新时代民政局档案管理工作质量提升分析

杨彩燕

（郓城县民政局，山东 菏泽 274700）

一、新时代民政局档案管理工作分析

随着信息技术的发展，社会处于全新的时代中，人们懂得利用全新技术提高工作效率，例如许多单位减少了纸质文件的使用，用计算机中的文档处理工作，方便了信息的传播，促进了工作方式的革新。在新时代背景下民政局应认识到信息发展对工作质量的影响，分析新时代给档案管理工作过带来了哪些发展机遇。民政局档案管理的工作量较大，加上工作制度比较严格，会导致许多管理人员觉得工作内容枯燥，导致工作人员更新较快，不利于档案工作效率的提高。而且档案管理需要端正的工作态度，保证管理工作的精细化、规范化和准确化，这就需要管理人员根据新时代的特点提升民政局档案管理工作的质量。档案管理为民政局的发展提供了依据，提升民政局档案管理的工作质量能带动其他部门管理工作的开展，对工作内容进行客观、理性的判断，还能增强人民群众对民政局的信任，为民政局未来发展奠定良好基础。

二、新时代民政局档案管理工作现状

1.档案管理意识薄弱

许多工作人员没有认识到档案管理的价值，在工作中认为只要保存好档案信息即可，忽视了对档案的管理和运用。加上档案管理不是民政局的重点工作，无法直接为单位带来效益，导致管理人员产生了应付的态度，觉得自己只需要保管好档案别出现遗失、损坏的问题就行，这导致人们普遍忽视档案管理工作，缺乏档案管理的意识。

2.缺乏先进管理手段

民政局是市政府主管社会行政事务的职能部门，不仅要关注到社会基层建设，还要做好社会规划，保证人民的最低生活质量，承担着很大的社会责任，随着社会的发展民政局的职权范围也逐渐扩大，档案管理的任务也越来越繁重，如果仍然采用传统的档案管理手段会影响管理质量，还无法保障档案的准确性和完整性，因此需要采纳全新的管理方式进行民政局档案管理改革。但大部分民政部门缺乏先进信息技术的运用能力，尤其是在建设电子档案的过程中使用的方法也比较机械，没有形成灵活高效的管理体系，阻碍了档案管理质量的提升[1]。

3.管理人员素质较低

目前，民政局许多管理人员的管理能力、专业素养都比较低，直接影响了档案管理工作的水平，一方面是因为部分管理人员没有严格按照档案管理的制度，对档案进行收集、整理、归纳，导致档案信息存在不准确、不真实的问题。另一方面管理人员缺乏管理创新的意识能力，无法有效运用信息技术进行管理工作，需要民政局加大对人才培养的投入，建立起专业化的队伍进行档案管理工作。

4.没能充分利用档案

为了适应新时代背景下管理工作的要求，民政局也进行了一定程度的工作创新，确保档案管理能跟上社会发展的步伐。但他们忽视了档案信息的利用，缺乏主动服务、管理的意识，很难满足民众在档案管理上的服务需求。而且许多档案的年限久远，资料信息也比较杂乱，管理人员没有分类建立信息资源库，无法根据需求快速准确地搜索档案信息，导致档案信息资源利用率较低。

三、新时代民政局档案管理工作质量提升策略

1.重视管理工作，形成创新意识

在新时期提升民政局档案管理的工作质量，需要先改变工作人员对档案管理的认识，培养民政局整体对管理工作的重视。因此，民政局领导需要带头加强对档案管理工作的关注，认识到档案管理不仅仅是整理信息，还为单位发展提供了依据。在新时代下信息技术的发展冲击了传统管理模式，档案管理人员必须要有创新意识，主动研究全新的档案管理模式，认识到档案管理不是基础的管理工作，融入工作人员不同的专业特长进行创新，如用计算机专业知识建立电子系统，推动自动化工作模式的发展，结合语言学、管理学、信息学等专业知识将档案资源分类，建立起符合民政局工作特点的管理模式。另外，想要提高人们档案管理的意识，还要加大对档案管理的宣传，可以在民政局宣传栏里张贴一些有关档案管理的重大成就，如用图画方式介绍我国档案事业的发展，讲述科技档案、历史档案为国家科学技术进步的作用，还可以在民政局的报刊中宣传档案管理，改变人们对档案管理漠不关心的态度，趁机让人们认识到更多的有关档案管理的知识，突出档案管理对民政局服务工作的积极作用。

