作人员的专业化，严格落实对档案的收集、整理全过程工作的监督、核查。加强对档案室建设的投入，科学核准档案管理工作所需要的经费。将原始档案整合保护过程中所需费用及设施采购与检修等方面的费用纳入财政预算。加强对档案科研和教育工作的支持，确保职责确定、各司其职，相互合作、共同出力。加强对档案项目经费的审计督查和绩效考核，确保专款专用、科学使用。加强对单位内部人员的思想教育、提高党员干部对档案管理工作的重视，起好带头模范作用。完善档案管理工作中统一管理、分级负责的管理模式。

1.2加快建设信息化的电子档案数据库。

新形势下卫健局档案管理工作新思路必须将传统档案载体数字化，把数字档案时建设列入信息化建设整体规划，从人、财、物上统筹安排，配备前沿的档案管理设备，对原始档案做好备份和保护，建立完整的原始档案数据库，对原始档案进行网格化管理，确保有关统计数据的全面、真实和准确。切实加强档案存储信息化和利用互联网化，大力落实传统档案载体信息化工作，以电子化档案代替原始档案提供利用，对已实现信息化的档案原始材料进行妥善保管。领导层统一部署、同步实施，确保档案室信息化文件档案有踪可循、有法可依，达到对信息化档案全过程监督。采取有效手段严防数字化过程中原始档案的损毁、丢失、泄露，对涉密档案进行信息化要严格遵守保密规定。统筹规划档案信息，进一步规范档案信息的管理，发挥其在全国档案工作中的作用。

1.3完善归档制度。

负责档案管理工作的人员要严格履行职责，及时认真制定或修订单位内部对各类文件材料的保管期限表及归档范围。建立健全原始文件归档制度，做到应归尽归、应收尽收。只要是应该归档的原始文件（包括应该归档的传统档案载体的音频、视频、文件材料和信息化档案材料等），应该档案机构移交，严格禁止拒绝归档和据为己有。紧紧围绕社会生产生活的需要，通过推送、宣传相关档案信息、举办档案展览、制作电视节目、编辑出版档案选编、发布互联网视频、发行音像制品、推广档案信息入街道、乡镇等多种模式，全方位为社会提供档案信息服务。

1.4严格做到对档案的异地保护，保障档案材料安全。

重要档案实行异地异质备份保管。卫健局对于重要档案材料实行异地备份保护，保障档案信息安全，按照国家规定建立档案信息管理系统安全保密防护体系，对重要电子档案实行异地异质备份保管，重要档案绝对安全。推进档案信息系统安全等级保护和分级保护工作，进一步完善数字档案数据库测评标准，严格执行档案安全保密管理制度。对上网文件、档案进行严格审查，严防把涉密文件、档案传输到非涉密网络上。

2.不断夯实档案管理各项工作义务的能力

第一、积极推进档案顶层架构设计。以制定高效、高值档案管理办法为出发点，不断夯实卫健局本身档案业务基础，使档案工作能力建设取得新进展。加强对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体的安全保密管理，按照涉及国家秘密的信息系统分级保护要求，严防文件、档案在传输过程中失泄密。对涉密档案、重要档案的存储介质进行检验和认证，确保长期可用。着力构建科学完整的档案管理体系；以制定档案管理办法工作流程和整理有关档案管理规范性文件方针政策为突破点，建立健全单位档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系。

第二、设立专门的档案室且指定专人负责档案管理工作，保管整理本单位工作中形成的且具有保留价值的档案并给单位内部及社会民众提供服务。对员工进行档案管理培训，增强员工的业务能力，培养员工的责任感。卫健局设置的档案室做到建成面积达标、设备齐全、严密安全、功能丰富、智能便捷、节能环保的新形势卫健局档案保管基地、人们真实记录的档案中心。

第三、加强档案服务意识、创新传统档案服务模式。卫健局应该要把提供档案信息服务作为单位工作的一部分，按照我国档案法积极开展档案管理并积极开放应该开放的档案，关于机密档案信息服务要严格遵守保密规定。统筹安排档案便民利民服务、工作内容公开透明，尽力打造优质便捷的新服务。

第四、科学整合档案信息，鼓励支持员工积极提供有价值的档案材料，妥善进行档案管理，对损毁、丢失档案的，做到追责到个人、科室，依法查处，并督促单位档案室积极予以补救。加强上层对档案管理工作的统筹协调及业务指导，严格保证所有归档材料符合要求；把电子数据化的档案纳入卫健局电子数据库建设整体规划中。优化档案查询使用手续，免费进行档案查询，最大限度满足利用者需求；主动开放档案资源，积极提供档案信息便民利民服务。

结语

档案是社会实践的真实记录，是文明得以传承的物质载体，也是指导社会实践最可靠的史料经验。新形势下卫健局档案管理工作新思路的产生，掀开了其在新时代各项事业与时俱进的新篇章。使档案管理工作真正起到史料经验借鉴、服务百姓民生的作用。领导干部高度重视，提高档案管理工作的顶层设计。做好异地保护，革新档案管理工作机制，完善档案管理体系机制。建成档案对口分类管理负责，档案数据库维护更新具体追责。符合新形势国家对档案管理工作的要求，促进卫健局档案工作的进一步提升。