2.建立电子系统，规范管理方法

随着信息化时代的到来，信息技术为人们的生活、学习、工作提供了更加便利的方式，民政局想要提高档案管理工作的质量可以从信息技术入手，建立起电子化、信息化的管理方式，加快工作人员输入信息、管理信息、运用信息的效率，减少重复、不必要的工作。在建立电子化系统的过程中，需要管理人员先学习信息化工作方法，如何建立网上的资源信息库和档案管理网站，如何在网上收集档案信息等，还要规范电子管理工作的内容，电子档案大多是直接在网上上传或下载，在上传后管理人员应及时归档或修改。而且电子化系统会改变档案管理的服务内容，为了让人们能及时、准确地获取档案信息，需要在档案网站上建立搜索专题，教授人们如何利用网站查询或上传信息，在网上回答人们有关档案管理的问题，促进各单位、部门网络资源的共享。另外，电子化管理需要专门的设备和软件，因此民政局要加大在档案管理工作上的投入。例如在硬件建设上要建设专门的档案办公室，选择封闭、安全的场所保存纸质档案。还要购入计算机、打印机、扫描仪等信息设备配合电子化档案系统的使用，做好日常的维护、维修工作。在软件建设上需要统一档案的储存、管理方式，建立安全的系统软件来保障档案资源的利用和共享。

3.完善管理制度，增强工作责任

民政局档案管理制度时根据我国的《档案法》《档案工作细则》《档案工作条例》等建立的，但新时代下档案管理事业有了很大的变革，如果民政局还运用传统的管理制度无法适应相关工作的开展，不利于档案管理工作质量的提高。因此，民政局要不断完善档案管理制度。档案管理制度包括很多方面，首先，民政局应明确工作人员在档案管理工作中的职责，如要求他们贯彻学习有关档案管理的法律法规、政策、理论知识和职业技能；熟悉民政局档案管理工作内容，指导民政局单位的工作规章；了解电子化档案管理的分类方法、归档方法，掌握不同形式档案信息的收集、整理方法，保证民政局档案管理向现代化、规范化发展。其次，虽然建立了电子化档案系统，但也要妥善保管纸质档案，需要建立起档案保管制度，如档案的摆放顺序，进入档案室的要求等，还要保证管理人员根据季节、环境的变化及时保养纸质档案，定期清点、检查档案，及时发现破损、霉变问题。另外，为了增强管理人员的工作责任感可以建立档案管理奖惩制度，如果档案管理工作的完整性在98%以上、准确率在100%应适当奖励工作人员，但如果出现档案丢失、伪造或其他的工作失误，应根据规章制度给予处分，严重的还要追究刑事责任，这样才能端正档案员的管理态度，促使他们在工作中主动提升自己能力、完善工作内容。

4.提升管理能力，保证工作质量

档案管理工作的质量直接与管理人员的素质相关，民政局要重视档案管理人员的培训工作，让他们学习先进的工作方法和规范的工作制度，保证他们在日后的工作中能灵活解决各种管理问题。档案管理是一门专业的管理工作，需要工作者有良好的职业精神和细心的工作态度，能严格根据规章制度进行管理工作，懂得操作现代信息技术，主动学习心得管理技巧和方法，因此民政局可以采用新型的培训形式，为管理人员提供不同的培训课程，让他们根据自己的工作需求学习，改变被动的培训方式。在选择培训课程时考虑到管理人员的需求，不仅是专业知识、技能的培训，更重要的是进行道德素养的培训，如培训管理人员如何增强自身的创新能力、协作能力，在提升他们专业素养的过程中适应新时代背景下的档案管理工作。同时，还要完善民政局的招聘制度，公开透明地招聘档案管理方面的人才，才能保证民政局档案管理工作的质量。

5.提高资源利用，加强档案管理

档案资源的利用代表了民政局档案管理的效果，提高档案资源的利用率不仅能推动档案管理工作的开展，还能反馈出管理问题。为了提高民政局档案资源的利用率，档案管理人员必须深入了解自己的工作职能，档案的内容，档案与档案间的联系，档案资源的价值等，尤其是珍贵档案要充分掌握，避免在查阅档案时出现盲目、杂乱的问题。利用档案资源是民政局的重要服务工作，需要管理人员加强档案编研，有些利用者在查阅档案资源时不仅要利用档案原件，还需要相关的档案资料，为了能提供完善的服务，管理人员需要加工档案资源，为利用者提供专业的建议。如可以在电子化系统上开发档案资源利用实例专题，让人们了解该如何正确使用档案资源，使得民政局档案管理越来越规范，给档案管理工作带来全新的发展动力，保证档案资源在民政局服务工作中发挥出自身价值[2]。

结语

综上所述，档案管理工作是民政局的基础工作，在新时代下提升民政局档案管理工作质量是工作人员亟需解决的问题，尤其是在信息技术飞速发展的背景下，民政局应正确分析档案管理中的问题，采取科学有效的方式端正工作人员对档案管理的态度，运用电子化的管理系统和方法，逐渐完善档案管理制度，帮助管理者提升档案管理的能力和档案资源的利用率，以此来提升民政局档案管理工作的质量。